Kurumsal firmalara nasıl tedarikçi olunur: 5 adım

Bir fabrikanın, otelin ya da zincir mağazanın satın alma ekibi yeni bir tedarikçiye baktığında önce fiyatı değil riski tartar. Sipariş verdiği firma teslim edemezse hat durur, raf boş kalır, mutfak eksik malzemeyle çalışır; bunun hesabını da tedarikçiyi seçen kişi verir. Kurumsal firmalara tedarikçi olmak, bu yüzden en düşük fiyatı yazmaktan çok alıcıya "bu firmayla çalışmak güvenli" dedirtmektir.

Satın alma sorumlusunun yeni bir firma için sorduğu sorular hemen her sektörde aynıdır. Her birinin cevabı bir belgede ya da bir davranışta durur:

• Firma gerçek mi, teklifi gönderen kişi firmayı temsil etmeye yetkili mi? Vergi levhası, sicil kaydı ve imza sirküleri bu soruyu cevaplar.
• İşi taşıyabilir mi? Üretim ya da hizmet kapasitesine, ekibe ve benzer işlerden referanslara bakılır.
• Teklifi ötekilerle yan yana konabilir mi? Talepteki kalemlere, birimlere ve koşullara birebir cevap veren teklif kolay okunur.
• Söz verdiği gün teslim eder mi? İlk siparişteki termin, sonraki siparişler için ölçü olur.
• Evrakı düzenli mi? İrsaliye, fatura, test raporu ve garanti belgesi malla birlikte eksiksiz gelmelidir.
• Ulaşılabilir mi? Alıcı siparişin her aşamasında kime soracağını bilmek ister; tek muhatap ve zamanında dönüş bunu sağlar.

Bu soruların hiçbiri firmanın büyüklüğüyle ilgili değildir. Belgesi düzgün, teklifi eksiksiz ve teslimatı zamanında olan bir KOBİ, kurumsal alıcının listesine pekâlâ girebilir. Alıcıların bu soruları hangi ölçüt ve ağırlıklarla puanladığını tedarikçi seçimi rehberinde görebilirsiniz. Bu rehber yolun tamamını anlatır; Acsisco'da teklif vermenin koşullarını ise Tedarikçiler için sayfasında özetledik.

Kurumsal bir alıcıya nasıl tedarikçi olunacağının ayrıntıları firmadan firmaya değişir, ama sıra çoğunlukla aynıdır. Aşağıdaki beş adım ilk temastan onaylı listeye kadar olan yolu izler.

1. Belgeleri ve firma profilini hazırlamak

İlk temasta istenecek her şeyi önceden tek klasörde toplayın: resmi belgeler (aşağıdaki tabloda), firma tanıtımı ve banka bilgisi. Tanıtım bir iki sayfayı geçmesin. Ne ürettiğinizi ya da hangi hizmeti verdiğinizi, hangi bölgelere teslim edebildiğinizi, kapasitenizi, kalite belgelerinizi ve izin alarak paylaşabileceğiniz birkaç referansı yazın.

Ticaret unvanınızı her yerde aynı yazın. Vergi levhasındaki unvan, teklifin antetindeki unvan ve banka hesabının sahibi farklı görünürse alıcı bunu tutarsızlık sayar ve açıklama ister. Klasörü göndermeden önce şu beş noktaya bakın:

• Belgelerin düzenlenme tarihleri yakın mı?
• Unvan, adres ve vergi numarası bütün belgelerde aynı mı?
• Teklifleri imzalayacak kişi imza sirkülerinde yer alıyor mu?
• Banka hesabı firma unvanına mı açılmış?
• Satın alma ekibinin arayacağı kişinin adı, telefonu ve e-postası yazılı mı?

2. Tedarikçi kaydı ve ön yeterlilik formu

Kurumsal alıcı yeni tedarikçiyi çoğunlukla bir kayıt ya da ön yeterlilik formuyla tanır. Form firma bilgilerini, faaliyet alanını, kapasiteyi, kalite sistemini, referansları ve bazen mali bilgileri sorar. Bazı alıcılar formun ardından tesis ziyareti ya da denetim yapar. Forma ulaşma yolu alıcıya göre değişir: kurumsal sitedeki tedarikçi başvurusu sayfası, satın alma biriminin e-posta adresi ya da fuarda kurulan ilk temas olabilir.

Formda boş alan bırakmayın; size uymayan soruya "uygulanmaz" yazın. Kapasiteyi ve teslim süresini gerçekçi verin, çünkü formdaki her cevap ilk siparişte sizden beklenecek performansın ölçüsü olur. Alıcıların bu bilgileri hangi düzende topladığını tedarikçi bilgi formu şablonunda görebilirsiniz.

3. Teklif talebine ilk teklif

Kaydınız onaylandıktan sonra alıcının ilgili bir ihtiyacı doğduğunda ilk teklif talebi gelir. Talebi sonuna kadar okuyun; kalemleri, birimleri, teslim yerini, ödeme koşulunu ve son teklif tarihini not edin. Belirsiz bir nokta varsa son güne bırakmadan yazılı sorun. Teklifi talepteki sırayla ve talepteki birimlerle hazırlayın; alıcının tablosuna çevirmeden geçen teklif ilk okumada anlaşılır.

Teklif talebinin alıcının satın alma sürecinde hangi aşamada açıldığını kurumsal satın alma süreci rehberinde, talebi nasıl kurduğunu RFQ nedir rehberinde, gelen teklifleri nasıl yan yana koyduğunu teklif karşılaştırma rehberinde okuyabilirsiniz.

4. Numune ve deneme siparişi

Ürün alımlarında alıcı çoğu zaman önce numune, ardından küçük bir deneme siparişi ister. Baktığı şey yalnız ürün değil, çalışma biçiminizdir: numunenin zamanında gelmesi, etiketinin ve belgesinin düzgün olması, deneme siparişinin söz verilen gün teslim edilmesi. Hizmet alımlarında numunenin yerini kısa bir deneme dönemi ya da tek bir iş alır; aşağıdaki kurallar orada da geçerlidir.

• Numuneyi seri üretimde kullanacağınız malzeme ve yöntemle hazırlayın. Onaylanan numune, sonraki her teslimatın karşılaştırılacağı referanstır.
• Numunenin üzerine ürün kodunu, parti numarasını ve tarihi yazın; teknik föyünü yanına ekleyin.
• Numune bedelini ve kargo masrafını kimin karşılayacağını baştan yazılı netleştirin.
• Numune onayını yazılı isteyin. Onay e-postası ya da imzalı numune formu, ileride "istenen ürün bu değildi" denirse dayanağınızdır.
• Deneme siparişini en büyük siparişiniz gibi ele alın: tarih, ambalaj, irsaliye ve fatura eksiksiz olsun.

5. Onaylı tedarikçi listesinde kalmak

Deneme siparişi sorunsuz geçen firma alıcının onaylı listesine alınır. Bu liste kalıcı bir unvan değildir: alıcı listeyi belirli aralıklarla gözden geçirir, tedarikçileri teslim ve kalite sonuçlarına göre sınıflandırır, gerekirse listeden çıkarır. Listede kalmanın yolu küçük ama düzenli alışkanlıklardır:

• Gecikeceğinizi öğrendiğiniz gün alıcıya yazın ve yeni tarihi verin. Önceden haber verilen gecikme, habersiz gecikmeden çok daha az iz bırakır.
• Uygunsuzluk çıkarsa sebebini ve tekrarlanmaması için aldığınız önlemi yazılı bildirin; bu yazıya düzeltici faaliyet denir.
• Adres, yetkili, unvan ya da banka hesabı değiştiğinde alıcıyı resmi yazıyla bilgilendirin. Banka değişikliğinde alıcının ek teyit istemesi olağandır; telefonla doğrulamasına yardımcı olun.
• Süresi dolan belgeleri istenmeden yenileyin.
• Dönem sonunda değerlendirme sonucunuzu isteyin; düşük kalan ölçüt için ne yapacağınızı yazın.

İstenen belgeler alıcıya ve sektöre göre değişir. Aşağıdaki tablo tedarikçi kaydında sık karşılaşılan belgeleri, alıcının her biriyle neyi kontrol ettiğini ve belgeyi nereden alacağınızı gösterir.

Belgelerin tarihine dikkat edin. Borç durumu yazıları yalnız düzenlendikleri günün durumunu yansıtır; bu yüzden alıcılar yakın tarihli olanı ister. Her başvuruda yenisini almak, eski belge yüzünden dosyanın geri dönmesinden iyidir.

Alıcının sahasında çalışacaksanız (montaj, bakım, temizlik gibi işler) çalışanlarınızın sigorta girişlerine ve iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerine ait belgeler de istenebilir. Çalışanların eğitimi ve aynı çalışma alanını paylaşan işverenlerin iş birliği İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'nda düzenlenir. Alıcının çalışan ya da müşteri bilgilerine erişeceğiniz işlerde alıcı, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'ndaki veri güvenliği yükümlülüğünü sizinle birlikte taşıdığı için bir gizlilik taahhüdü ya da veri işleme sözleşmesi imzalamanızı isteyebilir.

Alıcı bu belgeleri resmi sorgularla karşılaştırır; hangi kontrolleri yaptığını tedarikçi doğrulama rehberinde bulabilirsiniz. Bilgilerinizi alıcının beklediği düzende sunmak için tedarikçi bilgi formunu kendi firmanız için doldurup başvuru klasörüne koyabilirsiniz.

İlk teklif, alıcının sizi gerçek bir işte ilk kez gördüğü belgedir. Aşağıdaki hatalar fiyatınız uygun olsa bile teklifin karşılaştırmada geride kalmasına yol açar.

Teklifin hangi satırlardan oluşması gerektiğini indirilebilir şablonuyla birlikte fiyat teklifi örneği sayfasında görebilirsiniz.

Onaylı listeye girdikten sonra alıcı sizi dönemsel olarak değerlendirir. Ölçütler ve ağırlıklar firmadan firmaya değişir, ama değerlendirmelerin çoğu aşağıdaki başlıklardan kurulur. Alıcının kullandığı forma bir örnek görmek için tedarikçi değerlendirme formuna bakabilirsiniz.

Örnek hesap (gerçek veri değildir): Bir çeyrekte 20 teslimat yaptınız ve 18'i söz verilen tarihte ulaştı. Zamanında teslim oranınız 18 / 20 = %90 olur. Aynı oranı kendi kayıtlarınızdan hesaplarsanız alıcının değerlendirme toplantısına rakamla gidersiniz.

Değerlendirme sonucu çoğu zaman bir sınıfa dönüşür: sorunsuz çalışılan, yakından izlenen ya da yerine aday aranan tedarikçi gibi. Yakın izlemeye alınan firmadan genellikle tarihli bir iyileştirme planı beklenir: sorunun sebebi, alınan önlem ve düzelmenin hangi ölçütle, hangi dönemde gösterileceği.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında başlayan 30 günlük denemede 3 ayrı teklif talebine ücretsiz teklif verebilirsiniz. Deneme bittikten sonra dışarıdan (e-posta ya da davet bağlantısıyla) davet edildiğiniz taleplere teklif vermeye devam edersiniz; öteki taleplere teklif verme hakkı üyelik koşullarına bağlıdır.

Aynı talepte fiyat güncellemek ve dışarıdan davet edildiğiniz talebe teklif vermek bu üç hakka sayılmaz. Kayıt ücretsizdir; doğrulamada unvan, vergi dairesi ve VKN'niz kontrol edilir, vergi levhanız ve ticaret sicil gazeteniz incelenir; gerekirse ek belge istenir.

Teklifi talebin içinde yazar, gerekirse belge ya da proforma eklersiniz; talep önce kapanmazsa 24 saat içinde geri çekebilirsiniz. Seçildiğinizde iletişim bilgileri paylaşılır ve sipariş süreci başlar.

Güncel üyelik koşullarını sık sorulan sorular sayfasında bulabilirsiniz.