Tedarikçiye 6 e-posta şablonu: teklif istemeden sipariş onayına

Altı şablon, kurumsal satın alma sürecinde teklif istemekten sipariş teyidine kadar yazılan e-postaları karşılar; talebin içeriğini RFQ nedir rehberi anlatır. İyi bir teklif isteme e-postası, tedarikçinin soru sormadan fiyat çıkarabileceği bilgiyi şu parçalarda taşır:

• Konu satırı: talep numarası, istenen ürün ya da hizmet ve son gün. Yanıtlar aynı başlık altında birikir, aramada bulunur.
• Kime: teklifi hazırlayacak kişi. Her tedarikçiye ayrı e-posta gönderin; toplu gönderecekseniz adresleri Gizli (BCC) alanına yazın ki tedarikçiler birbirini görmesin.
• İhtiyaç: kalem, miktar, birim, teknik özellik ve muadil kabulü. Uzun listeyi gövdeye yazmayın, teklif talep formuna döküp ekleyin.
• Teslim ve ödeme: adres, en geç teslim tarihi, nakliyenin kimde olduğu, ödeme koşulu.
• Teklifte istenenler: KDV hariç fiyat, para birimi, termin, geçerlilik süresi, belgeler. Sorulmayan bilgi her teklifte başka biçimde gelir.
• Son teklif tarihi: gün, ay, yıl ve saat. "En kısa sürede" bir tarih değildir; herkes kendi takvimine göre okur.
• İmza: ad, görev, telefon ve firmanın tam unvanı.

Bu fiyat teklifi alma mail örneğini bir form gibi doldurun: köşeli parantezli alan kalmayınca bütün tedarikçilere aynı gün gönderin.

Teklif için ne kadar süre verilmeli?

Herkese uyan bir gün sayısı yoktur; süreyi tedarikçinin yapacağı iş belirler. Stoktan satılan standart ürünün fiyatı hemen çıkar. Tedarikçi kendi tedarikçisinden fiyat alacak, çizime göre maliyet hesaplayacak ya da yerinde keşif yapacaksa süre uzar. Son günü bir iş gününün mesai saatine koyun, bayram arifesine denk getirmeyin. Şablondaki katılım teyidi tarihi, kaç teklif geleceğini son günden önce gösterir.

Teklif hatırlatma mailini ilk e-postayı yanıtlayarak gönderin; talebin ayrıntıları alıntı olarak altta kalır. Tek hatırlatma yeter; tedarikçiye hazırlanma payı bırakan bir gün seçin. Kaç teklif geldiğini ya da fiyat düzeyini yazmayın: tedarikçi fiyatını ihtiyacınıza göre değil, ötekilere göre ayarlar.

Son gün geçtiyse

Bir tedarikçiye ek süre tanıyacaksanız aynı süreyi teklif istediğiniz bütün firmalara yazın; zamanında teklif veren de bu sürede fiyatını güncelleyebilir. Ek süre yoksa geç gelen teklifi değerlendirmeye almadığınızı açıkça bildirin.

Eksik bir teklif geldiğinde bütün soruları tek e-postada, numaralı sorun; parça parça yazışmada güncel cevap kaybolur. Yanıtı teklifte olan soruları şablondan silin. Cevabı unvan, tarih, teklif numarası ve geçerlilik süresi taşıyan güncel bir teklif belgesi olarak isteyin; böyle bir belgeyi fiyat teklifi örneği sayfası gösterir.

Teklifleri karşılaştırıp karar verdikten sonra seçilen tedarikçiye yazın. Teklif kabul maili onun için işe başlama talimatıdır. Kalemleri birden fazla tedarikçiye böldüyseniz yalnız bu tedarikçiye verdiklerinizi yazın. Sipariş formu kullanmıyorsanız "Sipariş formumuz ektedir" cümlesini silin; o zaman siparişin yazılı kaydı bu e-postadır.

Teklif veren her firmaya sonucu yazın; cevapsız kalan tedarikçi sonraki talebinize daha az özen gösterir. Ret e-postasını seçtiğiniz tedarikçi siparişi teyit edince gönderin; seçilen firma vazgeçerse sıradaki teklife dönebilirsiniz. Gerekçe paylaşmayacaksanız ikinci paragrafı silin; paylaşacaksanız ölçütü söyleyin, başka firmanın fiyatını vermeyin.

Sipariş onay maili tedarikçiden beklenir: siparişin teklifle aynı olduğunu, sevk ve varış tarihini ve varsa kısmi sevkiyat planını yazar. Kabul e-postanız yanıtsız kaldıysa onu bu metinle isteyin. Yazılı teyit, siparişin tedarikçiye ulaştığını ve iki tarafın aynı koşulları okuduğunu kayda geçirir. Dönen teyidi sipariş formunuzla kalem kalem karşılaştırın.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Deneme süresinde ilk e-postayı her tedarikçiye ayrı yazmazsınız. Teklif talebini bir kez açar, çalıştığınız firmaları e-posta adresleriyle ya da talebe özel davet bağlantısıyla çağırırsınız; e-posta davetleri talep Acsisco'nun kontrolünden geçince gider. Dışarıdan davet ettiğiniz tedarikçi bu talebe paket almadan teklif verebilir. Yanıtlar gelen kutunuza değil talebin altına düşer. Karşılaştırma ekranında fiyat, nakliye, termin, teklif geçerliliği ve garanti, talepte belge istediyseniz belge eksiksizliği de satır satır yan yana durur; her satırda en uygun değer vurgulanır. Seçim yaptığınızda tarafların iletişim bilgileri paylaşılır. Akışın tamamı teklif toplama sayfasında.