Teklif karşılaştırma tablosu (Excel şablonu)

Tedarikçiler teklifi farklı biçimlerde gönderir: biri KDV dahil yazar, biri nakliyeyi ayrı ekler, biri kalemleri birleştirir. Karşılaştırma tablosu bu teklifleri aynı temele getirir. Her tedarikçinin birim fiyatı kendi sütununa yazılır; tutar, ara toplam, KDV, nakliye ve genel toplam formülle hesaplanır.

Birim fiyatı düşük olan teklif toplamda her zaman ucuz değildir. Şablondaki örnekte B tedarikçisinin ara toplamı en düşüktür (61.330,00 TL), ancak KDV ve 3.500,00 TL nakliye eklendiğinde genel toplamı 77.096,00 TL olur ve A tedarikçisinin 76.020,00 TL'lik teklifinin üstüne çıkar. Tablo bu farkı ilk bakışta gösterir.

Fiyat tek ölçüt de değildir. Şablonun alt bölümü ödeme vadesini, termini ve belgelerin tamlığını puanlar; ağırlıkları siz belirlersiniz. Sonuçta her tedarikçi için 5 üzerinden bir ağırlıklı puan ve bir sıra çıkar.

• Kalemler ve teklifler: kalem adı, birim, miktar ve üç tedarikçinin birim fiyatı; tutarlar kendiliğinden hesaplanır. Yeni kalemler için boş satırlar formülleriyle hazırdır.
• Toplamlar: ara toplam (KDV hariç), tedarikçi başına KDV oranı ve tutarı, nakliye ve diğer masraflar, genel toplam.
• Ticari koşullar: ödeme vadesi, termin ve teklif geçerlilik süresi (gün), istenen belgelerin tam olup olmadığı.
• Ağırlıklı puan: fiyat, vade, termin ve belge için 5 üzerinden puan (belge puanı 1–5 arası elle girilir) ve ağırlıkları; ağırlıkların toplamını gösteren kontrol hücresi.
• Sonuç: tedarikçi başına ağırlıklı toplam puan ve sıra.

1. Talep adını ve tarihi yazın. Karşılaştırdığınız tekliflerin aynı talebe verildiğinden emin olun.
2. Kalemleri ve miktarları bir kez yazın; her tedarikçinin birim fiyatını kendi sütununa girin. Fiyatları KDV hariç yazın.
3. KDV oranını ürününüze göre, nakliye ve diğer masrafları tedarikçi başına girin. Teklifte nakliye dahilse sıfır yazın.
4. Ödeme vadesini, termini ve teklif geçerlilik süresini gün olarak yazın; belgelerin tam olup olmadığını işaretleyin.
5. Ağırlıkları önceliklerinize göre düzenleyin; toplam %100 olmalıdır. Belge ve uygunluk puanını 1–5 arası elle girin.
6. Ağırlıklı toplam puanı ve sırayı okuyun; kararınızı ve gerekçesini ayrıca yazılı kaydedin.

Fiyat puanı genel toplamı en düşük teklife 5 verir, diğerlerini oranla hesaplar. Vade puanında en uzun vade, termin puanında en kısa termin 5 alır. Yöntemin ayrıntısı teklif karşılaştırma rehberinde anlatılır.

Şablon üç tedarikçi ve dört ölçütle gelir; çoğu alım için bu yeterlidir. İhtiyacınız farklıysa şu değişiklikler formülleri bozmadan yapılabilir:

• Tedarikçi eklemek: son tedarikçinin iki sütununu kopyalayıp yanına yapıştırın; toplam ve puan formüllerindeki aralıkları yeni sütunu içerecek şekilde genişletin.
• Ölçüt eklemek: garanti süresi ya da servis gibi bir ölçüt için puan bölümüne satır ekleyin ve ağırlıkları yeniden dağıtın; toplam yine %100 olmalıdır.
• Döviz teklifleri: hangi kurla çevireceğinizi baştan belirleyin ve fiyatları o kurla TL'ye çevirerek girin; kuru ve tarihini not satırına yazın.
• Kalem bazlı karar: her kalem için en düşük tutarı ayrı işaretlemek isterseniz tutar sütunlarına koşullu biçimlendirme ekleyin.

Dosyayı her talep için ayrı kopyalayın ve adını talep numarasıyla kaydedin. Aylar sonra aynı ürünü yeniden aldığınızda eski karşılaştırma, fiyat değişimini görmenin en kısa yoludur.

• Yalnız birim fiyatları karşılaştırıp nakliyeyi ve diğer masrafları eklememek.
• KDV dahil ve KDV hariç fiyatları aynı sütunda karıştırmak.
• Farklı birimleri (koli ile adet, ton ile kilogram) çevirmeden karşılaştırmak.
• Geçerlilik süresi dolmuş bir teklifi güncel teklif gibi değerlendirmek.
• Eksik belgeyi puana yansıtmamak; teslimde sorun çıkınca fark etmek.
• Ağırlıkları sonuçları gördükten sonra değiştirmek. Ağırlıklar teklifler gelmeden belirlenmelidir.

Dosya iki sayfadır: "Karşılaştırma" ve "Nasıl kullanılır". Üç tedarikçiye göre hazırlanmıştır; daha fazla tedarikçi için iki sütunu kopyalayıp formülleri yana çekmeniz yeterlidir.

Acsisco'da tedarikçiler teklifini doğrudan talebinize, aynı düzende verir. Teklifleri tabloya elle aktarmazsınız; fiyat, vade, termin ve belge yan yana gelir; seçtiğiniz teklif ve tekliflere yazdığınız değerlendirme notları talep kaydında kalır. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.