Satın alma talep formu (Excel şablonu)

Satın alma çoğu zaman bir telefon ya da kısa bir mesajla başlar: "Bize şundan lazım." Talep yazılı olmadığında miktar, teknik özellik ve ihtiyaç tarihi sonradan tartışılır; bütçe dışı alımlar fark edilmez. Satın alma talep formu ihtiyacı başta netleştirir ve kimin neyi onayladığını kayıt altına alır.

Form şirket içinde kalır ve bir sözleşme değildir; ihtiyacın varlığını ve bütçesini belgeleyen bir iç onaydır. Tedarikçiye gönderilen belge teklif talep formudur; siparişi ise onaylanan tekliften sonra verirsiniz. Üç belgenin farkı:

Satın alma talep formu, bir alımın bütçe ya da yönetici onayı gerektirdiği her durumda kullanılır. Küçük firmalarda çoğu zaman yalnız belli bir tutarın üzerindeki alımlar için istenir; tutar sınırını şirketiniz belirler.

• Tekrar eden sarf ve bakım malzemeleri: stok asgari seviyenin altına düştüğünde.
• Yeni ekipman ya da yatırım niteliğindeki alımlar: gerekçe ve bütçe onayı şart olduğunda.
• Hizmet alımları: bakım, taşıma, danışmanlık gibi işlerde kapsamı yazılı hâle getirmek için.
• Projeye bağlı alımlar: masraf yerini ya da proje kodunu kayda geçirmek için.

• Talep bilgileri: talep numarası ve tarihi, talep eden birim ve kişi, ihtiyaç tarihi, masraf yeri ya da proje, öncelik ve teslim yeri.
• Kalemler: malzeme ya da hizmet, teknik özellik ya da marka tercihi, birim, miktar, tahmini birim fiyat, tahmini tutar ve gerekçe.
• Tahmini toplam: KDV hariç, formülle hesaplanır (örnekte 18.300,00 TL).
• Onaylar: talep eden, birim yöneticisi, bütçe ya da finans ve satın alma; her biri için ad, tarih ve onay.

1. Üst bölümü doldurun. İhtiyaç tarihini gerçekçi yazın; tedarikçiden teklif almak, onay almak ve teslim süresi için zaman bırakın. Masraf yeri ya da proje kodunu boş bırakmayın; bütçe takibi bu alandan yapılır.
2. Her malzeme ya da hizmeti ayrı satıra yazın. Teknik özelliği ve kabul ettiğiniz muadilleri belirtin.
3. Tahmini birim fiyatı biliyorsanız girin; tutar ve toplam kendiliğinden hesaplanır. Bilmiyorsanız boş bırakın.
4. Gerekçe sütununu boş bırakmayın; onay veren kişi talebi en çok bu sütuna bakarak değerlendirir.
5. Onayları sırayla alın. Onaylanan talep, teklif süreci için satın almaya geçer.

Küçük bir firmada tek onay yeterli olabilir; büyüdükçe tutara göre onay basamakları eklenir. Basamakları şirketinizin kendi tutar sınırlarına göre belirleyin ve formun başına yazın. Önemli olan, herkesin hangi talebin kimden onay alacağını önceden bilmesidir. Onay bekleyen talepleri tek bir listede tutmak, hangi talebin kimin masasında beklediğini görmenin en kolay yoludur.

• Birim yöneticisi ihtiyacın gerçek olduğunu onaylar.
• Bütçe ya da finans tutarın bütçede karşılığı olduğunu onaylar.
• Satın alma talebi kayda alır ve teklif sürecini başlatır.

• "Acil" önceliğini her talepte kullanmak; gerçekten acil olan talep ayırt edilemez hâle gelir.
• Teknik özelliği yazmamak ya da yalnız marka yazmak; muadil teklif alma imkânı kaybolur.
• Gerekçeyi boş bırakmak; onay veren kişi talebi değerlendiremez.
• Tahmini tutarı teklif sanmak. Form bütçe tahminidir; tedarikçiye gönderilmez.
• Onaylanmadan tedarikçiyle görüşmeye başlamak.

İyi yazılmış bir talep, satın alma sorumlusunun talep edene geri dönmeden teklif sürecini başlatabilmesidir. Bunun için üç soruya cevap vermesi yeterlidir: tam olarak ne gerekiyor, ne zaman ve nereye teslim edilmeli, neden gerekiyor. Teknik özellik yazılırken ölçü, malzeme ve standart belirtilir; marka zorunluysa gerekçesi eklenir, değilse muadil kabul edildiği yazılır.

Dosya iki sayfadır: "Talep formu" ve "Nasıl kullanılır". Yazdırılabilir biçimdedir; yatay A4 sayfaya sığar.

Onaylanan ihtiyacı Acsisco'da doğrudan teklif talebine çevirip tedarikçilere gönderebilirsiniz. Teklifler talebin altında toplanır; seçtiğiniz teklif ve tekliflere yazdığınız değerlendirme notları talep kaydında kalır. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.