Tedarikçi değerlendirme formu (Excel şablonu)

Şablon, tedarikçiyle ilişkinin iki anını ayrı sayfalarda puanlar: çalışmaya başlamadan önce ve çalışırken. Üçüncü sayfa sonucu, kimden alım yapılabileceğini gösteren listeye taşır. Unvan, vergi ve banka bilgileri tedarikçi bilgi formunda toplanır; tek talebe gelen teklifleri puanlamak teklif karşılaştırma tablosunun işidir. Bu form ise teklifi değil, tedarikçiyi puanlar.

Ön değerlendirme (yeni tedarikçi)

Aday tedarikçi ilk siparişten önce beş kriterle puanlanır. Teslim kaydı henüz olmadığından puanlar numuneye, belgelere, referanslara ve teklif sürecine dayanır; kanıt sütunu bu yüzden var. Zorunlu belgeler eksikse karar hücresi puana bakmadan "Onaylanmaz" yazar.

Dönemsel performans değerlendirme

Dosyanın bu sayfası tedarikçi performans değerlendirme formudur: her satır bir tedarikçinin bir dönemidir. Kalite ve zamanında teslim, teslimat ve parti sayılarından formülle puanlanır; fiyat istikrarı, belge ve iletişim 1–5 arası elle girilir. Her satırın sonunda A, B ya da C sınıfı çıkar.

Onaylı tedarikçi listesi

Tedarikçinin hangi kategoride onaylı olduğunu, son puanını, durumunu ve sonraki gözden geçirme tarihini tutar. Sınıf performans sayfasındaki eşiklerden, sonraki tarih ise son değerlendirmeye sizin yazdığınız aralık eklenerek hesaplanır.

Form beş kriterle gelir. Kriterlerin neden seçildiği ve nasıl kanıtlandığı tedarikçi seçimi rehberinde anlatılır; burada yalnız formun puanlama biçimi var.

Örnek veri. Ağırlıklar şablondaki başlangıç değerleridir; kendi önceliklerinize göre değiştirin.

Ağırlıkları dönem başında yazın, dönem bitmeden değiştirmeyin; farklı ağırlıkla hesaplanan iki dönem kıyaslanamaz. Dosyada ağırlık ve eşikler bütün satırlara uygulanır; değiştirmeden önce Performans sayfasını kopyalayın, yoksa geçmiş dönemlerin puanı da değişir. İşinize uymayan kriteri silmek yerine ağırlığını sıfırlayın. Hizmet alımında (temizlik, taşıma, bakım) kalite oranını parti yerine denetim kayıtlarından hesaplayın.

Her kriterin 5 üzerinden puanı ağırlığıyla çarpılır, çarpımlar toplanır. Ağırlıkların toplamı %100 olduğundan sonuç da 5 üzerindendir; toplam tutmazsa kontrol hücresi uyarır.

• Ağırlıklı puan = Σ (kriter puanı × kriter ağırlığı).
• Zamanında teslim oranı = zamanında yapılan teslimat ÷ dönemdeki toplam teslimat; teslim puanı = oran × 5.
• Kalite uygunluk oranı = 1 − (uygunsuz parti ÷ teslim alınan parti); kalite puanı = oran × 5.
• Elle verilen puan: 5 beklentinin üstünde, 4 beklendiği gibi, 3 düzeltilen küçük sapma, 2 tekrarlayan sorun, 1 kabul edilemez.

Örnek hesap. Gerçek tedarikçi verisi değildir.

Tedarikçi A 4,55 ile A sınıfına girer (örnek eşik 4,00). Aynı dönemde Tedarikçi B 3,87 ile B, Tedarikçi C 2,89 ile C sınıfında kalır; önizleme üçünü yan yana gösterir.

Zamanında teslimi baştan tanımlayın

Oran, neyin zamanında sayıldığına bağlıdır. Şu üç kuralı baştan yazın ve her tedarikçiye aynı uygulayın:

• Tarih: siparişteki ya da sonradan yazılı olarak değiştirilen tarihte veya öncesinde gelen teslimat zamanındadır; telefonda verilen erteleme sayılmaz.
• Eksik miktar: eksik gelen teslimat, kalanı gelene kadar zamanında sayılmaz; parça parça sevkiyatta son partinin tarihi esastır.
• Sayım birimi: sevkiyatı mı sipariş satırını mı sayacağınızı seçip değiştirmeyin. Çok kalemli siparişte satır saymak, tek kalemin gecikmesini görünür kılar.

1. Kapsamı yazın: hangi kategorilerde yalnız listedeki tedarikçiden alım yapılacağını belirleyin. Ürün kalitesini ya da iş güvenliğini etkileyen kategorilerle başlayın.
2. Ön değerlendirmeden geçen tedarikçiyi kategori ve onay tarihiyle ekleyin. Firma bilgilerini toplamadan ve tedarikçiyi doğrulamadan listeye almayın.
3. Her performans değerlendirmesinden sonra puanı, sınıfı ve durumu güncelleyin. Durum dört değerden biridir: Onaylı, Koşullu, Askıda, Listeden çıkarıldı. Askıdaki tedarikçiye yeni sipariş verilmez; açık siparişler tamamlanır.
4. Liste dışından acil alımı istisna olarak, onaylayan ve gerekçeyle kaydedin; o tedarikçiden düzenli alım yapılacaksa önce ön değerlendirmeye alın.
5. Listeden çıkan satırı silmeyin; tarih ve gerekçe yazın. Firma yıllar sonra yeniden teklif verdiğinde geçmiş elinizde olur.

Düşük puan alan tedarikçiyle ne yapılır

Düşük puan, tedarikçiyle konuşulacak somut kayıtlar demektir. İlişkiyi bitirmeden önce:

1. Puanı düşüren kayıtları (geciken teslimatlar, iade edilen partiler) tarihleriyle tedarikçiye yazılı bildirin.
2. Sebebin ve düzeltme planının belirli bir tarihe kadar yazılı gönderilmesini isteyin.
3. Durumu Koşullu yapın ve gözden geçirme aralığını kısaltın; planın işleyip işlemediğini sonraki dönemin kayıtları gösterir.
4. Düzelme yoksa yeni siparişleri durdurun ve kategori için ikinci bir tedarikçiyi devreye alın. Yedek tedarikçi bulmanın yolları tedarikçi seçimi rehberinde.

Aynı tabloya karşı taraftan bakmak isterseniz kurumsal firmalara tedarikçi olmak rehberi, onaylı listeye girmeyi ve orada kalmayı tedarikçinin gözünden anlatır.

Dönemsel değerlendirme, kurumsal satın alma sürecinin son aşamasıdır. Herkese uyan bir sıklık yoktur; karar firmanızındır ve tedarikçinin taşıdığı riske göre verilir. Üç yaklaşım birlikte kullanılabilir:

• Takvime bağlı: her onaylı tedarikçi için sabit bir aralık (çeyrek, yarıyıl ya da yıl sonu gibi); kritik kategorilerde aralık kısalır.
• Olaya bağlı: ciddi bir kalite sorunu, art arda gecikme ya da unvan veya ortaklık değişikliği takvimi beklemeden değerlendirme gerektirir.
• Hacme bağlı: az alım yapılan tedarikçide yeterli teslimat birikmeden puan vermeyin; iki teslimata dayanan bir oran yanıltır.

Sıklığı sınıfa da bağlayabilirsiniz: A sınıfı daha seyrek, C sınıfı daha sık. Onaylı listedeki aralık sütunu bunun için var.

ISO 9001 belgelendirmesi gönüllüdür; ISO, belgenin sıkça istendiği durumlar arasında tedarikçi onay süreçlerini sayar. Kalite yönetim sisteminiz varsa değerlendirme yöntemini ve sıklığını sistemin yazılı kurallarıyla uyumlu tutun. Bu şablon standardın bir parçası değildir ve kullanmak uygunluk anlamına gelmez. ISO 9001:2015'in yerini alan güncel baskı, Eylül 2026'da yayımlanan ISO 9001:2026'dır.

Dosya dört sayfadır: ön değerlendirme, performans, onaylı liste ve "Nasıl kullanılır". Formüller Excel ve LibreOffice'te çalışır.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Deneme süresinde teklifler karşılaştırma ekranında yan yana gelir. Ekrandaki tedarikçi puanı ve önceki termin performansı, alıcıların yaptığı değerlendirmelerin 5 üzerinden ortalamasıdır; yüzde değildir. Her teklife hazır etiketler (rekabetçi fiyat, kalite, hızlı teslimat, güvenilir, iletişim) ve serbest notla iç değerlendirme yazarsınız; seçtiğiniz teklif ve tekliflere yazdığınız değerlendirme notları talep kaydında kalır.

Yine deneme süresinde seçtiğiniz teklifin sözleşmesi kapandığında tedarikçiyi ürün ya da hizmet kalitesi, teslimat performansı, iletişim, fiyat rekabetçiliği ve sözleşme uyumu başlıklarında 1–5 arası puanlayıp yorum yazarsınız. Bu puanlar firmanın profilindeki kategori puanlarına ve karşılaştırma ekranındaki ortalamalara katılır. Talepten siparişe akış teklif toplama sayfasında.