Tedarikçi teklifleri nasıl karşılaştırılır: fiyat, vade, termin, belge

Tekliflerin en görünür kısmı birim fiyattır; bu yüzden karşılaştırma çoğu zaman birim fiyatla başlar ve biter. Oysa aynı ürün için verilen iki teklif; nakliye, ödeme vadesi, teslim süresi ve belge açısından birbirinden çok farklı olabilir.

Örnek hesap (gerçek teklif verisi değildir): Üç tedarikçiden aynı üç kalem için teklif alınıyor. B tedarikçisinin ara toplamı en düşük (61.330,00 TL). Ancak B nakliyeyi ayrıca 3.500,00 TL olarak ekliyor; KDV ile birlikte genel toplamı 77.096,00 TL oluyor. Nakliyeyi fiyata dahil eden A tedarikçisinin genel toplamı ise 76.020,00 TL. Birim fiyatta öndeki teklif, toplamda geride kalıyor.

Fiyat dışındaki koşullar da paraya dönüşür. Uzun vade nakit akışını rahatlatır, kısa termin üretimin durmasını önler, eksik belge teslimde iade ya da gecikme riski doğurur. Karşılaştırma bu kalemleri aynı tabloda görmeyi gerektirir.

Farklı biçimde gelen teklifleri yan yana koymadan önce şu farkları giderin. Bu adım atlanırsa karşılaştırma, elmayla armudu karşılaştırmaya döner.

• Birim: koli ile adet, ton ile kilogram gibi farklı birimleri aynı birime çevirin.
• KDV: bütün fiyatları KDV hariç yazın; KDV'yi ayrı satırda ekleyin.
• Para birimi: döviz teklifleri için hangi kurun ve hangi tarihin esas alınacağını baştan belirleyin.
• Kapsam: kısmi teklif veren tedarikçinin dışarıda bıraktığı kalemleri işaretleyin; toplamları buna göre yorumlayın.
• Nakliye ve teslim şekli: fiyata dahil değilse ayrı satır olarak ekleyin.
• Geçerlilik: süresi dolmuş teklifleri güncelletmeden değerlendirmeye almayın.

Ağırlıklı puanlama, fiyat dışındaki ölçütleri de karara katmanın en sade yoludur. Her ölçüte bir ağırlık verirsiniz (toplamı %100), her teklifi her ölçütte 5 üzerinden puanlarsınız ve ağırlıklı toplamı hesaplarsınız. Ağırlıklar teklifler gelmeden belirlenmelidir; sonuçları gördükten sonra değiştirilen ağırlık, kararı gerekçelendirmez, sadece süsler.

Örnek hesap. Gerçek teklif verisi değildir.

Fiyat puanı, en düşük genel toplamın ilgili teklifin genel toplamına oranıyla hesaplanır ve 5 ile çarpılır. Vade puanında teklifin vadesi en uzun vadeye, termin puanında en kısa termin teklifin terminine bölünür. Belge ve uygunluk gibi ölçülemeyen ölçütler elle puanlanır; puanın gerekçesi not olarak yazılır.

Bu örnekte vadesi en uzun olan B, fiyat ve terminde geride kaldığı için ikinci sırada; genel toplamı en düşük ve termini en kısa olan A birinci sırada. Aynı hesabı hazır formüllerle yapmak için teklif karşılaştırma tablosu şablonunu kullanabilirsiniz.

Peşin fiyatla vadeli fiyatı doğrudan karşılaştırmak yanıltır. Vadeli ödemede parayı daha geç ödersiniz; bu sürede paranın sizin için bir maliyeti ya da getirisi vardır. Karşılaştırma için vadeli fiyatı bugüne indirgersiniz. Basit bir yaklaşım: vadeli fiyatı, (1 + aylık finansman oranı × ay sayısı) değerine bölün.

Örnek hesap. Gerçek teklif verisi değildir. Aylık oran örnektir; kendi finansman maliyetinizi kullanın.

Bu örnekte vadeli teklif kâğıt üzerinde daha pahalı görünse de bugünkü değeri peşin tekliften düşüktür. Finansman maliyetiniz düşükse sonuç tersine döner. Oranı ve yöntemi şirketinizin finans birimiyle birlikte belirleyin ve bütün tekliflerde aynı oranı kullanın.

Belge ve uygunluk, rakamla ölçülemeyen ama kararı en çok etkileyen ölçütlerden biridir. Puanı keyfi olmaktan çıkarmak için basit bir ölçek kullanın ve her puanın gerekçesini yazın:

• 5: İstenen bütün belgeler eksiksiz, teknik şartlarla birebir uyumlu.
• 4: Belgeler tam, küçük bir açıklama ya da teyit gerekiyor.
• 3: Bir belge eksik ama teslimden önce tamamlanabilir.
• 2: Önemli bir belge eksik ya da teknik şartta sapma var.
• 1: Teklif şartları karşılamıyor; değerlendirmeye ancak açıklama gelirse alınabilir.

Teknik şartı karşılamayan bir teklif, fiyatı ne kadar uygun olursa olsun puanlamaya girmeden önce elenebilir. Eleme kuralını teklif talebinde yazmak, sonradan tartışmayı önler.

Tekliflerin geçerlilik süresi, karar takviminizin sınırıdır. Teklifleri toplamak, karşılaştırmak ve onay almak geçerlilik süresinden uzun sürerse, en uygun teklif karar anında artık geçerli olmayabilir. Bu durumda tedarikçiden fiyat teyidi istenir ve karşılaştırma yeniden açılır.

Takvimi geriye doğru kurun: ihtiyaç tarihi, termin, onay süresi ve değerlendirme süresi toplandığında son teklif tarihi ortaya çıkar. Geçerlilik süresini de bu takvime göre isteyin. Gerekirse teklif talebinde "teklifler en az şu kadar gün geçerli olmalıdır" diye yazın.

Tek kişinin yaptığı karşılaştırma hızlıdır ama kör noktaları vardır. Teknik uygunluğu ihtiyacı olan birim, ticari koşulları satın alma, ödeme vadesinin etkisini ise finans daha sağlıklı değerlendirir. Büyük ya da tekrar eden alımlarda her birinin görüşünü aynı tabloda toplamak, kararın kalitesini artırır.

• Herkes aynı tabloya ve aynı teklif sürümüne bakmalı; e-postayla dolaşan kopyalar farklı sonuçlara götürür.
• Puanları kimin verdiği ve neden verdiği tabloda yazılı olmalı.
• Anlaşmazlık olan ölçütte kararı kimin vereceği önceden belli olmalı.

Kalem bazlı tabloda önce satırlara, sonra sütunlara bakın. Satır, bir kalemin tedarikçiler arasındaki fiyat farkını gösterir; sütun ise bir tedarikçinin bütün kalemlerdeki tutarlılığını. Bir tedarikçi çoğu kalemde uygun ama tek bir kalemde belirgin biçimde pahalıysa, o kalemi ayrı değerlendirmek ya da tedarikçiden açıklama istemek gerekir.

Belirgin biçimde düşük bir fiyat da incelenmelidir: yanlış anlaşılmış bir birim, eksik bir teknik şart ya da farklı bir kalite sınıfı olabilir. Şüpheli fiyatı teyit etmeden karar vermek, teslimde ortaya çıkacak bir sorunu şimdiden kabul etmektir.

Birden fazla kalemli bir talepte iki yol vardır: bütün kalemleri tek tedarikçiye vermek ya da her kalemi en uygun teklifi veren tedarikçiye bölmek. İkisinin de yeri vardır.

Toplamda tek tedarikçi uygunsa

• Kalemler birbirine bağlıysa (aynı ürün ailesi, uyumluluk gereği).
• Nakliye tek sevkiyatta birleşiyorsa ve bölmek masrafı artırıyorsa.
• Tek bir muhatapla çalışmak sipariş ve teslim takibini sadeleştiriyorsa.

Kalem bazlı bölmek uygunsa

• Kalemler bağımsızsa ve tedarikçiler farklı kalemlerde belirgin biçimde uygunsa.
• Tek tedarikçiye bağımlılığı azaltmak istiyorsanız.
• Nakliye ve sipariş yönetimi masrafı, kalem bazında elde edilen farktan küçükse.

Hangi yolu seçeceğinizi teklif talebinde belirtin: kısmi teklif kabul ediyorsanız bunu yazın. Tedarikçi, kalemin bölünebileceğini bilirse fiyatını ona göre verir.

Karşılaştırma tablosu pazarlık için de en güçlü dayanaktır. Hangi tedarikçinin hangi kalemde ya da koşulda geride kaldığını bildiğinizde, pazarlığı genel bir indirim isteği yerine somut bir noktaya taşırsınız: nakliyenin fiyata dahil edilmesi, vadenin uzatılması ya da belirli bir kalemin fiyatının gözden geçirilmesi.

Pazarlık yapacaksanız bunu bütün tedarikçilere aynı kuralla yapın ve son teklifleri yine aynı tabloda karşılaştırın. Başka bir tedarikçinin fiyatını açıklamak yerine, teklifin hangi ölçütte geride kaldığını söylemek hem adil hem de daha etkilidir.

Karşılaştırmanın son adımı kararı yazmaktır: hangi tedarikçi, hangi kalemler, hangi gerekçeyle. Gerekçe; puan tablosunu, fiyat dışı ölçütleri ve varsa istisnayı (örneğin acil termin) içermelidir. Yazılı gerekçe, bir sonraki alımda aynı soruyu yeniden tartışmayı önler ve denetimde soruya cevap olur.

• Yalnız ilk sayfadaki toplam fiyata bakmak; kalem bazında pahalı olan kalemi görmemek.
• KDV dahil bir teklifle KDV hariç bir teklifi yan yana koymak.
• Nakliyeyi, ambalajı ya da montajı ayrı yazan teklifi bu kalemler eklenmeden ucuz saymak.
• Vade farkını hiç hesaba katmamak ya da her teklife farklı oran uygulamak.
• Ağırlıkları teklifler geldikten sonra belirlemek ya da değiştirmek.
• Seçilmeyen tedarikçilere sonucu bildirmemek; bir sonraki talepte teklif sayısının düşmesine yol açmak.

Sonucu seçilmeyen tedarikçilere kısa ve nazik bir mesajla bildirmek, kurumsal alıcının itibarını korur. Hangi ölçütte geride kaldığını söylemek zorunda değilsiniz, ama sonucun belli olduğunu bilmek tedarikçinin bir sonraki teklifini daha özenli hazırlamasını sağlar.

Acsisco'da tedarikçiler teklifini doğrudan talebinize, aynı düzende verir. Teklifler kalem bazında fiyat, vade, termin ve belgeyle yan yana görünür; tabloya elle aktarma gerekmez. Kararınızı gerekçesiyle kaydedersiniz, sipariş ve teslimat aynı kayıttan izlenir. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında; teklif talebinin nasıl yazılacağı RFQ nedir rehberinde.