Teknik şartname nasıl hazırlanır: 9 bölüm ve örnekler

Teknik şartname, almak istediğiniz şeyin yazılı tarifidir: ne olduğu, hangi özellikleri taşıyacağı, nasıl getirileceği ve teslimde neye bakılacağı. Bu rehber firmalar arası alımı, yani bir şirketin başka bir şirketten malzeme, makine, hizmet ya da fason üretim alırken hazırladığı belgeyi anlatır. Kamu alımlarının ayrı kuralları burada ele alınmaz.

Şartnameyi ihtiyacın sahibi birim yazar, çünkü ürünün nerede ve nasıl kullanılacağını o bilir. Satın alma metni tedarikçinin gözüyle okur: belirsiz sözcükleri ayıklar, fiyat ve ödeme gibi ticari koşulları dışarıda tutar, aynı metnin bütün adaylara gitmesini sağlar. İş güvenliği ya da gıda gibi konularda o işin sorumlusu da onay verir. Küçük firmada bu rollerin hepsi tek kişide toplanabilir; o zaman metni bir gün bekletip alımı hiç bilmeyen birinin gözüyle yeniden okuyun.

İki belge birlikte gönderilir: şartname, teklif talebinin ekidir. Talebin ticari tarafı RFQ nedir rehberinde, doldurmaya hazır biçimi teklif talep formunda anlatılıyor.

Şartnamenin uzunluğu alımın riskine göre değişir. Katalogdan seçilen standart ürün için marka, model ve muadil kuralı birkaç satırdır; ölçüsünü sizin belirlediğiniz bir parça, kurulumlu bir makine ya da her ay tekrarlanan bir hizmet dokuz bölümün hepsini ister.

Sıra, tedarikçinin teklif hazırlarken okuduğu sırayı izler. Bir bölüm o alımda gerekmiyorsa altına "uygulanmaz" yazın; tedarikçi konunun unutulmadığını anlar ve soru sormaz.

1. Kapsam ve tanımlar

Kapsam alımın sınırını çizer: ne alınıyor, ne kadar, nerede ve hangi amaçla kullanılacak. Kullanım amacı, tedarikçiye sizin göremediğiniz bir uyumsuzluğu söyleme fırsatı verir; "dış ortamda, nemli zeminde kullanılacak" bilgisi yanlış ürünü daha teklif aşamasında eler. Kapsam dışında kalan işleri ayrı satırda sayın: kurulum, eski ürünün sökülmesi, sarf malzemesi. Tanımlar ise birden fazla anlama gelebilecek sözcükleri sabitler: "iş günü", "teslim", "kusurlu ürün", "parti".

2. Teknik özellikler

Bu bölüm ölçülebilir nitelikleri sayar: ölçü, malzeme, kapasite, performans, mevcut sistemlerle uyum. Performans tanımında ürünün ne yapacağını yazarsınız, örneğin saatte işleyeceği parça sayısını; çözümü tedarikçi önerir ve rekabet genişler. Tasarım tanımında nasıl yapılacağını yazarsınız: çizim, malzeme, tolerans. Üretim işlerinde ve mevcut bir sisteme uyum gereken yerde tasarım tanımı kaçınılmazdır.

Her maddeyi iki gruptan birine koyun. Asgari şart karşılanmazsa teklif değerlendirmeye alınmaz; tercih edilen özellik karşılanırsa teklife artı puan getirir. Birini "olmalıdır", ötekini "tercih edilir" diye yazın ve bu iki kalıbı metin boyunca değiştirmeyin.

3. Standartlar ve belgeler

Standart istiyorsanız numarasını eksiksiz yazın; "ilgili standartlara uygun" ifadesi tedarikçiyi hiçbir şeye bağlamaz. Standardın yürürlükte olup olmadığını ve güncel sürümünü Türk Standardları Enstitüsü'nün standart arama sayfasından kontrol edebilirsiniz. Her belgenin teklifle mi, teslimle mi isteneceğini de belirtin. Sık istenen belgeler:

• Uygunluk beyanı: üreticinin, ürünün belirtilen kurallara uyduğunu imzasıyla beyan ettiği belge.
• Test raporu: laboratuvarı, yöntemi ve tarihi yazılı olmalı; başka bir modele ait rapor teklif edilen ürünü kanıtlamaz.
• Malzeme sertifikası: metal ürünlerde partinin kimyasal ve mekanik değerleri; türü TS EN 10204'e göre belirtilir.
• Güvenlik bilgi formu: kimyasal ürünlerde, Türkçe ve güncel.
• Kalite yönetim sistemi belgesi: firmanın işleyişini gösterir; tek tek ürünün şartnameye uyduğunu kanıtlamaz.

4. Kalite ve kabul kriterleri

Kabul kriteri, teslim alınan ürünün şartnameye uyup uymadığına nasıl karar verileceğidir. Her kriter dört soruyu cevaplar: neye bakılacak, hangi yöntemle ya da aletle ölçülecek, kabul sınırı ne, kontrolü kim ve nerede yapacak. Bu dört cevabı yazılmamış bir özellik teslim günü tartışmaya açıktır.

Örnek veri. Değerler yazım biçimini göstermek içindir; sınırları kendi ürününüze göre belirleyin.

Uygun çıkmayan teslimde ne olacağını da yazın: iade, değişim, yeniden işleme ya da fiyat indirimiyle kabul. Numuneyle karar verilen işlerde onaylanan numuneyi etiketleyip saklayın; seri teslimler onunla karşılaştırılır. Gecikme bedeli ve sorumluluk gibi hukuki sonuçlar şartnameye değil, tedarik sözleşmesine yazılır.

5. Ambalaj ve etiket

Ambalaj birimini (adet, koli, palet), koli ya da palet başına ağırlık sınırını, istif yüksekliğini ve özel koruma ihtiyacını (nem, darbe, ışık) yazın. Etikette görmek istediklerinizi sıralayın: ürün kodu, sipariş numarası, parti ya da seri numarası, gerekiyorsa son kullanma tarihi. Parti numarası taşımayan bir teslimde sorunlu partiyi sağlam olandan ayıramazsınız.

6. Teslimat ve kurulum

Teslim yeri ve tarihi teklif talebinde durur; şartname teslimin teknik koşullarını yazar: araç girişi, boşaltmanın kimde olduğu, mal kabul saatleri. Kurulum isteyen alımda zemin hazırlığının, enerji bağlantılarının, montajın ve devreye almanın kimde olduğunu madde madde yazın. Devreye almanın sonunda yapılacak testi ve kabul tutanağını kimin imzalayacağını belirtin; garantinin bu tutanağın tarihinden başlamasını isteyin.

7. Garanti ve servis

Garanti maddesi dört şeyi netleştirir: sürenin başladığı an, kapsam (parça, işçilik, yol), kapsam dışı durumlar ve arızada müdahale süresi. Müdahale süresini saat ya da iş günüyle yazın; "en kısa sürede" ölçülemez. Makine alımında yedek parçanın kaç yıl bulunacağını, servisin hangi illerden verildiğini ve garanti süresince periyodik bakımı kimin yapacağını teklifte yazılı isteyin.

8. Eğitim ve dokümantasyon

Ürünle gelecek belgeleri listeleyin: Türkçe kullanım ve bakım kılavuzu, yedek parça listesi, şemalar, yazılım varsa lisans bilgisi. Eğitim gerekiyorsa kime, kaç kişiye ve nerede verileceğini yazın; sonunda imzalı katılım listesi isteyin. Hizmet alımında bu bölümün karşılığı düzenli rapordur: sıklığı, biçimi ve kime gideceği.

9. İstenen ekler

Son bölüm teklifle birlikte gelecekleri sayar. En işe yarayanı uygunluk tablosudur: tedarikçi şartnamenin her maddesini tek satırda "karşılıyor", "karşılamıyor" ya da "sapma var" diye cevaplar ve sapmayı yanına açıklar. Eksik cevap ilk bakışta görünür. Ayrıca şunları isteyin:

• Teklif edilen modelin işaretlendiği teknik föy.
• Teklif aşaması için istenen belgeler; gerekiyorsa numune.
• Hizmet ve üretimde benzer işlerden referans; kurulumlu alımda iş planı.

Bir maddenin ölçülebilir olup olmadığını tek soruyla sınayabilirsiniz: teslim günü bu maddeyi kim, neyle kontrol edecek? Cevap yoksa madde süsten ibarettir ve tedarikçi onu kendi lehine yorumlar.

Örnek veri. Sayılar yazım biçimini gösterir; kendi ihtiyacınıza göre belirleyin.

Yazarken dört kurala uyun:

• Her sayının birimini yazın; tek değer yerine "en az", "en çok" ya da iki değer arası bir sınır verin.
• "Kaliteli", "uygun", "yeterli", "hızlı", "yaklaşık" ve "gerekli görülen" sözcüklerini yanlarına bir sınır koymadan kullanmayın.
• Bir maddede tek şart olsun; "ve" ile bağlanmış üç şartı ayrı satırlara bölün ki tedarikçi her birini ayrı cevaplasın.
• Sayı vermekte zorlanıyorsanız bugün kullandığınız ürünün değerini yazın ve "en az bunun kadar" deyin.

Şartnamede marka yazılabilir mi? Firmalar arası alımda bu, alıcının kendi kararıdır. Ancak marka yazdığınız anda teklif verebilecek firmalar o markayı satanlarla sınırlanır ve fiyat rekabeti daralır. Bu yüzden marka ancak gerçek bir gerekçe varsa yazılır:

• Uyumluluk: mevcut makineye yedek parça ya da kurulu bir sisteme eklenecek modül.
• Garanti: makinenin garantisi yalnız üreticinin onayladığı parça ya da sarf malzemesiyle sürüyorsa.
• Müşteri şartı: sizin müşteriniz ürününüzde belirli bir malzemeyi ya da markayı zorunlu tutuyorsa.
• Stok ve eğitim: tek markada kalmak yedek parça stoğunu ve bakım eğitimini belirgin biçimde sadeleştiriyorsa; gerekçe yazıya geçirilir.

Gerekçe yoksa markayı yalnız referans olarak kullanın: "[Marka] [model] veya aşağıdaki özellikleri karşılayan muadili." Bu kalıbın işlemesi için muadilin neye göre kabul edileceğini yazmanız gerekir:

• Muadilde birebir aynı olması gereken özellikler: ölçü, bağlantı tipi, performans değerleri.
• Muadili kanıtlayacak belgeler: teknik föy, test raporu, gerekirse numune.
• Kararı kimin vereceği: teknik birim, teklifler karşılaştırılmadan önce.
• Tedarikçinin sapmaları açıkça yazma yükümlülüğü: teklifte belirtilmeyen bir fark teslimde ortaya çıkarsa ürün iade edilir.

Muadil kabul etmeyecekseniz bunu da açıkça yazın. "Veya muadili" deyip gelen her muadili reddetmek tedarikçinin emeğini boşa çıkarır ve sonraki taleplerinize ilgisini azaltır.

İskeletler, dokuz bölümün gerçek bir alımda nasıl kısaldığını gösterir; köşeli parantezli yerleri kendi bilginizle doldurun.

Örnek veri. Değerler ve standart adları biçimi göstermek içindir; gerçek bir alımın şartnamesi değildir.

Mal: iş eldiveni

• Kapsam: depo ve montaj hattında elle taşıma işleri için mekanik risklere karşı koruyucu eldiven, [miktar] çift; beden dağılımı ekte.
• Teknik özellikler: örme astar, avuç içi nitril kaplı; beden 7–10 arası; TS EN 388'e göre aşınma ve yırtılma direnci en az 3. seviye.
• Belgeler: CE işareti; AB uygunluk beyanı ve test raporunun kopyası teklifle birlikte.
• Numune: teklif edilen her modelden iki çift; karar, kullanıcı birimin bir haftalık denemesinden sonra verilir.
• Ambalaj ve kabul: her çift ayrı poşette, koli üstünde beden ve parti numarası; onaylı numuneden farklı parti iade edilir.

Hizmet: ofis temizliği

• Kapsam: [adres] binasında [m²] ofis alanı, ortak alanlar, mutfak ve ıslak hacimler; dış cephe cam temizliği kapsam dışı.
• Hizmet düzeyi: günlük, haftalık ve aylık işler alan alan ekteki sıklık tablosunda; çalışma saatleri mesai dışında.
• Personel: sürekli görevli kişi sayısı ve vardiyası; izin ya da hastalık hâlinde yedek personel aynı gün sağlanır.
• Malzeme: temizlik kimyasalları ve makineler tedarikçide, kâğıt ve sabun gibi sarflar [alıcıda / tedarikçide]; kimyasalların güvenlik bilgi formları işe başlamadan önce verilir.
• Kalite kontrol: haftalık ortak denetim; asgari puanın altında kalan alan [süre] içinde yeniden temizlenir.

Hizmet alımında şartnamenin ağırlığı üründen işe kayar: kaç kişinin, hangi sıklıkla, hangi sonucu üreteceği. Kendine özgü kuralları olan hizmetler için yemek hizmeti ve personel servisi rehberlerine bakın.

Üretim: fason metal parça

• Kapsam: [parça adı], teknik resim [numara] Rev. [harf]; [adet] adet, tek seferde ya da bölünmüş teslimle.
• Öncelik sırası: teknik resim ile bu şartname çelişirse teknik resim geçerlidir; çelişki fark edilirse üretimden önce yazılı sorulur.
• Malzeme: S235JR yapı çeliği; her parti için TS EN 10204'e göre 3.1 tipi muayene belgesi.
• Ölçüler: çizimde toleransı yazılmayan ölçüler ISO 2768-1 m sınıfında.
• Yüzey: elektrostatik toz boya, RAL [kod], kuru film kalınlığı en az 60 µm.
• İlk numune: seri üretimden önce [adet] numune ve tam ölçüm raporu; seri üretim yazılı numune onayından sonra başlar.
• Kalıp ve aparat: bedelini alıcının ödediği kalıp ve aparatlar işaretlenir ve istendiğinde teslim edilir; mülkiyeti sözleşmeye yazılır.

Üreticiyi seçerken bakılacak kapasite, makine parkı ve kalite ölçütleri fason üretim rehberinde yer alıyor.

Şartname, karşılaştırmanın kuralını teklifler gelmeden koyar; okuma iki turda yapılır. İlk turda uygunluğa bakılır: asgari şartı karşılamayan teklif, fiyatı ne olursa olsun karşılaştırmaya girmez. İkinci turda kalan teklifler fiyat, vade, termin ve tercih edilen özelliklerle tartılır.

Tedarikçilerin soruları şartnamenin zayıf yerlerini gösterir. İki aday aynı maddeyi soruyorsa maddeyi düzeltin, yeni sürümü bütün adaylara aynı anda gönderin; düzeltme fiyatı etkiliyorsa teklifleri yenilemelerini isteyin. Elemeden geçen tekliflerin fiyat ve koşullarla nasıl tartılacağı, örnek puanlamayla birlikte teklif karşılaştırma rehberinde yer alıyor.

Şartnamenin işi seçimle bitmez: sipariş formuna eklenir, teslim alınırken kabul kriterleri ondan okunur ve dönemsel tedarikçi değerlendirmesinde kalite puanının dayanağı olur. Hangi aşamalarda devreye girdiğini kurumsal satın alma süreci rehberinde görebilirsiniz.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Deneme süresinde teklif talebini açarken teknik beklentileri teklif notlarına yazar, şartnameyi ve varsa teknik çizimi "Teklif Formu / Teknik Şartname Dosyası" alanına PDF ya da görsel olarak eklersiniz; Word ve Excel dosyasını önce PDF'e çevirin. Talep, Acsisco'nun kontrolünden sonra yayına çıkar.

Tedarikçi şartnameyi talep sayfasının "Teknik Şartname" bölümünde okur, sorusunu "Soru & Cevap" alanından sorar ve her kalemde teklif ettiği marka ya da modeli yazabilir.

Teklifler fiyat, nakliye, termin ve garantiyle, talepte belge istediyseniz belge eksiksizliğiyle yan yana görünür. Deneme süresinde talepler peşin ödeme koşuluyla açılır; vadeli ödeme üyelik koşullarına bağlıdır. Şartnameye uyumu teklif detayındaki marka, model ve belgelerden siz kontrol edersiniz. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.