Satın alma sipariş formu (Excel şablonu)

İki form aynı alımın iki ucundadır. Satın alma talep formu şirket içinde kalır ve bir birimin ihtiyacını tahmini tutarıyla onaya taşır. Sipariş formu tedarikçi seçildikten sonra hazırlanır ve seçilen tedarikçiye gider.

Şablondaki sipariş formu örneği bu geçişi gösterir: talep formu şablonunda KDV hariç tahmini toplamı 18.300,00 TL olan ihtiyaç, seçilen teklifle 17.513,00 TL ara toplamlı bir siparişe dönüşür. Aradaki fark, tahmin ile teklif arasındaki farktır.

Örnek hesap. Gerçek teklif verisi değildir.

İki formun arasındaki belgeler teklif talep formu ve teklif karşılaştırma tablosudur; sipariş formu, tabloda seçilen teklifin satırlarıyla doldurulur. Bazı firmalar iç istek için de "malzeme sipariş formu" der. Ada değil, formun kime gittiğine bakın: şirkette kalıyorsa talep, tedarikçiye gidiyorsa sipariş formudur.

Tedarikçi siparişi okuyup soru sormadan hazırlığa başlayabilmelidir. Şablondaki alanlar bu yüzden beş grupta toplanır:

• Sipariş: numara ve tarih, bağlı olduğu iç talep, seçilen teklifin numarası ve tarihi, para birimi.
• Taraflar: alıcının fatura unvanı, vergi dairesi, VKN ve adresi; tedarikçinin unvanı, VKN'si ve yetkilisi.
• Kalemler: açıklama, kod, birim, miktar, KDV hariç birim fiyat, iskonto ve KDV oranı; toplamlar formülle hesaplanır.
• Teslim ve ödeme: adres, termin, nakliyenin kimde olduğu, istenen belgeler, kısmi teslim kabulü, vade, fatura talimatı ve siparişin ekleri.
• Onay ve teyit: hazırlayan, onaylayan ve tedarikçinin dolduracağı teyit bölümü.

Doldururken dikkat edilecekler

• Açıklamayı ve birimi teklifteki gibi yazın; teklif koli üzerinden geldiyse siparişi adetle yazmayın.
• Termini tarihle verin; "siparişten itibaren … gün" ifadesi, siparişin alındığı güne göre kayar.
• Vadenin neyden başladığını yazın: fatura tarihi mi, teslim tarihi mi?
• Fatura talimatına sipariş numaranızı ekleyin. e-Faturada sipariş numarası için bir alan vardır ama doldurulması zorunlu değildir; istemezseniz boş gelebilir.
• Siparişi teklifin geçerlilik tarihi dolmadan gönderin; dolduysa önce fiyatı yeniden teyit ettirin.

Gönderilen sipariş, okunmuş sipariş değildir. Teyit, tedarikçinin kalemleri, fiyatı ve termini sizin yazdığınız gibi anladığını kayda geçirir:

1. Formu PDF olarak teklifi veren yetkiliye kabul e-postasının ekinde gönderin. E-postaya yazdığınız kalem özeti formla birebir aynı olsun; iki metin çelişirse tedarikçi hangisine uyacağını bilemez.
2. Teyit bölümünün imzalı ya da kaşeli geri gelmesini isteyin. Cevap gecikirse tedarikçi e-posta şablonlarındaki sipariş teyidi metnini kullanın.
3. Teyitte termin, miktar ya da fiyat değiştiyse bunu kendiliğinden kabul etmeyin. Değişikliği kabul ediyorsanız siparişin revizyonunu çıkarıp onu da teyit ettirin.
4. Teyit gelmeden termini planınıza kesin tarih olarak yazmayın.

Bu sayfa hukuki görüş değildir. Tekrarlayan alımda ya da hizmet alımında koşulları her siparişte yeniden yazmak yerine bir tedarik sözleşmesinde toplayabilirsiniz.

Teslimden sonra elinizde üç belge olur: ne istediğinizi söyleyen sipariş, ne geldiğini gösteren irsaliye ve teslim kaydı, ne ödeyeceğinizi söyleyen fatura. Ödemeden önce üçünün tuttuğuna bakmaya üçlü kontrol ya da üçlü eşleştirme denir.

Sipariş numarası eşleştirmeyi kolaylaştırır; e-İrsaliyede de sipariş numarası ve tarihi için alan vardır. Tedarikçiden irsaliyeyi ve faturayı bu numarayla düzenlemesini isteyin.

Kısmi teslimi kabul edip etmediğinizi siparişte baştan yazın; formdaki "Kısmi teslim kabul edilir mi?" satırı bunun içindir. "Hayır" derseniz tedarikçiden siparişi tamamlayıp tek seferde göndermesini istemiş olursunuz; "Evet" derseniz her parti kendi irsaliyesiyle gelir.

Dosyanın teslim kaydı sayfasına her kalem için üç teslime kadar gelen miktarı yazarsınız; kalan miktar ve durum (Tamam, Kısmi, Bekliyor, Fazla teslim) kendiliğinden hesaplanır. Örnek veride Hidrolik yağ ISO VG 46 siparişi 6 teneke, ilk teslimde gelen 4 teneke; satır "Kısmi" görünür ve 2 teneke açık kalır.

Eksik teslimatta adım adım

1. Gelen malı sayın; irsaliyedeki değil saydığınız miktarı esas alın. Farkı teslim belgesine yazıp teslim edenle birlikte imzalayın.
2. Eksiği aynı gün tedarikçiye yazılı bildirin. Kalanı artık istemiyorsanız bunu da yazın ve teslim kaydına not düşün.
3. Faturayı teslim alınan miktarla karşılaştırın; gelmeyen miktarın faturasını fark netleşmeden ödemeye göndermeyin.

Mal e-İrsaliyeyle geldiyse

Tedarikçi e-İrsaliye düzenliyor ve siz de uygulamaya kayıtlıysanız, eksik teslimde isterseniz "kısmi kabul" yanıtıyla fiilen aldığınız miktarı satıcıya bildirebilirsiniz. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'na göre kılavuzdaki süre içinde yanıt verilmezse malın tamamının teslim alındığı kabul edilir; o zaman aldığınız miktarı teslim tutanağı gibi belgelerle kanıtlamanız ve bu belgeleri saklamanız gerekir.

Dosya üç sayfadır: tedarikçiye giden "Sipariş formu", şirket içinde kalan "Teslim kaydı" ve "Nasıl kullanılır". Teslim kaydı kalemleri ve miktarları sipariş formundan formülle alır. Sayfalar yatay A4 genişliğine ayarlıdır.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Deneme süresinde gelen teklifleri talebin altında karşılaştırıp birini seçtiğinizde seçim sistemde ilan edilir ve iki firmanın iletişim bilgileri paylaşılır. Nakliyenin kimde olacağını talebi açarken teklif koşullarında siz belirlersiniz. Sipariş sayfasında iki taraf irsaliye ve fatura gibi belgeleri yükler, alıcı eksik, hasarlı ya da geciken ürün için sorun kaydı açabilir; sipariş iki tarafın onayıyla tamamlanır.

Bu şablonla hazırladığınız formun PDF'ini de sipariş belgeleri arasına ekleyebilirsiniz. Ödeme ve ticari fatura sizinle tedarikçi arasındadır; Acsisco ödemeye aracılık etmez.