Satın alma sözlüğü: sık kullanılan terimler ve anlamları

Teklif ve siparişteki yanlış anlaşılmaların çoğu, birbirine yakın iki terimin aynı şey sanılmasından çıkar. Aşağıdaki çiftlerin her biri sayfanın ilgili bölümünde ayrıca tanımlanır.

Teklif talebi (RFQ), RFI ve RFP

Teklif talebi (RFQ, Request for Quotation), ne alacağını bilen alıcının tedarikçilerden aynı kalem, miktar ve koşullarla fiyat istemesidir. RFI piyasadan bilgi toplamak, RFP bir soruna çözüm önerisi almak için gönderilir. Üçünün farkı ve iyi bir talebin kontrol listesi RFQ nedir rehberinde anlatılır.

Teknik şartname

Teknik şartname, alınacak ürünün ya da hizmetin ölçülebilir özelliklerini yazan belgedir: ölçü, malzeme, performans değeri, uyulacak standart, ambalaj ve kabul koşulu. Teklif talebine eklenir; teslim alan kişi de ürünü bu belgeyle karşılaştırır. İyi bir şartname markayı değil özelliği tarif eder. Böylece tedarikçiler aynı ölçüte göre fiyat verir ve muadil ürünler de değerlendirmeye girer. Bölüm bölüm nasıl yazılacağı teknik şartname rehberinde anlatılır.

Opsiyon (teklif geçerlilik süresi)

Opsiyon, teklifteki fiyat ve koşulların bağlayıcı kaldığı süredir; teklif geçerlilik süresi de denir. Türk Borçlar Kanunu, kabul için süre tanıyan öneriyi o süre boyunca bağlayıcı sayar; kabul süresi içinde öneri sahibine ulaşmazsa bağlılık kalkar. Uygulamadaki karşılığı şudur: siparişiniz geçerlilik süresi bitmeden tedarikçiye ulaşmış olmalıdır. Opsiyonu gün sayısıyla değil tarihle isteyin.

Bazı sektörlerde "opsiyon" ödeme vadesi anlamında da kullanılır ("60 gün opsiyonlu satış" gibi). Teklif talebinde iki süreyi ayrı satırlarda, açık adlarıyla sorun. Geçerlilik süresinin karar takvimini nasıl sınırladığı teklif karşılaştırma rehberinde anlatılır.

Muadil

Muadil, şartnamede adı geçen ürünle aynı işlevi ve teknik değerleri karşılayan başka marka ya da model üründür. Talepte "[marka] veya muadili" yazmak rekabeti açar. Muadilin neye göre kabul edileceği yazılmazsa her tedarikçi kendi ölçüsünü kullanır. Eşit olması gereken değerleri (ölçü, kapasite, malzeme, sertifika) listeleyin ve muadil önerenden teknik föy isteyin. Muadil teklif, istenen ürünün fiyatından ayrı satırda gelmelidir; aynı satırda gelirse fiyat farkının nereden doğduğu görünmez.

Numune

Numune, teklif ya da sipariş öncesinde ürünü denemek için istenen örnektir. Onaylanan numune referans numune olur: sonraki teslimatlar ona göre kabul edilir ya da reddedilir. Bu yüzden onayı yazılı verin, numuneyi etiketleyip saklayın, onay tutanağına ölçüm sonuçlarını, onaylayanı ve tarihi yazın. Numune bedelini, gönderim masrafını ve numunenin geri verilip verilmeyeceğini numuneyi isterken konuşun. Numunenin deneme siparişiyle birlikte adayları elemede nasıl kullanıldığını tedarikçi seçimi rehberinde bulabilirsiniz.

Ödeme vadesi ve vade farkı

Ödeme vadesi, bedelin ödeneceği süredir. Vadenin hangi günden başladığını mutlaka yazın: fatura tarihi, teslim tarihi ya da ay sonu. "60 gün vade" ile "ay sonundan itibaren 60 gün" arasında haftalar olabilir.

Vade farkı iki anlamda kullanılır. Birincisi vadeli fiyatın peşin fiyattan yüksek olan kısmıdır; teklif karşılaştırmasının konusudur. İkincisi geç ödenen faturaya sonradan kesilen vade farkı faturasıdır; sözleşmedeki geç ödeme maddesinin konusudur. Vadeli bir teklifi peşin teklifle kıyaslamanın yolu, teklif karşılaştırma rehberindeki bugünkü değer hesabıdır.

Peşin, avans ve vadeli alım

Peşin alımda bedel teslimde ya da teslimden önce ödenir. Avans, sipariş verilirken bedelin bir kısmının önceden ödenmesidir. Vadeli alımda ödeme teslimden sonraki bir tarihe kalır. Peşin fiyat çoğu zaman daha düşüktür, ama nakdinizi erken bağlar ve teslimde sorun çıkarsa elinizdeki dayanağı azaltır. Avans ödüyorsanız tutarı, ilk faturadan mı yoksa parti parti mi mahsup edileceğini ve ürün gelmezse paranın nasıl geri alınacağını yazın. Büyük avanslarda tedarikçiden avans teminat mektubu istenir.

Proforma fatura

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce satıcının ürünü, miktarı, fiyatı, teslim ve ödeme koşullarını gösterdiği ön belgedir. Teklif yerine kullanılabilir; avans ödemesi de çoğu zaman proformaya dayanılarak yapılır. Vergi mevzuatı anlamında fatura değildir: KDV indirimi ve gider kaydı, satıştan sonra kesilen faturayla yapılır.

Proformaya göre ödeme yapmadan önce üç şeye bakın: geçerlilik tarihi, KDV'nin dahil olup olmadığı ve paranın gideceği hesabın tedarikçinin unvanına ait olup olmadığı. Hesap bilgisinin son anda değişmesi bilinen bir dolandırıcılık yöntemidir; teyit adımları tedarikçi doğrulama rehberinde sıralanır.

KDV tevkifatı

KDV tevkifatı, faturadaki KDV'nin tamamının ya da bir kısmının tedarikçi yerine alıcı tarafından beyan edilip vergi dairesine ödenmesidir. Yurt içi alımlarda sık karşılaşılanı kısmi tevkifattır. Katma Değer Vergisi Genel Uygulama Tebliği, kısmi tevkifatın hangi hizmet ve teslimlerde (ör. bakım ve onarım, temizlik, yemek servisi, işgücü temini) ve hangi alıcılarda uygulandığını sayar; oran işin türüne göre değişir. Alıcının toplam ödemesi değişmez, değişen KDV'nin tevkif edilen kısmının kime ödendiğidir.

Tevkifatlı faturada işlem bedeli, hesaplanan KDV, tevkifat oranı, alıcının tevkif edeceği tutar ve tedarikçiye ödenecek tutar ayrı ayrı gösterilir. İşlemin KDV dahil bedeli o yıl için belirlenen fatura düzenleme sınırını aşmıyorsa tevkifat uygulanmaz; bedel faturalara bölünerek sınırın altına çekilemez. Kapsamı ve güncel oranı mali müşavirinizle teyit edin. Teklifleri karşılaştırırken tutarları KDV hariç aynı temele getirin.

Toplam sahip olma maliyeti (TCO)

Toplam sahip olma maliyeti (İngilizcesi total cost of ownership, TCO), bir ürünün satın alma fiyatına kullanım ömrü boyunca doğurduğu bütün maliyetlerin eklenmesidir: nakliye ve kurulum, eğitim, enerji ve sarf tüketimi, bakım ve yedek parça, arızada işin durması ve ömür sonunda elden çıkarma. Makine, araç ve bilgisayar gibi uzun ömürlü alımlarda fiyatı düşük teklif toplamda pahalıya gelebilir. Her teklifi aynı kullanım süresi ve aynı varsayımlarla hesaplayın, varsayımları da tabloya yazın. Toplam maliyetin bir tedarikçi kriteri olarak nasıl tartıldığı tedarikçi seçimi rehberinde anlatılır.

Satın alma siparişi

Satın alma siparişi, alıcının seçtiği teklifi hangi koşullarla kabul ettiğini tedarikçiye yazılı olarak bildirmesidir; fiyat, miktar, teslim ve ödeme koşulu bu belgeyle kesinleşir. Sipariş numarası sonraki belgelerin ortak anahtarıdır: tedarikçiden irsaliyede ve faturada bu numarayı yazmasını isteyin. Teklifte olmayan bir koşulu siparişe ilk kez eklemeyin, önce tedarikçiyle konuşun. Hazır alanlarıyla bir örnek satın alma sipariş formu şablonundadır.

Sipariş teyidi

Sipariş teyidi, tedarikçinin siparişi aldığını ve aynı koşullarla yerine getireceğini yazılı olarak bildirmesidir. Teyitteki termin, fiyat ya da miktar siparişten farklıysa bu bir onay değil, yeni bir öneridir. Farkı görmeden malı teslim almak, anlaşmazlıkta hangi koşulun geçerli olduğunu tartışmalı hâle getirir; farkı hemen yazılı olarak düzeltin ya da kabul ettiğinizi bildirin. Termini sipariş gününden mi teyit gününden mi saydığınızı siparişte belirtin.

Termin (termin süresi)

Termin, malın ya da hizmetin teslim edileceği zamandır. "Termin süresi" siparişten teslime geçen süreyi, "termin tarihi" takvimdeki günü anlatır. "15 gün termin" yazıldığında üç soru açık kalır: takvim günü mü iş günü mü, süre sipariş tarihinden mi, teyitten mi, avanstan mı başlar, teslim tedarikçinin deposunda mı sizin kapınızda mı? Siparişe mümkünse kesin bir tarih ve teslim yeri yazın. Teklifleri termine göre kıyaslarken kısmi teslimleri ve tedarikçinin geçmiş gecikmelerini de hesaba katın; karşılaştırma kalemleri teklif karşılaştırma rehberinde tablo hâlinde durur.

İrsaliye

İrsaliye (sevk irsaliyesi), malın cinsini ve miktarını gösteren, mal taşınırken yanında bulunan belgedir. Ödeme doğurmaz; bedeli fatura gösterir. Belirli sektör ve mükellef grupları irsaliyeyi elektronik ortamda düzenlemek zorundadır (e-İrsaliye). Teslim alan kişi irsaliyedeki miktarı hem gelen malla hem siparişle karşılaştırır; eksik ya da hasarlı kalemi, imzalamadan önce irsaliyeye ya da teslim tutanağına yazar. İrsaliye ile fatura tek belgede de birleştirilebilir; buna irsaliyeli fatura denir.

Üçlü eşleştirme (üçlü kontrol)

Üçlü eşleştirme, ödeme onayından önce sipariş, teslim kaydı (irsaliye ya da mal kabul fişi) ve faturanın aynı kalemi, miktarı ve fiyatı gösterip göstermediğinin kontrolüdür. Fatura teslim alınandan fazla miktar ya da siparişten yüksek fiyat gösteriyorsa ödeme, fark kapanana kadar bekler. Küçük yuvarlama farkları için bir tolerans belirlemek işi hızlandırır; toleransı aşan her fark gerekçesiyle kayda geçer. Hizmet alımlarında teslim kaydının yerini, talep eden birimin yazılı iş kabul onayı alır.

Kısmi teslimat

Kısmi teslimat, siparişin tek seferde değil birden çok partide teslim edilmesidir. Kabul edip etmediğinizi siparişte yazın. Kabul ediyorsanız her partinin ayrı irsaliyeyle geleceğini, faturanın parti başına mı toplu mu kesileceğini ve kalan miktarın terminini belirtin. Gelen her parti kayda geçer; sipariş, son parti teslim alınana kadar kapanmaz. Kısmi teslimat, tedarikçinin bazı kalemlere hiç fiyat vermediği kısmi teklifle karıştırılmamalıdır.

Teslim şekilleri (Incoterms®): EXW, FCA, DAP, DDP

Incoterms® kuralları, Milletlerarası Ticaret Odası'nın (ICC) yayımladığı üç harfli teslim terimleridir. Satıcının malı nerede teslim etmiş sayılacağını, taşıma masrafının ve hasar riskinin hangi noktada alıcıya geçeceğini belirler. Güncel sürüm Incoterms® 2020'dir; Türkçe-İngilizce baskısı TOBB bünyesindeki ICC Türkiye Milli Komitesi'nden edinilebilir. Kurallar mülkiyetin ne zaman geçtiğini ve ödeme koşulunu belirlemez; bunlar sözleşmede ayrıca yazılır. Satın almada sık karşılaşılan dördü:

Kısaltmayı tek başına yazmayın; yanına teslim yerini ve sürümü ekleyin, örneğin "FCA [satıcının deposu, ilçe], Incoterms® 2020". Yurt içi alımlarda aynı şey çoğu zaman "fabrika teslim" ya da "adrese teslim, nakliye dahil" diye yazılır. Hangisini kullanırsanız kullanın, yükleme ve boşaltmanın kimde olduğunu ve hasarın hangi noktada size geçtiğini açıkça belirtin. Fiyatları karşılaştırırken işyerinde teslim teklifine nakliye ve yükleme masrafını ekleyin; aksi hâlde adrese teslim teklifle aynı temelde olmaz.

Incoterms® ICC'nin markasıdır; bu sayfada anılması ICC ile bir bağ, ICC onayı ya da sponsorluğu anlamına gelmez. Kural metinleri ICC'nin telif hakkı altındadır.

Çerçeve sözleşme

Çerçeve sözleşme, tekrar eden alımlarda fiyatın, teslim ve ödeme koşullarının belirli bir dönem için baştan anlaşıldığı, siparişlerin ise ihtiyaç doğdukça verildiği sözleşmedir. Her siparişte yeniden teklif toplamayı gereksiz kılar. Üç noktayı açık yazın: tahmini miktarın bir alım taahhüdü olup olmadığı, fiyatın hangi ölçüye göre (kur, endeks, hammadde fiyatı) ve hangi aralıkla güncelleneceği, sözleşmenin süre sonunda nasıl yenileneceği. Çerçeve sözleşme her tedarik sözleşmesinde bulunan genel maddeleri de taşır.

Cezai şart

Cezai şart, bir yükümlülük hiç ya da gereği gibi yerine getirilmezse ödenecek tutarın sözleşmede önceden belirlenmesidir; Türk Borçlar Kanunu'nda "ceza koşulu" adıyla düzenlenir. Tedarikte sık görüleni gecikme cezasıdır: geciken her gün ya da hafta için sipariş tutarının belirli bir oranı ve bir üst sınır. Kanuna göre ceza, cezayı isteyen taraf hiç zarara uğramamış olsa da ödenir.

Gecikme cezası kararlaştırılmışsa, geç gelen malı çekince koymadan teslim aldığınızda cezayı isteme hakkınızı kaybedebilirsiniz; geç teslimi kabul ederken hakkınızı saklı tuttuğunuzu yazılı bildirin. Cezayı ödeyecek taraf tacirse, Türk Ticaret Kanunu kural olarak onun cezanın aşırı olduğunu ileri sürüp mahkemeden indirim istemesine izin vermez. Kural iki yönde işler: sözleşmeye alıcı için bir geç ödeme cezası da yazıldıysa ve tacirseniz, o tutar için siz de indirim isteyemezsiniz. Tutarları baştan ölçülü yazın ve sözleşmeyi bir hukukçuya okutun.

Teminat mektubu

Teminat mektubu, bir bankanın mektupta adı geçen lehtara, belirli bir tutara kadar ve yazılı koşul gerçekleştiğinde ödeme yapacağını taahhüt ettiği belgedir. Özel sektör alımlarında iki türü sık görülür. Avans teminat mektubu, alıcının ödediği avansın geri alınmasını güvenceye alır. Performans teminat mektubu, tedarikçinin sözleşmeyi gereği gibi yerine getireceğini güvenceye alır. Vadeli satışta tedarikçi de alıcıdan bir ödeme teminatı isteyebilir.

Mektubu kabul etmeden önce lehtarın unvanını, tutarı ve para birimini, geçerlilik tarihini, hangi sözleşmeye bağlı olduğunu ve ödemenin ilk yazılı talepte yapılıp yapılmayacağını kontrol edin. Gerçekliğini düzenleyen bankadan yazılı olarak teyit edin; mektubun ne zaman ve hangi koşulla iade edileceğini sözleşmeye yazın.

Onaylı tedarikçi listesi

Onaylı tedarikçi listesi, belirli bir kategoride sipariş verilebilecek, ön değerlendirmeden ve gerekiyorsa numune onayından geçmiş firmaların listesidir. Listede her firmanın hangi ürün grupları için onaylı olduğu, onay tarihi, son değerlendirme puanı ve bir sonraki gözden geçirme tarihi yazar. Liste dışından alım istisnadır ve gerekçesiyle onaylanır. Listeyi kurmak ve güncel tutmak için hazır sayfa tedarikçi değerlendirme formunun içindedir.

Tedarikçi performansı ve zamanında teslim oranı

Tedarikçi performansı, çalışılan bir tedarikçinin dönem içindeki teslimlerinin ölçülmesidir. Sık kullanılan göstergeler zamanında teslim oranı, kalite uygunluğu ve belge eksiksizliğidir. Zamanında teslim oranı, söz verilen tarihte ya da öncesinde gelen teslimlerin bütün teslimlere bölünmesiyle bulunur. Daha sıkı ölçü yalnız zamanında ve tam miktarda gelenleri sayar (İngilizcede OTIF, on time in full). Oran ancak "zamanında" baştan tanımlanmışsa anlamlıdır: hangi tarih esas, tolerans var mı, eksik miktar nasıl sayılır? Oranın puana nasıl çevrildiği tedarikçi değerlendirme formunda hazır formülle durur.

ABC analizi

ABC analizi, satın alınan kalemleri yıllık harcamadaki paylarına göre üç sınıfa ayırır. A sınıfı, harcamanın büyük bölümünü oluşturan az sayıdaki kalemdir; pazarlık, sözleşme ve tedarikçi değerlendirmesi önce burada yapılır. C sınıfı sayıca çok ama tutarca küçük kalemlerdir; burada amaç işlemi sadeleştirmektir. Yapılışı:

1. Her kalemin yıllık harcamasını bulun: yıllık miktar × birim fiyat.
2. Kalemleri harcamaya göre büyükten küçüğe sıralayın.
3. Her kalemin toplam harcamadaki payını ve sıra boyunca biriken payını hesaplayın.
4. Sınıf sınırlarını biriken paya göre belirleyin. Sınırları firmanız seçer; herkes için doğru tek bir sınır yoktur.

ABC analizi yalnız tutara bakar. Bir kalemin tedarik riskini görmek için Kraljic matrisiyle birlikte kullanılır.

Kraljic matrisi

Kraljic matrisi, satın alınan kalemleri iki eksende sınıflar: kalemin kâra ve maliyete etkisi ile tedarik riski (alternatif tedarikçi azlığı, arz kesintisi olasılığı). Peter Kraljic'in 1983'te Harvard Business Review'da yayımlanan makalesine dayanır. Ortaya çıkan dört kategorinin her biri ayrı bir satın alma yaklaşımı ister:

Etki eksenini ABC analizinin harcama verisiyle, risk eksenini tedarikçi seçimi rehberindeki kritiklik sorularıyla doldurabilirsiniz.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Deneme süresinde gelen teklifler karşılaştırma ekranında aynı satırlarda yan yana durur: nakliye dahil birim maliyet, nakliye, toplam maliyet, termin, teklif geçerliliği ve garanti. Talepte belge istediyseniz kalite belgeleri, değerlendirilmiş bir tedarikçi varsa tedarikçi puanı da satır olarak eklenir. Tutarlar KDV hariçtir; teklifler farklıysa satırın en uygun değeri vurgulanır: termin ve nakliyede en düşük, geçerlilikte en uzun olan. Deneme süresinde talepler peşin ödeme koşuluyla açılır; vadeli ödeme üyelik koşullarına bağlıdır. Teklif talebini açarken nakliyeyi ayarlayan ve ödeyen tarafı siz seçersiniz. Tedarikçi öderse nakliye bedelini teklifinde ayrıca yazar, tutar teklif toplamına eklenir ve nakliye satırı yalnız bu durumda sıralanır.