Fiyat teklifi örneği: kurumsal müşteriye teklif nasıl hazırlanır

Kurumsal müşteride teklifi yalnız satın alma değil, ihtiyacı olan birim ve finans da okuyabilir. Aşağıdaki on bilgi eksiksizse teklif, soru yazışması olmadan değerlendirilebilir.

1. Teklif kimliği: teklif numarası, teklif tarihi ve müşterinin talep numarası. Revize teklif yeni bir revizyon numarası alır.
2. Teklifi veren: firma unvanı, vergi dairesi ve numarası, adres; teklifi hazırlayan yetkilinin adı, unvanı ve iletişim bilgisi.
3. Kalemler: talepteki sırayla ve adlarla, her kalem ayrı satırda, teknik özellik ve marka-modeliyle. Muadil öneriyorsanız satıra "muadil" yazın.
4. Miktar ve birim: talepteki birimle. Koli ya da paketle satıyorsanız bir ambalajdaki adedi de yazın.
5. Birim fiyat, iskonto ve tutar: birim fiyat KDV hariç, iskonto ayrı sütunda yüzde olarak.
6. KDV ve genel toplam: her kalemin KDV oranı, toplam KDV ve KDV dahil genel toplam ayrı satırlarda.
7. Para birimi: TL ya da döviz. Dövizse hangi kurun (örneğin Merkez Bankası döviz satış kuru) ve hangi günün kurunun esas alınacağı.
8. Termin ve teslim: siparişten teslime kaç gün geçeceği, teslim yeri ve şekli, nakliyenin kimde olduğu ve fiyata dahil olup olmadığı.
9. Ödeme vadesi: başlangıcıyla birlikte, örneğin "fatura tarihinden itibaren 30 gün".
10. Geçerlilik, garanti ve ekler: teklifin geçerli olduğu son tarih, garantinin süresi ve kapsamı, fiyata dahil olmayan işler (montaj, eğitim) ve ekteki belgeler (teknik föy, sertifika).

Teklif geçerlilik süresi (opsiyon) nasıl yazılır

Geçerlilik süresi ticarette opsiyon diye de anılır: fiyatınızın ne zamana kadar sabit kaldığını söyler. Aynı sözcük bazen ödeme vadesi için de kullanılır; karışmasın diye teklifte "geçerlilik" yazın. Türk Borçlar Kanunu, kabul için süre belirleyerek öneride bulunanın bu süre bitene kadar önerisiyle bağlı olduğunu düzenler. Süre dolmadan gelen bir siparişi teklifteki fiyat ve koşullarla karşılamaya hazır olun.

Süreyi gün sayısıyla değil, tarihle yazın: "15 gün geçerlidir" ifadesi sürenin teklif tarihinden mi, teklifin alındığı günden mi başladığını açık bırakır. Süreyi alıcının onay alabileceği uzunlukta seçin; fiyatınız kura ya da hammaddeye bağlıysa kısa tutun ya da hangi kurla hesapladığınızı yazın.

KDV dahil mi, hariç mi yazılmalı

Birim fiyatları KDV hariç yazın; her kalemin KDV oranını belirtin, KDV'yi ayrı satırda toplayın, genel toplamı KDV dahil verin. Alıcı böylece karşılaştıracağı tutarı da ödeyeceği toplamı da tek sayfada görür.

Örnek hesap: şablondaki üç kalemin ara toplamı 58.032,00 TL, KDV'si 11.606,40 TL, KDV dahil genel toplamı 69.638,40 TL.

KDV oranı ürüne ve hizmete göre değişir; güncel listeyi Gelir İdaresi Başkanlığı yayımlar, doğru oranı mali müşavirinizle belirleyin. Bazı hizmet ve mal teslimlerinde, işin türüne ve alıcının durumuna göre KDV'nin bir kısmını alıcı beyan eder (KDV tevkifatı). Tevkifat KDV hariç fiyatı değil, tahsil edeceğiniz KDV'yi değiştirir; uygulanacaksa teklifte belirtin.

Alıcı teklifinizi, aynı talebe gelen öteki tekliflerle satır satır yan yana koyar. Önce teknik uygunluğa bakar; şartı karşılamayan ürün, fiyatı ne olursa olsun karşılaştırmaya girmeyebilir. Uygun tekliflerde fiyat, aşağıdaki satırlardan yalnız biridir.

Birçok alıcı bu satırlara ağırlık verip puanlar; yöntem teklif karşılaştırma rehberinde anlatılır. Acsisco'da alıcı 30 günlük deneme süresindeyse teklifleri karşılaştırma tablosunda bu satırlarla yan yana görür; süresi net yazılmayan garanti sıralanmaz.

Size gelen teklif talep formu bu satırların çoğunu zaten sorar; teklifinizi o formun sırasıyla cevaplamak aktarım hatasını azaltır.

Excel teklif formunda üstte firma, müşteri ve teklif bilgileri, ortada kalem tablosu, altta ticari koşullar ve onay yer alır. KDV her kalemin kendi oranıyla hesaplandığı için farklı oranlı ürünler aynı teklifte durabilir.

Teklifi adım adım hazırlamak

1. Talebi baştan sona okuyun; birimleri, teslim yerini, istenen belgeleri ve son teklif tarihini not edin. Belirsiz noktayı teklif vermeden sorun.
2. Maliyete ambalajı, nakliyeyi ve uzun vadenin finansman yükünü de katın.
3. Teklif numarasını, tarihini ve geçerli olduğu son tarihi yazın.
4. Kalemleri talepteki sırayla girin; birim fiyatı KDV hariç, iskontoyu ve KDV oranını kendi sütunlarına yazın.
5. Ticari koşulları boş bırakmayın; geçerli olmayan koşula "Yok" yazın; talepten ayrıldığınız noktaları ayrı satırda belirtin.
6. Formu yetkilinin adı ve unvanıyla tamamlayıp PDF olarak, ön yazıyla gönderin.

Teklif formu rakamları taşır; ön yazı, alıcının e-postayı açınca okuduğu özettir. Kısa tutun: talep, teklif numarası, genel toplam, termin, vade ve geçerlilik tarihi. Talepten ayrıldığınız her noktayı ayrı satırda yazın; formun içinde kalan sapma karşılaştırmada gözden kaçabilir, teslimde tartışmaya dönebilir.

Örnek metin. Köşeli parantezli alanları doldurun; özetteki rakamlar formdakilerle aynı olmalıdır.

Fiyat ya da koşul değiştiğinde revize teklifi yeni revizyon numarasıyla gönderin ve değişenleri ön yazıda sayın; aynı numarayla giden iki teklif, hangisinin geçerli olduğunu belirsiz bırakır.

• Toplamın yanına "KDV dahil" ya da "KDV hariç" yazmamak.
• Geçerlilik tarihi koymamak; kur değiştikten sonra eski fiyatla gelen sipariş tartışmaya döner.
• Teslim yerini yazıp nakliyenin fiyata dahil olup olmadığını belirtmemek.
• Dövizle teklif verip hangi günün kurunun uygulanacağını yazmamak.
• "30 gün vade" yazıp vadenin başlangıcını söylememek.
• Talepteki kalemleri tek satırda götürü fiyatlamak.
• Muadil ürün teklif ettiğinizi yalnız ekteki teknik föyde bırakmak.
• Teklifi son teklif tarihinden sonra göndermek; geç gelen teklif değerlendirmeye alınmayabilir.

İlk kez kurumsal bir firmaya teklif veriyorsanız, teklif öncesindeki kayıt ve belge adımları kurumsal firmalara tedarikçi olma rehberinde anlatılır.

Dosya üç sayfadır: "Fiyat teklifi", "Teklif mektubu" ve "Nasıl kullanılır". Kalem tablosunda formülleri hazır on satır var; firmanızın adını ve logosunu ekleyip kendi teklif formunuz olarak kullanabilirsiniz.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında başlayan 30 günlük denemede 3 ayrı teklif talebine ücretsiz teklif verebilirsiniz. Deneme bittikten sonra dışarıdan (e-posta ya da davet bağlantısıyla) davet edildiğiniz taleplere teklif vermeye devam edersiniz; öteki taleplere teklif verme hakkı üyelik koşullarına bağlıdır.

Aynı talepte fiyat güncellemek deneme hakkınızdan düşmez. Fiyatınızı talebe yazar, gerekiyorsa belge ya da proforma yükler, teklifinizi onaylayarak gönderirsiniz. Teklifinizi verdikten sonraki 24 saat içinde, talep kapanmadıysa geri çekebilirsiniz.

Deneme süresinde teklifiniz seçilirse tarafların iletişim bilgileri paylaşılır. Sipariş sayfasında iki taraf irsaliye ve fatura gibi belgeleri yükler, alıcı eksik, hasarlı ya da geciken ürün için sorun kaydı açabilir; sipariş iki tarafın onayıyla tamamlanır.

Güncel üyelik koşullarını sık sorulan sorular sayfasında bulabilirsiniz.