Tedarikçi seçimi nasıl yapılır: bulmaktan kısa listeye

Bu rehber, firmalar arası alımlarda tedarikçi seçiminin nasıl yapıldığını anlatır. Söz konusu olan üretim için hammadde, bakım için yedek parça, ambalaj, sarf malzemesi ya da düzenli bir hizmettir. İnternette satmak için ürün kaynağı aramak başka bir iştir. Burada aranan, işinizi aksatmadan aynı kaliteyi tekrar tekrar teslim edebilecek firmadır.

Teklif karşılaştırması yalnız teklif istediğiniz firmalar arasında yapılır. Listeye zayıf adaylar girdiyse tablonun en üstteki satırı da zayıf bir seçenektir. İyi bir aday hiç sorulmadıysa hiçbir hesap onu tabloya getirmez. Bu yüzden seçim, teklif talebinden önce verilen ayrı bir karardır: kime sorulacağını belirler. Karşılaştırma ise gelen cevapları tartar.

Gelen tekliflerin nasıl tartılacağını teklif karşılaştırma rehberinde anlattık. Bu sayfa ondan önceki adımı, adayları bulup kısa listeye indirmeyi ele alır. Kurumsal satın alma sürecinde seçim, ihtiyacın yazılıp onaylanmasıyla teklif talebinin gönderilmesi arasında yer alır.

Yeni tedarikçi nasıl bulunur sorusunun cevabı aramaya başlamadan verilir: önce aradığınız firmanın profilini yazın. Profilde ürün ya da hizmetin tanımı, sipariş başına ve yıllık miktar, teslim yeri, istenen belgeler ve kabul edebileceğiniz ödeme koşulu yer alır. Profil yazılı olunca her kaynaktan gelen adayı aynı süzgeçten geçirirsiniz ve uzun liste gereksiz yere şişmez.

Mevcut ağ ve referanslar

İlk kaynak çoğu zaman elinizin altındadır. Bugün başka bir kalemi aldığınız tedarikçi yakın bir kategoride de üretim yapıyor olabilir. Mevcut tedarikçinize hammaddesini kimden aldığını sormak sizi bir üst halkadaki üreticiye götürür. Muhasebedeki eski faturalar, bir dönem çalışıp unuttuğunuz firmaları gösterir. Rakibiniz olmayan komşu firmaların satın almacıları da kimle sorunsuz çalıştıklarını anlatabilir.

Referans bir başlangıçtır, kanıt değildir. Referans veren firmaya iki somut soru sorun: siparişler söz verilen tarihte geldi mi ve bir sorun çıktığında tedarikçi nasıl davrandı?

Sektör dernekleri, fuarlar, odalar

Fuarlarda tek günde çok sayıda üreticiyle yüz yüze görüşürsünüz. Katılımcı listesini fuardan önce inceleyip yalnız profilinize uyan standları ziyaret ederseniz gün dağılmaz; her standda aynı soruları sorup cevapları aynı tabloya not edin. Sektör derneğinin üye listesi yayımlanmıyorsa dernekten aradığınız ürün için üye önermesini isteyebilirsiniz. Bölgenizdeki ticaret ve sanayi odasına ya da organize sanayi bölgesi yönetimine de o üründe çalışan üyeleri sorabilirsiniz; yakın tedarikçi, nakliyeyi ve acil teslimi kolaylaştırır.

Dijital tedarikçi ağları ve davet bağlantısı

Firmalar arası satın alma platformları tedarikçileri sektöre ve kategoriye göre listeler. Bir platformu kaynak olarak kullanmadan önce üç şeye bakın: firmaların neyinin doğrulandığı (yalnız kimlik ve vergi kaydı mı, belgeler de mi), geçmiş alımlara dayanan değerlendirmelerin görünüp görünmediği ve kendi tedarikçilerinizi aynı talebe çağırıp çağıramayacağınız.

Son madde sanıldığından önemlidir. E-posta daveti ya da davet bağlantısı, platformda olmayan mevcut tedarikçinizi yeni adaylarla aynı talebe getirir; eski ve yeni firma aynı soruya aynı biçimde cevap verir. Acsisco'nun sektörlere göre tedarikçi ağı da bu kaynaklardan biridir; ağdaki firmaları talebinize doğrudan çağırmak 30 günlük deneme süresinde açıktır.

Ön yeterlilik, teklif istemeden önce adayın bu işi yapabilecek durumda olup olmadığını kontrol etmektir. Amaç puan vermek değil elemektir: her sorunun kabul edebileceğiniz cevabı baştan yazılır ve kabul edilemeyen tek bir cevap adayı listeden çıkarır. Puanlamaya yalnız işi gerçekten yapabilecek firmalar kalır; teklif talebi de cevap veremeyecek firmalarla vakit kaybetmez.

• Firma gerçekten var mı; unvanı, adresi ve vergi kaydı belgeleriyle tutarlı mı?
• Ürünü kendisi mi üretiyor, yetkili satıcı mı, yoksa aracı mı? Aracıysa üretici kim?
• İstediğiniz miktarı istediğiniz sıklıkta karşılayacak kapasitesi var mı?
• Teslim bölgenize hizmet veriyor mu, nakliyeyi kim üstleniyor?
• Ürün grubunuzun gerektirdiği uygunluk ve kalite belgelerini sunabiliyor mu?
• Ödeme koşulunuzu kabul ediyor mu, yoksa avansı şart mı koşuyor?

Ön yeterlilikte istenen belgeler iki gruba ayrılır:

• Kimlik ve yetki: vergi levhası, ticaret sicil gazetesi ilanları, imza sirküleri. Bunların resmi kayıtlarla nasıl eşleştirileceği tedarikçi doğrulama rehberinde anlatılır.
• Yeterlilik: üretici adaylar için odanın düzenlediği kapasite raporu, kalite yönetim sistemi belgesi (ör. TS EN ISO 9001), ürünün teknik föyü ve test raporları, iletişim bilgileriyle birlikte güncel referans listesi.

Kapasite raporu firmanın yıllık üretim kapasitesini, makine parkını, kullandığı hammaddeleri, sermaye ve istihdam bilgilerini gösterir; raporun geçerlilik tarihine bakın. Kalite belgesinde kapsam satırını okuyun: belge sizin alacağınız ürünü ya da hizmeti kapsamıyorsa kanıt sayılmaz.

Belgelerin tam olması firmanın kim olduğunu ve neyi yapabileceğini gösterir; işi iyi yapacağını göstermez. Performansı numune, deneme siparişi ve referans görüşmesi ortaya koyar. Bilgileri her adaydan aynı biçimde toplamak için tedarikçi bilgi formunu, kısa listeye aynı soruyu sormak için teklif talep formunu kullanabilirsiniz.

Bu kriterler firmayı ölçer, tek bir teklifi değil. Fiyat burada birim fiyat olarak değil, ilişkinin toplam maliyeti olarak girer. Alımınızı gerçekten etkileyen kriterleri seçin; her kalemde tablonun tamamını kullanmak, önemli olanı önemsizin arasında eritir.

Aynı liste, çalışmaya başladıktan sonra tedarikçi değerlendirme kriterleri olarak da işe yarar. Seçimde "nasıl ölçülür" sütununa yazdığınız yöntem, dönemsel değerlendirmede neyin ölçüleceğini baştan belirler. Kriterleri her dönem değiştirirseniz dönemler birbiriyle karşılaştırılamaz.

Her kriter aynı önemde değildir. Üretimi durdurabilecek bir parçada kalite ve teslim güvenilirliği öne çıkar; sık alınan, riski düşük bir sarf malzemesinde ise toplam maliyet ve sipariş kolaylığı. Ağırlıkları toplamı 100 olacak biçimde, adayları puanlamaya başlamadan dağıtın ve tarihiyle yazın; adaylar belli olduktan sonra kaydırılan ağırlık kriteri değil beğeniyi ölçer. Kriter sayısı çok ve görüşler farklıysa Analitik Hiyerarşi Süreci (AHP) kriterleri ikişer ikişer karşılaştırarak ağırlıkları hesaplar; küçük bir ekipte yüzde dağılımı çoğu zaman yeter. Ağırlıklı puanın hesabı tedarikçi değerlendirme formunda hazır formüllerle durur; gelen tekliflerin puanlanması ise teklif karşılaştırma rehberinin konusudur.

İki durumu ayırın. Bazı kalemlerde piyasada gerçekten tek üretici vardır; buna tek kaynak denir ve burada seçme imkânı yoktur, risk başka yollarla yönetilir. Daha yaygın olanı alışkanlıktır: başka üretici olduğu hâlde yıllardır aynı firmadan alınır. İkincisi fark edilmeyen riskler taşır.

• Arz kesintisi: tedarikçinin tesisindeki bir arıza ya da kapasitesini başka bir müşteriye ayırması sizin işinizi de durdurur.
• Fiyat: alternatifi olmayan alıcının pazarlık dayanağı zayıftır ve fiyatın piyasada nerede durduğunu bilmez.
• Özen: rekabet hissetmeyen tedarikçinin dikkati zamanla gevşeyebilir.
• Bilgi: çizim, reçete ya da kalıp tedarikçideyse başka bir firmaya geçiş uzun ve pahalı olur.

Önlem, alternatif tedarikçi bulma işini kriz gelmeden bitirmektir. Kritik kalemlerde en az bir yedek firmayı ön yeterlilikten ve numune onayından geçirin, küçük ama düzenli siparişlerle ilişkiyi canlı tutun. Kalıp, çizim ve teknik şartnamenin size ait olduğunu yazılı hâle getirin. Piyasada gerçekten tek üretici varsa yedek firma yerine güvenlik stoku ve uzun süreli bir anlaşma düşünün.

Bir kalemin ne kadar kritik olduğunu anlamak için

• Bu kalem gelmezse hangi iş durur ve ne kadar idare edebilirsiniz?
• Aynı ürünü başka kim üretebilir; o firmayı hiç denediniz mi?
• Teknik bilgi, kalıp ve çizim kimde?
• Siz bu tedarikçiyi kaybetseniz ne kadar etkilenirsiniz, o sizi kaybetse ne kadar?

Bir seçim, aylar sonra başka biri sorduğunda aynı gerekçeyle anlatılabiliyorsa savunulabilir. Bunun için kararın kendisi kadar ona giden yol da yazılır:

• Uzun liste ve her adayın nereden bulunduğu.
• Ön yeterlilikte elenen adaylar ve hangi soruda elendikleri.
• Kriterler ve ağırlıklar; kimin belirlediği ve tarihi.
• Her adayın puanı ve puanın dayandığı kanıt: belge, numune sonucu, referans notu.
• Kısa listeye kimin karar verdiği; adaylardan biriyle kişisel ya da ticari bağı olan varsa bunun beyanı.
• Seçilmeyen adaylara ne bildirildiği.

Elenme gerekçesi yazılıysa o firma bir sonraki dönemde yeniden teklif vermek istediğinde neyin değiştiğini sorabilirsiniz. Kayıt kişinin değil şirketin dosyasında durmalıdır; satın almayı yürüten kişi ayrıldığında tedarikçi bilgisi onunla gitmez.

Acsisco'da gerekçenin yeri teklifin üzerindeki değerlendirme notudur: serbest metin ve hazır etiketler (ör. rekabetçi fiyat, kalite, hızlı teslimat). Not iç değerlendirme içindir ve seçim penceresinde ayrı bir gerekçe alanı yoktur; gerekçeyi seçimden önce nota yazın. 30 günlük deneme süresinde seçtiğiniz teklif ve tekliflere yazdığınız değerlendirme notları talep kaydında kalır.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Deneme süresinde kısa listenizi tek bir teklif talebinde toplarsınız. Kendi tedarikçilerinizi e-posta ya da talep bağlantısıyla davet edersiniz. Acsisco'ya katılan firmaların unvan, vergi dairesi ve VKN bilgileri doğrulanır, vergi levhası ve ticaret sicil gazetesi incelenir; bu bir kimlik doğrulamasıdır, kalite güvencesi değildir. E-posta ya da bağlantıyla davet edilen firma, kurumsal doğrulaması tamamlanmadan da yalnız o talebe teklif verebilir.

Karşılaştırma ekranı fiyatı ve termini, talepte belge istediyseniz belge eksiksizliğini gösterir; değerlendirilmiş bir tedarikçi varsa tedarikçi puanı ve önceki termin performansı da görünür, ikisi de alıcı değerlendirmelerinin 5 üzerinden ortalamasıdır. Deneme süresinde talepler peşin ödeme koşuluyla açılır; vadeli ödeme üyelik koşullarına bağlıdır. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.