RFQ (teklif talebi) nedir? RFQ, RFP ve RFI farkı

RFQ, İngilizce "Request for Quotation" ifadesinin kısaltmasıdır. Türkçede teklif talebi, fiyat teklifi talebi ya da teklif isteme olarak kullanılır. Alıcı satın almak istediği ürünü ya da hizmeti tanımlar, tedarikçilerden bu tanıma göre fiyat ister. Kavram hem kamu hem özel sektörde kullanılır; bu rehber özel sektördeki kurumsal alımları anlatır.

RFQ'nun ayırt edici yanı, sorunun çözümünün alıcı tarafından zaten belirlenmiş olmasıdır. Alıcı hangi ürünü, hangi özellikte ve ne kadar istediğini bilir; tedarikçiden beklediği şey bir çözüm önerisi değil, bu tanıma göre fiyat, termin ve ticari koşuldur. Bu yüzden RFQ'da teklifler büyük ölçüde fiyat ve koşullar üzerinden karşılaştırılır.

İyi hazırlanmış bir RFQ herkese aynı soruyu sorar. Aynı kalemler, aynı miktarlar, aynı teslim yeri ve aynı son teklif tarihi bütün tedarikçiler için geçerlidir. Teklifleri adil ve hızlı karşılaştırmanın ön şartı budur.

Üç kısaltma aynı ailedendir ama farklı soruların cevabıdır. RFI (Request for Information) piyasayı tanımak için bilgi ister, RFP (Request for Proposal) bir ihtiyaca çözüm önerisi ister, RFQ (Request for Quotation) tanımı belli bir ihtiyaç için fiyat ister.

Bu üç adım sıralı da kullanılabilir: önce RFI ile aday tedarikçiler belirlenir, karmaşık işlerde RFP ile çözümler karşılaştırılır, ürün ve miktar netleşince RFQ ile fiyat alınır. Günlük satın almanın büyük kısmı ise doğrudan RFQ ile yürür.

• Ürünü ya da hizmeti teknik olarak tanımlayabiliyorsanız: ölçü, malzeme, standart, marka ya da muadil.
• Miktar ve teslim koşulları belliyse.
• Birden fazla tedarikçinin aynı ürünü sunabileceği bir piyasa varsa.
• Kararı fiyat, termin ve ödeme koşuluna göre vermeyi planlıyorsanız.
• Mevcut tedarikçinizin fiyatını piyasayla sınamak istiyorsanız.

İhtiyacınız henüz netleşmediyse doğrudan RFQ göndermek yerine önce tedarikçilerle görüşmek ya da kısa bir bilgi talebiyle başlamak daha doğrudur. Belirsiz bir RFQ, birbirine benzemeyen teklifler getirir. Örneğin "depo için raf sistemi" diye sorulan bir talebe her tedarikçi farklı ölçü ve taşıma kapasitesiyle cevap verir; ölçüler ve kapasite yazıldığında ise teklifler aynı soruya verilmiş olur.

Aşağıdaki liste, tedarikçinin soru sormadan teklif verebilmesi için gereken bilgileri toplar. Her maddeyi karşılayan bir talep, karşılaştırılabilir teklifler getirir.

• Kalem listesi: her kalem ayrı satırda, birim ve miktarıyla.
• Teknik şartlar: ölçü, malzeme, standart; kabul edilen muadiller ya da marka tercihi.
• Ekler: çizim, şartname, numune fotoğrafı; dosya adlarıyla birlikte.
• Teslim yeri ve istenen teslim tarihi.
• Nakliyenin kimde olduğu ve teslim şekli.
• Ödeme koşulu ve para birimi.
• Son teklif tarihi ve saati.
• Teklifin geçerlilik süresi.
• Kısmi teklifin kabul edilip edilmediği.
• Teklifle birlikte istenen belgeler: proforma, teknik föy, sertifika.
• Soruların kime ve nasıl sorulacağı.

Bu alanları hazır bir formda toplamak için teklif talep formu şablonunu indirebilirsiniz.

RFQ fiyat ister, ama iyi bir RFQ fiyatın yanında kararı etkileyecek bütün koşulları da ister. Aksi hâlde en düşük fiyatlı teklif, sonradan eklenen masraflarla en pahalı teklife dönüşebilir.

• Termin: siparişten teslime kaç gün geçeceği; kısmi teslim yapılıp yapılmayacağı.
• Ödeme vadesi: peşin, 30 gün, 60 gün gibi; vadeye göre fiyat farkı varsa ayrıca yazılması.
• Nakliye ve teslim şekli: fiyatın teslim yerine kadar mı yoksa tedarikçinin deposunda mı geçerli olduğu.
• Teklifin geçerlilik süresi: fiyatın kaç gün sabit kalacağı.
• Belgeler: teknik föy, malzeme sertifikası, uygunluk belgesi, proforma fatura.
• Garanti ve servis: süre, kapsam ve arızada müdahale şekli.

Bu bilgilerin her biri, tedarikçinin cevap vermek zorunda olduğu ayrı bir alan olarak sorulmalıdır. Serbest metinle istenen koşullar çoğu zaman eksik gelir; alan olarak istenen koşul ise karşılaştırma tablosuna doğrudan aktarılır.

Sabit bir sayı yoktur; amaç gerçek bir karşılaştırma yapabilmektir. Tek teklifle karşılaştırma yapılamaz, çok fazla teklif ise değerlendirme süresini uzatır ve tedarikçilerin ciddiyetini azaltır. Pratikte mevcut tedarikçinize ek olarak birkaç yeni aday, çoğu alım için yeterli bir tablo oluşturur.

Kime gönderileceğini seçerken yalnız fiyat beklentisine değil; tedarikçinin kapasitesine, teslim bölgesine ve istenen belgeleri sağlayıp sağlayamayacağına bakın. Karşılayamayacağı bir talebi alan tedarikçi ya teklif vermez ya da eksik teklif verir; iki durumda da karşılaştırma zayıflar.

RFQ gönderildikten sonra tedarikçilerden soru gelmesi olağandır. Kural basittir: bir tedarikçiye verilen ek bilgi, bütün tedarikçilerle paylaşılır. Aksi hâlde teklifler farklı bilgilere dayanır ve karşılaştırma adil olmaz.

Talepte önemli bir değişiklik yaparsanız (miktar, teknik şart, teslim tarihi) bunu bütün tedarikçilere duyurun ve gerekiyorsa son teklif tarihini uzatın. Değişikliği duymayan tedarikçinin teklifi, artık aynı talebe verilmiş sayılmaz.

1. İhtiyacı netleştirin: kalemleri, miktarları ve teknik şartları yazılı hâle getirin; gerekiyorsa iç onayı alın.
2. Tedarikçi listesini belirleyin: mevcut tedarikçilerinize yeni adaylar ekleyin; karşılaştırma için birden fazla teklif hedefleyin.
3. Teklif talebini gönderin: herkese aynı belgeyi, aynı gün ve aynı son teklif tarihiyle iletin.
4. Soruları yönetin: bir tedarikçinin sorusuna verdiğiniz cevabı bütün tedarikçilerle paylaşın.
5. Teklifleri toplayın ve aynı temele getirin: birim, KDV, nakliye ve para birimini eşitleyin.
6. Karşılaştırın ve karar verin: fiyatın yanında vade, termin ve belgeyi değerlendirin; kararı gerekçesiyle yazın.
7. Sonucu bildirin ve siparişe geçin: seçilen tedarikçiye siparişi verin, teklif veren diğer firmalara sonucu iletin.

Altıncı adımın ayrıntısı, örnek puanlama hesabıyla birlikte teklif karşılaştırma rehberinde anlatılır.

Büyük şirketlerde RFQ'yu satın alma ekibi hazırlar; teknik şartları ihtiyacı olan birimden, bütçe bilgisini finanstan alır. Satın alma departmanı olmayan firmalarda bu işi çoğu zaman ihtiyacı olan birimin yöneticisi, genel müdür ya da muhasebe üstlenir.

Kim hazırlarsa hazırlasın iki rol ayrı tutulmalıdır: ihtiyacı tanımlayan kişi ile teklifleri değerlendirip kararı hazırlayan kişi. İhtiyacı tanımlayan, teknik şartın doğruluğundan; değerlendiren ise sürecin herkes için aynı işlemesinden sorumludur. Aynı kişi iki rolü de üstleniyorsa kararı yazılı gerekçeyle kaydetmek daha da önemlidir.

RFQ e-postayla ve bir Excel formuyla da yürütülebilir; birkaç tedarikçili, seyrek alımlarda bu yeterlidir. Talep ve tedarikçi sayısı arttıkça sorunlar büyür: teklifler farklı eklerde gelir, sorular tek tek cevaplanır, güncel teklifin hangisi olduğu e-posta zincirinden bulunur ve karar gerekçesi çoğu zaman yazılmaz.

Bir teklif toplama platformu bu adımları tek kayıtta birleştirir: talep bir kez yazılır, tedarikçiler aynı düzende teklif verir, teklifler yan yana görünür ve karar kayıtta kalır. Hangi yolu seçerseniz seçin, bu rehberdeki kontrol listesi aynı kalır.

• Kalemleri tek satırda toplamak. Toplam fiyat gelir ama hangi kalemin pahalı olduğu görünmez.
• Son teklif tarihi koymamak. Teklifler dağınık gelir, erken gelen teklif bekler.
• Nakliye ve teslim şeklini yazmamak. Bir teklif fabrikada teslim, diğeri kapıda teslim olur; fiyatlar karşılaştırılamaz.
• Teknik şartı yalnız marka adıyla vermek. Muadil teklif gelmez, pazarlık payı daralır.
• Bir tedarikçiye verilen ek bilgiyi diğerlerinden saklamak. Teklifler eşit bilgiyle verilmemiş olur.
• Kararı yazılı gerekçesiz vermek. Aylar sonra aynı alımda neden o tedarikçinin seçildiği bilinmez.

RFQ süreci üç belge üzerinden ilerler. Teklif talebi alıcının sorusudur; teklif, tedarikçinin belli bir süre için geçerli fiyat ve koşul beyanıdır; sipariş ise alıcının seçtiği teklifi kabul ettiğini bildirdiği belgedir. Uygulamada anlaşmazlıkların çoğu, bu üç belgedeki koşulların birbirini tutmamasından doğar.

• Siparişte, seçilen teklifin numarasını ve tarihini anın; fiyat ve koşulları tekliften aynen aktarın.
• Teklifte olmayan bir koşulu (ör. ceza maddesi, farklı teslim yeri) siparişte ilk kez yazmayın; önce tedarikçiyle netleştirin.
• Teklifin geçerlilik süresi dolduysa siparişten önce fiyatın hâlâ geçerli olduğunu yazılı teyit edin.

Acsisco'da RFQ'nun bütün alanları tek bir teklif talebi kaydında durur. Kategoriyi ve kalemleri seçer, miktarları ve teknik şartları girer, teslim, ödeme ve teklif koşullarını belirlersiniz. Talep, Acsisco tarafından kontrol edildikten sonra yayına alınır; açık olarak ilgili tedarikçilere ya da yalnız davet ettiğiniz tedarikçilere açılır.

Tedarikçiler teklifini doğrudan talebinize, aynı düzende verir. Teklifler kalem bazında fiyat, vade, termin ve belgeyle yan yana görünür; süre dolmadan da seçim yapabilirsiniz. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.