Tedarikçi bilgi formu (Excel şablonu)

Form yedi bölümdür: firma kimliği, adres ve iletişim, yetkili kişiler, banka ve fatura, faaliyet ve referanslar, eklenecek belgeler ve beyan. İlk beş bölümdeki 24 alandan 15 tanesi zorunludur. Her alanın yanında zorunlu olup olmadığı ve yazım biçimi durur; tedarikçi soru sormadan doldurur, siz de boş kalan alanı ilk bakışta görürsünüz.

Bazı firmalar bu belgeye tedarikçi kayıt formu ya da tedarikçi tanıtım formu der; işi aynıdır: firmanın kim olduğunu ve ödemenin hangi hesaba yapılacağını kayda geçirmek. Tedarikçinin teslimde, kalitede ve fiyatta nasıl çalıştığını puanlamak ise tedarikçi değerlendirme formunun işidir.

Formu tedarikçi doldurur ve beyan bölümünü imzalar; bilgiler onun kayıtlarındadır, doğruluğunu da beyanla o üstlenir. Alıcı formu gönderir, dönen bilgileri kaynağıyla karşılaştırır ve sonucu ikinci sayfaya yazar. Beyan ile kontrol ayrı sayfalarda durduğu için aylar sonra da hangi bilgiyi kimin verdiği, kimin kontrol ettiği bellidir.

1. Formun başına firmanızın adını ve aydınlatma metninizin bağlantısını yazın, bir kopyasını tedarikçiye gönderin; istediğiniz belgeleri e-postada da sayın.
2. Tedarikçi sarı hücreleri doldurur, eklediği belgelerin karşısına Evet ya da Hayır yazar, beyanı imzalayıp kaşeler.
3. Alttaki sayaçta doldurulan zorunlu alan sayısı toplama eşit değilse formu eksikleriyle birlikte geri gönderin.
4. Kontrol listesi tamamlanmadan tedarikçiyi kayda almayın ve ilk ödemeyi yapmayın.

Tedarikçiyseniz bu bilgileri belgeleriyle bir kez hazırlayıp güncel tutun; her yeni alıcının formunu aynı dosyadan doldurursunuz. Kurumsal alıcıların başka neler istediğini kurumsal firmalara tedarikçi olma rehberi, Acsisco'da teklif verme koşullarını tedarikçiler için sayfası anlatır.

Formdaki her satır bir beyandır; onu güvenilir kılan, karşılaştırıldığı kaynaktır. Dosyanın ikinci sayfası 12 maddelik bir kontrol listesidir: her maddenin kaynağı yazılıdır, kontrol edeni, tarihi ve sonucu siz yazarsınız. Sonuçsuz ya da uygun olmayan madde kalmadığında "Kontrol tamam mı?" hücresi Evet olur.

Maddeler sınadıkları bilgiye göre sıralanır. Vergi levhası, mükellefiyet yazısı ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanları kimliği; imza sirküleri yetkiyi; BTK'nın KEP hizmet sağlayıcıları listesi, web sitesi ve önceki yazışmalar iletişim bilgisini; banka belgesi ve telefon teyidi de IBAN'ı sınar. Sertifika, referans ve imzalı beyan da listededir.

Banka bilgisi nasıl teyit edilir

Türkiye'de IBAN TR ile başlar ve 26 karakterdir; formdaki formül hücresi boşlukları atıp karakterleri sayar. Bu sayım yalnız uzunluğu sınar; doğru yazılmış bir IBAN da hesabın kime ait olduğunu göstermez. Sahipliği iki yoldan sınayın: hesap sahibinin adı ticaret unvanıyla birebir aynı olmalı ve bu, bankanın verdiği bir belgede görünmeli. IBAN'ı da formu gönderen e-postaya cevap yazarak değil, iletişim kontrolünde doğruladığınız numarayı arayarak teyit edin.

Kimi, hangi numaradan ve ne zaman aradığınızı not sütununa yazın. Sonradan hesap değişikliği bildirilirse izlenecek adımlar tedarikçi doğrulama rehberinde anlatılır.

Yetkili ve iletişim kişisi alanları kişisel veri taşır; şahıs işletmesinde vergi numarası yerine yazılan TC kimlik numarası da öyle. Formu gönderen firma olarak bu kişileri bilgilendiren kendi aydınlatma metninizi ekleyin; dosyanın başında bunun için bir satır var. Metinde nelerin yer alacağını Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun (kvkk.gov.tr) aydınlatma yükümlülüğü sayfası özetler.

Kontrolde kullanmayacağınız bilgiyi istemeyin: yetkilinin kimlik fotokopisi, imza sirkülerinin gösterdiği yetkiye bir şey eklemez; referans için kişi adı yerine firma adı ve genel telefon yeter. Bu not hukuki görüş değildir; aydınlatma metnini hukuk danışmanınızla hazırlayın.

Dosya üç sayfadır: tedarikçinin dolduracağı "Bilgi formu", sizin dolduracağınız "Doğrulama kontrol listesi" ve "Nasıl kullanılır". Kontrol notlarınızı yalnız kendi kopyanızda tutun. Satın almanın öteki belgeleri şablonlar sayfasında.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Acsisco'da alıcı da tedarikçi de aynı kurumsal doğrulamadan geçer: unvan, firma türü, VKN, vergi dairesi, adres, yetkili kişi ve faaliyet alanı istenir. Profildeki belgeler bölümüne vergi levhası ve ticaret sicili gazetesi yüklenir; gerekirse ek belge incelenir. MERSİS numarası ve KEP adresi isteğe bağlıdır; eksikliği teklif vermeyi engellemez.

IBAN doğrulamada istenmez. Profile isteğe bağlı eklenir ve yalnız TR biçimi denetlenir; bu, hesabın sahibini göstermez. E-posta ya da bağlantıyla davet edilen firma, kurumsal doğrulaması tamamlanmadan da yalnız o talebe teklif verebilir. Bu yüzden ilk ödemeden önceki kontrolü bu formla siz yaparsınız.