Tedarikçi firma nasıl doğrulanır: belgeler, sorgular, IBAN

Yeni bir tedarikçiyle verilen ilk sipariş, ilişkinin en korunmasız anıdır. Firmayı henüz tanımıyorsunuz, ödeme peşin ya da kısa vadeli olabilir ve elinizdeki tek kanıt birkaç e-posta. Doğrulama bu noktada üç ayrı soruya cevap arar:

• Firma gerçekten var mı? Unvan, vergi numarası ve adres kayıtlı ve faal bir işletmeye mi ait? Sahte firmanın sıfırdan uydurulması gerekmez; gerçek bir firmanın unvanı ya da belgesi de ödünç alınabilir.
• Karşınızdaki kişi firmayı bağlayabilir mi? Teklifi onaylayan ya da sözleşmeyi imzalayan kişinin yetkisi yoksa, firma o taahhüdü sonradan tanımayabilir.
• Para doğru hesaba mı gidiyor? Sahte ya da değiştirilmiş bir fatura, ödemenin tedarikçiye değil başka bir hesaba yapılmasına yol açabilir.

Bu soruların cevabı farklı yerlerde durur: ilki vergi ve sicil kayıtlarında, ikincisi imza sirkülerinde ve sicil ilanlarında, üçüncüsü yalnız tedarikçinin kendisinde. Bu yüzden tek bir belge ya da tek bir sorgu yetmez.

Her tedarikçiye aynı derinlikte bakmak da gerekmez. Küçük ve tek seferlik bir alımda en azından vergi kaydını ve IBAN'ı teyit edin. Tekrar eden, tutarı yüksek ya da avans ödenen alımlarda aşağıdaki listenin tamamını uygulayın. Doğrulama, tedarikçi seçiminin ön eleme adımıdır; adayları nasıl bulup kısa listeye indireceğinizi tedarikçi seçimi rehberinde anlattık.

Belgeleri tek seferde ve yazılı bir listeyle isteyin. Parça parça istenen belgede eksik kalanı fark etmek zorlaşır. Aşağıdaki tablo her belgenin neyi gösterdiğini ve içindeki bilginin nereden kontrol edileceğini özetler.

Belgeleri okurken üç bilginin her yerde aynı olmasına bakın: unvan, vergi kimlik numarası ve adres. Vergi levhasındaki, faturadaki ve sicil gazetesindeki unvan harfi harfine örtüşmelidir. Bir kısaltma ya da farklı bir şube adresi tek başına sahtelik göstermez, ama açıklama istemeyi gerektirir.

Tedarikçiyseniz bu liste size de yol gösterir: kurumsal alıcılar ilk siparişten önce bu belgelerin bir kısmını ya da tamamını isteyebilir. Belgeleri güncel tarihli ve tek dosyada hazır tutmak, alıcının sizi onaylama işini hızlandırır. Acsisco'da teklif vermek için nelerin gerektiğini tedarikçiler için sayfasında bulabilirsiniz.

Tedarikçinin gönderdiği belge bir kopyadır; asıl kayıt, belgeyi düzenleyen kurumdadır. Doğrulama, ikisinin aynı olduğunu görmektir. Aşağıdaki sorgular resmi kurumların kendi sitelerindedir. Kurumlar ekran ve menü adlarını zaman zaman değiştirir; buradaki adlar 3 Ekim 2026'da kontrol edildi.

Vergi kimlik numarası ve vergi levhası

Vergi levhası firmanın unvanını, vergi dairesini ve vergi kimlik numarasını gösterir. Ama e-postayla gelen bir levha görüntüsü kolayca değiştirilebilir. Bu yüzden vergi levhasını doğrulamak, ondaki bilgileri bağımsız bir resmi belgeyle karşılaştırmak demektir.

Tedarikçiden vergi dairesinin düzenlediği güncel bir mükellefiyet yazısı isteyin. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Dijital Vergi Dairesi sitesindeki "Mükellefiyet Yazısı / Borç Durum Yazısı Doğrulama" ekranına yazıdaki vergi kimlik numarasını ve dilekçe numarasını girerek belgenin idarenin kaydıyla eşleşip eşleşmediğini görürsünüz. Ardından aynı vergi kimlik numarasının faturada, sözleşmede ve sicil kaydında da geçtiğini kontrol edin.

Kaynak: Gelir İdaresi Başkanlığı, Dijital Vergi Dairesi, Doğrulamalar (erişim: 3 Ekim 2026).

MERSİS ve ticaret sicil kaydı

MERSİS, Ticaret Bakanlığı'nın merkezi sicil kayıt sistemidir. Ticaret siciline kayıtlı şirketlere 16 haneli, tekil bir MERSİS numarası verilir; tüzel kişilerde bu numara vergi numarası kullanılarak oluşturulur. MERSİS'e üye olup giriş yapan kullanıcı, "Sorgular" altındaki "Firma Sorgu" bölümünden şirketlerin temel bilgilerini görebilir.

Sicil kaydı, firmanın tescilli olduğunu ve hangi sicil müdürlüğüne bağlı olduğunu gösterir. Adres, sermaye ve yetkili değişiklikleri sicile tescil edilen işlemlerdendir; bunların ilanları Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi'nin sitesine üye girişi yapılarak ilan görüntüleme bölümünden okunabilir. Aynı sitedeki unvan sorgulama, bir unvanın hangi sicil müdürlüğünde hangi numarayla kayıtlı olduğunu gösterir. Tedarikçinin gönderdiği gazete sayfası yerine en son yetkili ve adres ilanını kendiniz bulun.

Kaynaklar: Ticaret Bakanlığı, Ticaret Sicili Sıkça Sorulan Sorular; Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi (erişim: 3 Ekim 2026).

KEP adresi

Kayıtlı elektronik posta (KEP), gönderenin kimliğini ve iletinin teslim zamanını delil olarak kayda geçiren, yasal geçerliliği olan elektronik postadır. KEP hesabı, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu'nun (BTK) listelediği hizmet sağlayıcılardan alınır. Bu sağlayıcıların alan adları "kep.tr" ile biter.

Tedarikçinin verdiği KEP adresinin alan adını BTK listesiyle karşılaştırın. Banka hesabı bildirimi ya da sözleşme değişikliği gibi önemli yazışmaları KEP üzerinden istemek, yazının kimden ve ne zaman geldiğini kayda geçirir.

Kaynaklar: BTK, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları ve KEP'e İlişkin Sıkça Sorulan Sorular (erişim: 3 Ekim 2026).

İmza yetkisi

İmza sirküleri, firma adına imza atmaya yetkili kişileri, imza örneklerini ve yetkinin nasıl kullanılacağını gösterir. Sözleşmeyi, sipariş onayını ya da banka hesap yazısını imzalayan kişinin adı sirkülerde yer almalıdır. Sirkülerde şu üç noktaya bakın:

• Yetki tek başına mı kullanılıyor, yoksa ikinci bir yetkiliyle birlikte mi?
• Yetkinin bir süre ya da konu sınırı var mı?
• Sirkülerin tarihinden sonra sicilde yeni bir yetkili ilanı yayımlanmış mı?

Bazı firmalar imza sirküleri yerine ticaret sicili müdürlüğünde verilmiş imza beyannamesini gönderir; o durumda da imzalayanın adını sicildeki son yetkili ilanıyla karşılaştırın. Satış temsilcisinin teklif göndermesi olağandır. Ama sözleşme ve banka hesap yazısı, yetkili olarak görünen ve yetkisi süren kişiden gelmelidir.

Kaynaklar: Ticaret Bakanlığı, Ticaret Sicili Sıkça Sorulan Sorular; Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğ (erişim: 3 Ekim 2026).

Senaryo şöyle işler. Tedarikçinin e-posta hesabı ele geçirilir ya da ona çok benzeyen bir adres açılır. Bu adresten "banka hesabımız değişti, ödemeyi yeni IBAN'a yapın" diye yazılır; inandırıcı olsun diye yeni bir fatura ya da antetli bir yazı da eklenebilir. Ödeme yeni hesaba gider, gerçek tedarikçi parasını alamaz ve durum ancak o zaman anlaşılır. Türkiye Bankalar Birliği bu yöntemi şirket e-postasının ele geçirilmesiyle yapılan dolandırıcılıklar arasında anlatır.

IBAN'ın doğru yazılmış olması, hesabın tedarikçiye ait olduğunu göstermez. Türkiye'de IBAN 26 karakterdir ve içindeki iki kontrol basamağı yalnız numaranın geçerli bir yapıda olduğunu sınar. Bu denetim yazım hatalarını yakalamak içindir, hesabın sahibini söylemez; dolandırıcının hesabına ait IBAN da aynı denetimden geçer.

Yeni ya da değişen her IBAN için şu dört adımı atlamadan uygulayın:

1. Talebe geldiği kanaldan cevap vermeyin. E-postadaki telefon numarasını değil, tedarikçi kaydınızda ya da önceki sözleşmede duran numarayı arayın. İlk kez çalıştığınız bir tedarikçide numarayı IBAN'ın geldiği yazıdan değil, firmanın kendi sitesi gibi ayrı bir kaynaktan alın.
2. Tanıdığınız bir yetkiliyle konuşun ve yeni IBAN'ı, bankanın adını ve hesap sahibinin unvanını ona okutun. Siz okumayın; o okusun, siz elinizdeki yazıyla karşılaştırın.
3. Hesap sahibinin adı firmanın tam unvanıyla aynı mı, bakın. Bir şirket ödemeyi bir çalışanın ya da başka bir firmanın hesabına istiyorsa ödemeyi durdurun.
4. Teyidi kayda geçirin: kimi, hangi numaradan, hangi tarihte aradığınızı yazın. Yeni IBAN'ı ödeme listenize ancak bundan sonra girin.

Talep aciliyetle geliyorsa ("bugün ödenmezse sevkiyat durur") daha da yavaşlayın; acele ettirmek bu senaryonun parçası olabilir. Para yanlış hesaba gittiyse vakit kaybetmeden bankanıza haber verin ve savcılığa suç duyurusunda bulunun. Türkiye Bankalar Birliği'nin rehberi de bu iki adımı önerir.

Kaynaklar: Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası, Uluslararası Banka Hesap Numarası Hakkında Tebliğ; Türkiye Bankalar Birliği, Dolandırıcılık Eylemleri ve Korunma Yöntemleri (erişim: 3 Ekim 2026).

Bu listeyi her yeni tedarikçi için bir kez doldurun ve tedarikçi dosyasında saklayın. Her maddenin yanına kimin kontrol ettiğini, tarihi ve sonucu yazın; yalnız "kontrol edildi" demek, sonradan bakan biri için kayıt değildir. Bu kontrolleri kayda geçirmek için tedarikçi bilgi formu Excel şablonunun "Doğrulama kontrol listesi" sayfasını kullanabilirsiniz; her maddede kaynak, kontrol eden, tarih ve sonuç sütunları hazırdır.

1. Unvan, vergi kimlik numarası ve adres; vergi levhasında, faturada ve sicil kaydında aynı.
2. Güncel mükellefiyet yazısı alındı ve Dijital Vergi Dairesi'nde doğrulandı.
3. Firma MERSİS'te ya da sicil gazetesinde bulundu; son adres ve yetkili ilanı okundu.
4. İmza sirküleri alındı; sözleşmeyi imzalayacak kişi sirkülerde ve yetkisi sürüyor.
5. KEP adresi verildiyse alan adı BTK listesindeki bir sağlayıcıya ait.
6. IBAN, banka ve hesap sahibi; bilinen telefondan, tanınan bir yetkiliyle teyit edildi.
7. Sektöre özgü belge ve sertifikalar, düzenleyen kuruluşun kayıtlarından kontrol edildi.
8. Kontrolü yapan kişi, tarih ve sonuç yazıldı; belgeler tedarikçi dosyasına eklendi.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Acsisco'da kurumsal doğrulama için tüzel kişilik bilgileri, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası alınır; vergi levhası ile ticaret sicil gazetesi incelenir, gerekirse ek belge istenebilir. Bu, sizin kontrolünüzün yerini tutmaz:

• MERSİS numarası ve KEP adresi profilde isteğe bağlıdır; Acsisco bunları doğrulamaz.
• IBAN'ın kime ait olduğunu Acsisco doğrulamaz. Deneme süresinde siparişe çevirdiğiniz teklifte, tedarikçinin kaydettiği IBAN ve hesap sahibi sipariş ekranında görünür; ödemeden önce teyit edin.
• E-posta ya da bağlantıyla davet edilen firma, kurumsal doğrulaması tamamlanmadan da yalnız o talebe teklif verebilir.
• Ödeme ve fatura sizinle tedarikçi arasındadır; Acsisco emanet hizmeti vermez ve hakem değildir. Ayrıntılar sık sorulan sorularda.

Platformu işleten şirket: Acsisco'yu kim işletir?

Bir kez yapılıp kenara konan doğrulama zamanla eskir: yetkili değişir, firma taşınır, banka hesabı değişir. Tedarikçi dosyasını hem belirli aralıklarla hem de belirli olaylarda yeniden açın.

Ne zaman yeniden kontrol edilir

• Banka hesabı, unvan, adres ya da yetkili değiştiğinde. Değişikliği imzalı yazıyla isteyin; IBAN için teyit adımlarını baştan uygulayın.
• Uzun süredir sipariş vermediğiniz bir tedarikçiyle yeniden çalışmaya başlarken.
• Tutarı ya da kapsamı öncekilerden belirgin biçimde büyük bir siparişten önce.
• Kendi belirlediğiniz dönemde (örneğin yılda bir) tekrar eden bütün tedarikçiler için. Mükellefiyet yazısını ve imza sirkülerini yenisiyle değiştirin.

Tedarikçilerinize de kuralı baştan bildirin: banka hesabı ve yetkili değişikliğini yalnız imzalı yazıyla ve tercihen KEP üzerinden kabul ettiğinizi sözleşmeye ya da sipariş koşullarına yazın. Kuralı bilen tedarikçi değişikliği doğru kanaldan bildirir; o kanaldan gelmeyen talep kendiliğinden göze batar. Doğrulamanın satın alma sürecindeki yerini kurumsal satın alma süreci rehberinde görebilirsiniz.