Kurumsal satın alma süreci: talepten teslim almaya 8 aşama

Satın alma süreci, bir ihtiyacın fark edilmesinden mal ya da hizmetin teslim alınıp bedelinin ödenmesine kadar geçen adımların sırasıdır. Kişinin kendi cebinden yaptığı alışverişte bu adımların hepsi tek kafada döner: ihtiyacı fark eden, seçeneklere bakan, karar veren ve ödeyen aynı kişidir. Şirket adına yapılan alımda ise adımlar çoğu zaman farklı kişilere dağılır ve harcanan para şirketin olduğu için her adımın yazılı bir izi olması beklenir.

Kurumsal alımı bireysel alışverişten dört özellik ayırır:

• Rol ayrılığı: ihtiyacı tanımlayan, harcamayı onaylayan, tedarikçiyle görüşen ve malı teslim alan çoğu zaman farklı kişilerdir.
• Belge zinciri: talep, teklif, sipariş, irsaliye ve fatura birbirine bağlıdır; biri eksik kalırsa zincir kopar ve ödeme takılır.
• Bütçe ve yetki: harcama bir masraf yerinin bütçesinden yapılır ve tutara göre kimin onay vereceği önceden bellidir.
• Süreklilik: aynı tedarikçiyle tekrar tekrar çalışılır; bugünkü teslimin kalitesi bir sonraki seçimi etkiler.

Bu yüzden şirket alımında amaç yalnız uygun fiyatı bulmak değildir. Amaç, aynı alım aylar sonra başka bir çalışanın elinden geçtiğinde de aynı sonucu verecek ve bir denetçinin sorusuna belgeyle cevap verebilecek bir düzen kurmaktır.

Satın alma süreci aşamaları mal alımında da hizmet alımında da aynıdır; değişen, her aşamada ne kadar ayrıntıya girildiğidir. Sürecin nasıl işlediğini tek bakışta görmek için aşamaları ve her birinin çıktısını sırayla yazdık:

1. İhtiyaç ve satın alma talebi: onaya giden talep formu.
2. Bütçe ve onay: onaylı talep.
3. Tedarikçi belirleme ve doğrulama: aday tedarikçi listesi.
4. Teklif talebi ve teknik şartname: bütün adaylara giden tek tip talep.
5. Teklif toplama ve karşılaştırma: karşılaştırma tablosu.
6. Seçim, pazarlık ve onay: gerekçeli karar notu.
7. Sipariş: tedarikçiye giden sipariş ve tedarikçinin teyidi.
8. Teslim alma, fatura ve tedarikçi değerlendirme: teslim kaydı, eşleşen fatura ve değerlendirme notu.

Akış her zaman düz ilerlemez. Onay çıkmazsa talep, gerekçesi tamamlansın diye talep edene döner; yeterli teklif gelmezse üçüncü aşamaya dönülüp aday eklenir; teslim siparişe uymazsa sekizinci aşamada iade ya da eksik takibi başlar. Bu dönüşleri şemaya nasıl çizeceğinizi aşağıda ayrıca anlattık.

1. İhtiyaç ve satın alma talebi

Süreç, ihtiyacı olan birimin bunu yazıya dökmesiyle başlar. İhtiyaç çoğunlukla dört kaynaktan doğar: stokun belirlenen alt seviyeye inmesi, üretim ya da proje planı, arıza ve bakım, yeni bir yatırım. Kaynağı ne olursa olsun talep beş soruyu cevaplar: ne, ne kadar, ne zaman, nereye ve neden.

Satın alma talebi şirket içi bir belgedir; tedarikçiye gönderilmez ve kimseye ödeme sözü vermez. Her talebe bir numara verin. Talep numarası teklif talebinde ve siparişte, sipariş numarası da irsaliyede ve faturada anılır; böylece bir alımın bütün belgeleri tek iple birbirine bağlanır. Alanları hazır bir başlangıç için satın alma talep formu şablonunu kullanabilirsiniz.

2. Bütçe ve onay

Onay aşaması iki ayrı soruya cevap verir. Birim yöneticisi ihtiyacın gerçek ve zamanlamasının doğru olduğunu, finans ya da bütçe sorumlusu harcamanın bütçede karşılığı olduğunu onaylar. Tutar büyüdükçe zincire üst yönetim eklenir. Hangi tutarda kimin imza atacağını gösteren tabloya onay yetki tablosu denir.

Bu aşamanın ilk kuralı, onay çıkmadan hiçbir tedarikçiye söz verilmemesidir. Fiyat sormak serbesttir, ama "gönderin" demek fiilen sipariş vermektir. İkinci kural, alımı onay sınırının altında kalacak parçalara bölmemektir: aynı ihtiyaç için üç küçük talep açmak onay tablosunu işlevsiz bırakır. Küçük bir firmada tutar basamaklarının nasıl kurulacağını departmanı olmayan firmalar rehberinde anlattık; bu kuralların yazılı ve onaylı hâline satın alma prosedürü denir.

3. Tedarikçi belirleme ve doğrulama

Onaylanan ihtiyaç için kimden teklif isteneceği bu aşamada belirlenir. İlk bakılacak yer, daha önce çalışıp performansını kaydettiğiniz firmalardır. Fiyatı piyasayla sınamak, tek kaynağa bağımlılığı azaltmak ya da yeni bir kategoriye girmek için listeye yeni adaylar eklenir. Adayların nerede aranacağını ve kısa listeye hangi ölçütlerle alınacağını tedarikçi seçimi rehberi anlatır.

Daha önce çalışmadığınız bir firmadan teklif istemeden önce firmanın gerçekten var olduğunu ve size teklif verecek kişinin yetkili olduğunu kontrol edin: unvan, vergi kimlik numarası, adres ve yetkili kişi. İstenecek belgeler ve resmi sorgular tedarikçi doğrulama rehberinde adım adım yer alır; firma bilgilerini tek sayfada toplamak için tedarikçi bilgi formu hazırdır.

4. Teklif talebi ve teknik şartname

Teklif talebi, onaylı talep ve aday listesi hazır olduğunda açılır; yani sürecin dördüncü aşamasıdır. Daha erken açılırsa tedarikçiler henüz onaylanmamış bir ihtiyaç için boşuna çalışır, daha geç açılırsa takvim sıkışır. Tek istisna, bütçeyi yazabilmek için piyasa fiyatını kabaca öğrenmek gereken durumdur. Bu bağlayıcı olmayan bir fiyat sorusudur ve tedarikçiye bunun teklif talebi olmadığı açıkça söylenir.

Teklif talebinin iki parçası vardır. Teknik parça, yani şartname, ürünün ya da hizmetin ölçüsünü, malzemesini, standardını ve kabul koşulunu yazar; bunu ihtiyacın sahibi olan birim hazırlar. Ticari parça teslim yerini, ödeme koşulunu, son teklif tarihini ve istenen belgeleri yazar; bunu satın alma hazırlar. Talebin bütün alanları RFQ nedir rehberinde, hazır biçimi teklif talep formunda bulunur.

Şartnameye kabul koşulunu mutlaka yazın: teslimde neyin, nasıl ölçüleceği şartnamede yoksa sekizinci aşamada itiraz için dayanağınız da olmaz.

5. Teklif toplama ve karşılaştırma

Kaç teklif alınacağını firmanın kendi yazılı kuralı belirler; bu kuralı yönetim onaylar ve satın alma sorumlusu her alımda yeniden karar vermez. Herkese uyan tek bir sayı yoktur: düşük tutarlı, tekrar eden bir sarf alımı ile yeni bir makine yatırımı aynı titizliği istemez. Yaygın yöntem, teklif sayısını onay basamaklarıyla aynı tutar sınırlarına bağlamaktır.

Örnek veri. Tutar sınırlarını ve teklif sayılarını kendi prosedürünüzde belirleyin.

Kuraldan sapılan her alımda, örneğin yalnız yetkili servisin yapabildiği bir onarımda, gerekçe yazılır ve bir üst basamak onaylar. Son teklif tarihine kadar gelen bir fiyat tek bir adayla paylaşılmaz; açık teklif yöntemini talepte duyurursanız fiyatlar herkese aynı anda görünür. Karşılaştırmadan önce teklifler aynı temele getirilir: KDV hariç tutar, nakliye dahil toplam, vade ve termin. Yöntemin ayrıntısı ve örnek puanlama teklif karşılaştırma rehberinde, formülleri hazır dosya ise teklif karşılaştırma tablosu şablonundadır.

6. Seçim, pazarlık ve onay

Karşılaştırma tablosu çoğu zaman tek bir sonuç vermez: iki teklif birbirine yakındır ya da en uygun teklifin bir koşulu zayıftır. Pazarlık bu noktada yapılır. Kural, pazarlığa çağrılan her tedarikçiye aynı imkânın tanınması ve rakip fiyatın açıklanmamasıdır; tedarikçiye hangi koşulda geride kaldığını söylemek yeterlidir.

Seçim bir karar notuyla kapanır. Notta seçilen tedarikçi, kalemler, tutar, karşılaştırmanın özeti ve varsa istisna yazılır. Kararı hazırlayan ile onaylayan aynı kişi olmamalıdır; onaylayan, onay yetki tablosunda o tutar için yetkili olan kişidir. Seçilmeyen tedarikçilere de kısa bir bildirim yapılır; kabul ve ret yazıları için tedarikçi e-posta şablonlarından yararlanabilirsiniz. Hizmet alımında ya da tekrar eden teslimlerde, siparişten önce bir tedarik sözleşmesi imzalanıp imzalanmayacağı da bu aşamada kararlaştırılır.

7. Sipariş

Sipariş, seçilen teklifi kabul ettiğinizi tedarikçiye bildiren belgedir ve satın alma talebinden farklı olarak şirket dışına gider; hazır biçimi satın alma sipariş formundadır. Fiyat, miktar, teslim ve ödeme koşulu bu belgede kesinleşir; bu yüzden siparişteki her koşul teklifle aynı olmalıdır.

Siparişte şunlar bulunur: sipariş ve talep numarası, seçilen teklifin numarası ve tarihi, kalemler ve birim fiyatlar, KDV, teslim yeri ve tarihi, ödeme koşulu, teslimle birlikte istenen belgeler ve faturanın kesileceği unvan. Siparişi gönderdikten sonra tedarikçiden yazılı teyit isteyin; teyit, siparişin aynı koşullarla anlaşıldığının kanıtıdır. Kritik kalemlerde teslimden birkaç gün önce sevk tarihini tedarikçiyle yeniden doğrulayın. Teklif ile sipariş arasındaki uyumun ayrıntısı RFQ nedir rehberinin tekliften siparişe geçişi anlatan bölümündedir.

8. Teslim alma, fatura ve tedarikçi değerlendirme

Teslim alan kişi, teslim belgesini imzalamadan önce dört şeye bakar:

• Miktar: gelen mal sayılır, irsaliye ve siparişle karşılaştırılır. Eksik gelen kalem kısmi teslim olarak kaydedilir ve sipariş kalan miktar için açık kalır.
• Uygunluk: ürün şartnamedeki ölçü, model ve kaliteyle karşılaştırılır. Şartnamede kabul koşulu varsa ölçüm ya da numune kontrolü bu sırada yapılır.
• Belge: siparişte istenen sertifika, garanti belgesi ve teknik föy teslimle birlikte gelmiş olmalıdır.
• Hasar: ambalaj ve ürün gözle kontrol edilir; hasar varsa teslim belgesine not düşülür ve fotoğrafla kayda alınır.

Hizmet alımında teslim alma, işin şartnameye uygun yapıldığını talep eden birimin yazılı olarak onaylamasıdır. Fatura geldiğinde muhasebe üç belgeyi yan yana koyar: sipariş, teslim kaydı ve fatura. Bu kontrole üçlü eşleştirme denir. Faturadaki miktar teslim alınandan ya da birim fiyat siparişteki fiyattan farklıysa ödeme, fark netleşene kadar bekletilir. Tedarikçiniz de firmanız da e-Fatura ve e-İrsaliye uygulamalarına kayıtlıysa bu belgeler elektronik ortamda gelir; eşleştirme yine sipariş numarası üzerinden yapılır.

Süreç tedarikçi değerlendirmesiyle kapanır. Bunun nedeni basittir: bir sonraki alımda tedarikçiyi hafızaya göre değil kayda göre seçmek. Termine uyum, teslimdeki uygunluk, belge eksiksizliği ve sorunlara verilen cevap her teslimden sonra kısaca not edilir; notlar dönemsel olarak toplanır ve tedarikçiyle paylaşılır. Kötü geçen bir dönem çoğu zaman tedarikçinin düzeltebileceği somut bir sorundur, ama ancak yazılıysa konuşulabilir. Puanlamayı düzenli yapmak için tedarikçi değerlendirme formunu kullanabilirsiniz.

Tablo, her aşamanın sahibini, geride bıraktığı belgeyi ve o aşamada en sık görülen hatayı tek yerde toplar. Sorumlu sütununu kendi firmanızdaki kişi adlarıyla doldurduğunuzda prosedürünüzün ilk taslağı da çıkmış olur. Bu rollerin görev tanımları için satın alma departmanı görevleri rehberine bakın.

İş akış şeması yukarıdaki tabloyu çizgiye döker: kimin hangi adımı yaptığını, belgenin kimden kime geçtiğini ve nerede karar verildiğini gösterir. En okunur biçim kulvarlı şemadır; her rol yatay bir şerit olur ve adımlar sırasıyla bu şeritlerin içine yerleşir. Çizerken şu sırayı izleyin:

1. Rolleri yazın. Tipik kulvarlar: talep eden birim, onaycılar, satın alma, tedarikçi, teslim alan birim ve muhasebe.
2. Bugünkü akışı çizin, olması gerekeni değil. Gerçeği yansıtmayan bir şema ilk istisnada bir kenara bırakılır.
3. Adımları dikdörtgenle, kararları eşkenar dörtgenle, başlangıç ve bitişi ovalle gösterin. Her dikdörtgenin altına o adımın çıktı belgesini yazın.
4. Karar noktalarını soru olarak yazın: Bütçede karşılığı var mı? Tutar hangi onay basamağında? Yeterli teklif geldi mi? Teslim siparişe uygun mu? Fatura sipariş ve teslimle tutuyor mu?
5. Her "hayır" cevabına bir dönüş oku çizin: talep gerekçe için geri döner, aday listesi genişler, hatalı teslim tedarikçiye bildirilir, fatura düzeltmeye gider.
6. Acil alım ve tek kaynaklı alım gibi istisnaları ana akışın yanına ayrı bir yol olarak çizin ve bu yollara da bir onaycı koyun.

Şemayı tek sayfada tutun. Bir sayfaya sığmıyorsa ayrıntı fazladır; ayrıntıyı prosedür metnine bırakın, şemada yalnız sıra, rol ve karar kalsın. Excel'de hücreleri birleştirerek de, herhangi bir çizim aracında da aynı kurallarla hazırlanabilir. Şema ile prosedür birlikte onaylanır ve süreç değiştiğinde ikisi birlikte güncellenir.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Denemede tek teklif yöntemi açık tekliftir: tedarikçiler birbirinin fiyatını görür. Ödemeyi tedarikçiye siz yaparsınız, faturayı da o keser; Acsisco emanet tutmaz. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.

Sekiz aşama küçük bir firmada da geçerlidir; değişen, aşamaların kaç kişiye dağıldığıdır. Satın almayı tek kişi yürütüyorsa birkaç aşama tek belgede birleşebilir:

• Talep ve onay aynı formda: talep eden yazar, onaylayan aynı formu imzalar.
• Tedarikçi listesi tek sayfada: her kalem için çalıştığınız firma ve en az bir yedek aday.
• Teklif talebi ve karşılaştırma iki dosyada: bütün adaylara giden tek bir form ve gelen cevapların işlendiği tek bir tablo.
• Sipariş bir e-postada: ama içinde fiyat, miktar, teslim ve ödeme koşulu eksiksiz yazılı.
• Değerlendirme bir sütunda: tedarikçi listesine eklenen "son teslim nasıldı" notu.

Sadeleştirirken iki ayrımı koruyun. Tedarikçiyi seçen kişi faturayı ödemeye onaylayan kişi olmasın; malı teslim alan kişi de siparişi verenden farklı olsun. Bu iki ayrım, en küçük ekipte bile hataya ve kötüye kullanıma karşı en ucuz kontroldür. Satın almanın kime verileceğini ve ilk ayın planını departmanı olmayan firmalar için yazdığımız rehberde bulabilirsiniz.

1. Tek teklifle karar vermek. Fiyatın piyasada nerede durduğunu bilemezsiniz; tedarikçi de bunu bilir. Önlem: teklif sayısını tutara bağlayan yazılı kural ve kural dışı her alımda gerekçe.
2. Onayı sözlü almak. Koridorda verilen onay fatura geldiğinde hatırlanmaz, bütçe aşımı ancak ay sonunda görülür. Önlem: imzalı, e-postayla ya da sistemde verilmiş, tarihli onay.
3. Şartname olmadan teklif istemek. Her tedarikçi ihtiyacı kendi anladığı gibi fiyatlar; gelen teklifler aslında aynı ürüne ait değildir. Önlem: teklif talebine eklenen, ölçüyü, malzemeyi ve kabul koşulunu yazan kısa bir şartname.
4. Fatura geldikten sonra sipariş açmak. Mal önce gelir, belgeler sonradan tamamlanır; onay ve karşılaştırma yalnız kâğıt üzerinde yapılmış olur. Önlem: siparişi olmayan faturanın ödemeye gitmemesi.
5. Belgesiz teslim almak. İrsaliye ve ürün kontrol edilmeden atılan imza, eksik ya da hatalı mala itirazı zorlaştırır. Önlem: sayım, belge ve hasar kontrolü bitmeden imza atılmaması.
6. Tedarikçiyi hiç değerlendirmemek. Termini kaçıran tedarikçi bir sonraki talepte yine listenin başında durur. Önlem: her teslimden sonra kısa bir not ve dönemsel değerlendirme.

Sekiz aşamayı yürütecek kimseniz yoksa işin operasyon kısmını Acsisco Satın Alma Ofisi'ne devredebilirsiniz. Hizmet sözleşmesine göre aşamalar şöyle paylaşılır:

• Acsisco, bu hizmet nedeniyle tedarikçilerden komisyon, prim ya da hediye almaz.
• Tedarikçi faturası sizin adınıza kesilir ve bedeli siz ödersiniz; Acsisco bu parayı tahsil etmez.
• Satın Alma Ofisi ücretli bir hizmettir. Bedel hizmet süresinin tamamı için sözleşmede belirlenir; kaç talep açıldığına göre değişmez.

Hizmetin kapsamı Satın Alma Ofisi sayfasında.

• Kendiniz yönetin

  Teklifleri Acsisco'da toplayın ve karşılaştırın

  30 günlük deneme süresinde teklif talebinizi bir kez yazın, tedarikçilerin tekliflerini tek ekranda görün, kararı gerekçesiyle kaydedin.

  Teklif toplamayı inceleyin

• Acsisco yürütsün

  Satın alma işini Acsisco Satın Alma Ofisi'ne devredin

  Atanan danışman tedarikçi araştırmasını, teklif toplamayı, karşılaştırmayı ve sipariş takibini yürütür; kararı siz verirsiniz.

  Satın Alma Ofisi'ni inceleyin