Fason üretim: üretici nasıl seçilir, teklif ve sözleşme nasıl kurulur

Fason üretimde ürün sizindir, üretim başkasının tesisinde yapılır. Çizimi, şartnameyi ve çoğu zaman markayı siz verirsiniz; üretici makinesini, işçiliğini ve üretim bilgisini satar. Bir sac parçanın dışarıda lazerle kesilip büküldüğü, bir temizlik ürününün başka bir firmanın dolum hattında şişelendiği ya da bir gömleğin anlaşmalı bir atölyede dikildiği işler hep bu türdendir. Bu rehber üretimi dışarıya veren firmanın gözünden yazıldı: fason üretim firması nasıl seçilir, teklif nasıl istenir, sözleşmeye neler yazılır.

Fiyatı ve sorumluluğu en çok değiştiren soru, malzemenin kimde olduğudur. Uygulamada iki biçim görülür:

İki biçim aynı siparişte de karışabilir: kumaşı siz verirken düğmeyi ve etiketi üretici alabilir. Ayrımın vergi tarafı da vardır (aşağıdaki vergi notu).

Fason ne zaman mantıklıdır

• Talep dalgalıysa ve alacağınız makine yılın bir kısmında boş bekleyecekse.
• Yatırım yapmadan yeni bir ürün eklemek ve pazarı küçük partilerle sınamak istiyorsanız.
• Ürünün tek bir adımı (kaplama, ısıl işlem, baskı, dolum) özel makine ya da izin gerektiriyorsa.
• Kendi hattınız dolduğunda siparişi geri çevirmek istemiyorsanız.

Fason üretim yaptırmak her iş için doğru değildir. Ürünü rakiplerinden ayıran bilgi tam da üretim adımındaysa, tasarım sık değişiyorsa ya da bir kalite hatasının bedeli (geri toplama, müşterinin hattının durması) çok yüksekse o adımı içeride tutmak ya da en azından iki üreticiye bölmek daha güvenlidir.

Aday bulmanın yolları her alımda benzerdir: mevcut tedarikçilerinizin yönlendirmesi, sektör fuarları, odalar, organize sanayi bölgesi yönetimleri ve dijital tedarikçi ağları. Bunları tedarikçi seçimi rehberinde ayrıntılı anlattık. Fason işte asıl soru, adayın sizin parçanızı her partide aynı ölçüde üretip üretemeyeceğidir; aşağıdaki dört başlık bunu ölçer. Adayın üretici mi satıcı mı olduğunu, sertifikalarını ve referanslarını tedarikçi bilgi formu toplar; aşağıdaki sorular o formda yoktur, onları görüşmede ve ziyarette siz sorarsınız.

Kapasite ve makine parkı

Önce ürününüzün hangi işlemlerden geçtiğini sırayla yazın: kesim, büküm, kaynak, boya gibi. Sonra her işlem için adayın kendi tesisinde makinesi olup olmadığını sorun. Bir işlemi başka bir atölyeye veriyorsa o atölye de artık sizin tedarik zincirinizdedir; bir sorun çıktığında muhatabınız uzar.

• Kapasite raporu: odanın düzenlediği bu belge yıllık üretim kapasitesini, makine parkını ve kullanılan hammaddeleri gösterir. Tesisin neyi üretebileceğini anlatır; bugün ne kadarının dolu olduğunu söylemez.
• Doluluk: kaç vardiya çalışıldığını, sizin işinizin hangi makinede ve hangi vardiyada yapılacağını sorun.
• Sizin payınız: siparişiniz üreticinin işinde çok küçükse yoğun dönemde sıranın sonuna düşebilir; çok büyükse üretici size bağımlı hâle gelir.
• Darboğaz: işinizin geçtiği en yavaş makine arızalanırsa üretimin nereye kayacağını sorun.

Kalite sistemi ve numune

Kalite belgesi tek başına yetmez; sizin işleminiz belgenin kapsamında yazmalıdır. Asıl soru, üreticinin hatayı nerede yakaladığıdır: hammaddeyi girişte kontrol ediyor mu, üretim sırasında ölçüm alıyor mu, ürünü göndermeden önce son kontrol yapıyor mu? Ölçüm aletlerinin kalibrasyon kayıtlarını isteyin. Üretici bir parti numarasından geriye gidip hangi hammaddenin hangi gün kullanıldığını bulabiliyorsa izlenebilirlik vardır.

Numune kararın en sağlam kanıtıdır, ama doğru istenirse. Numunenin seri üretimde kullanılacak makineden ve kalıptan çıkmasını, yanında ölçüm raporuyla gelmesini isteyin; elde işlenmiş bir prototip seri üretimin kalitesini göstermez. Onayladığınız numuneden en az iki adet ayırın: biri sizde, biri üreticide kalsın, ikisi de etiketli ve tarihli olsun. Sonraki partilerde bir anlaşmazlık çıkarsa ölçüt bu referans numunedir.

Gizlilik ve referans

Çizim göndermeden önce gizlilik sözleşmesi imzalatın. Teklif aşamasında fiyatı belirleyen bilgiyi (ölçüler, malzeme, toleranslar, miktar) verin; reçete, yazılım ya da proses bilgisi gibi asıl birikiminizi sipariş kesinleşene kadar saklayabilirsiniz. Çizimlere revizyon numarası ve gizlilik ibaresi koyun, kime hangi revizyonu gönderdiğinizi not edin.

Benzer bir parça için referans isteyin ve referans firmaya üç soru sorun: ilk numune kaçıncı denemede onaylandı, partiler arasında ölçü ya da renk farkı çıktı mı, bir hata olduğunda masrafı kim üstlendi? Üreticinin rakiplerinize de iş yapması tek başına engel değildir; gizlilik ve kalıp maddeleri yazılı olsun yeter.

Tesis ziyareti

Kısa listedeki adayı yerinde görmeden büyük bir seri vermeyin. Ziyarette sunuma değil üretim alanına bakın:

• Sizin işinize benzer bir iş o gün tezgâhta mı?
• Makineler çalışıyor mu, çoğu bekliyor mu?
• Hammadde etiketli ve ayrı mı duruyor; hatalı ürün işaretlenip ayrılıyor mu?
• Bir ölçüm odası ya da kontrol masası var mı, ölçüm sonuçları kayda geçiyor mu?
• Kalıplar ve aparatlar sahibine göre işaretlenmiş ve düzenli saklanıyor mu?
• İşinizden sorumlu olacak kişi kim; onunla tanıştınız mı?

Ziyaret notunu ve numune sonucunu tedarikçi değerlendirme formuna işleyin; ağırlıklı puan hazır formüllerle hesaplanır.

Fason teklifi, verdiğiniz bilgi kadar doğrudur. Boş bıraktığınız her noktada üretici bir varsayım yapar; iki üretici iki ayrı varsayımla fiyat verince teklifler karşılaştırılamaz. Aşağıdaki bilgileri bütün adaylara aynı paket hâlinde ve aynı gün gönderin; bir aday soru sorarsa cevabı herkese iletin.

Çizimin ve teknik şartnamenin ölçülebilir yazılması, bütün tekliflerin aynı işe verilmesini sağlar. Bu bilgileri tek dosyada toplamak için teklif talep formunu kullanabilirsiniz.

Fason tekliflerinde fark çoğu zaman birim fiyatta değil, bir kez ödenen kalemlerde ve siparişin koşullarındadır. Teklifleri yan yana koymadan önce her birinde şu kalemleri arayın:

Kalıp bedelini adede yaymak

Kalıbı pahalı ama birim fiyatı düşük bir teklif ile tersi arasındaki seçim, kaç adet alacağınıza bağlıdır. İki teklifi aynı adet üzerinden toplam maliyete çevirin:

Örnek hesap. Gerçek teklif verisi değildir. Tutarlar KDV hariçtir.

Kalıp farkı 30.000,00 TL, birim fiyat farkı 0,70 TL. Teklif A ancak 42.858 adetten itibaren daha ucuza gelir; ürünün ömrü boyunca bundan az alacaksanız B daha ucuzdur. Bu yüzden önce yıllık tahmininizi netleştirin.

Bazı üreticiler kalıp bedelini ayrı yazmaz, birim fiyata yayar. O zaman üç şeyi yazılı isteyin: bedelin kaç adede yayıldığı, o adede ulaşılmadan iş biterse kalan tutarın nasıl ödeneceği ve bedeli tamamlanan kalıbın kime ait olacağı. Vadeleri farklı teklifleri bugünkü değere çevirmek için teklif karşılaştırma rehberindeki yöntemi kullanın. Kalıbı ayrı bir kalem satırı olarak girdiğiniz teklif karşılaştırma tablosu her teklifin genel toplamını ve ağırlıklı puanını formülle çıkarır.

Tek seferlik küçük bir iş için ayrıntılı bir sipariş formu yetebilir. Tekrar eden işlerde önce çerçeve sözleşme imzalanır, her parti ayrı siparişle verilir. Taraflar, fiyat, ödeme, gecikme, mücbir sebep ve uyuşmazlık gibi her tedarik sözleşmesinde bulunan maddeler burada da gerekir; fason üretimde bunlara aşağıdaki başlıklar eklenir.

Kalıp, aparat ve çizim kimin

Kalıp kimin mülkiyetinde kalır sorusunu sözleşme cevaplamalıdır. Yazılı bir hüküm yoksa ilişki bittiğinde kalıbı geri almak bir tartışmaya dönüşebilir. Kalıbın bedelini siz ödüyorsanız şunları yazdırın:

• Kalıpların ve aparatların mülkiyetinin sizde olduğu ve yalnız sizin işiniz için kullanılacağı.
• Her kalıbın numaralanıp üzerine sahibinin işaretleneceği; fotoğraflı kalıp listesinin sözleşmeye ekleneceği.
• Olağan bakımı ve onarımı kimin yapacağı, ömrü dolan kalıbın yenisini kimin ödeyeceği.
• Kalıp üreticinin tesisindeyken hasar ve kayba karşı sigortanın kimde olduğu.
• İlişki bittiğinde kalıpların hangi koşulla ve ne kadar sürede size teslim edileceği.
• Çizimlerin, reçetelerin ve teknik bilginin size ait olduğu; iş bitince iade edileceği ya da silineceği.

Malzeme, fire ve artan malzeme

• Hangi malzemeyi kimin sağlayacağı ve teslimde hangi tutanakla sayılacağı.
• Kabul edilen fire payı ve bu payın üstündeki kaybın kime ait olduğu.
• Artan malzemenin, hatalı parçaların ve hurdanın iadesi; markanızı taşıyan hurdanın imhası.
• Üreticinin, verdiğiniz malzemede fark ettiği kusuru üretime başlamadan size bildirmesi.
• Üreticideki malzeme stokunun dönem sonunda birlikte sayılması.

Numune onayı, kalite ve kabul

• Seri üretimin onaylı referans numuneye ve çizimin belirli bir revizyonuna göre yapılacağı.
• Her partiyle gelecek belgeler: ölçüm raporu, malzeme sertifikası, parti numarası.
• Kabul kontrolünün nasıl yapılacağı (kaç adet örnekleneceği, hangi ölçülere bakılacağı) ve uygun çıkmayan partinin yeniden işlenmesi ya da iadesi.
• Üreticinin malzemeyi, prosesi, makineyi ya da alt yükleniciyi yazılı onayınız olmadan değiştirmemesi.
• Çizim değiştiğinde stoktaki eski revizyon parçaların ve yarı mamullerin ne olacağı.

Kapasite, termin ve alt yüklenici

• Paylaştığınız yıllık tahminin bağlayıcı olup olmadığı; değilse üreticinin malzemeyi hangi miktara kadar önceden alabileceği.
• Siparişten teslime termin ve gecikmenin sonucu.
• İşin bir bölümünü başka bir atölyeye vermenin onayınıza bağlı olduğu.

Gizlilik, marka ve fazla üretim

• Gizlilik yükümlülüğünün sözleşme bittikten sonra da devam etmesi.
• Markanızı taşıyan ürünün yalnız size teslim edilmesi; fazla üretimin ve ikinci kalite ürünün başkasına satılmayıp size teslim edilmesi ya da imha edilmesi.
• Ürün sizin adınız ya da markanızla piyasaya çıkacaksa uygunluk belgelerini ve teknik dosyayı kimin hazırlayıp saklayacağı.

Ürün sizin markanızla satılacaksa Ürün Güvenliği ve Teknik Düzenlemeler Kanunu'nu ve ürün grubunuzun teknik düzenlemesini, ilişkinin genel çerçevesi için Türk Borçlar Kanunu'nun eser sözleşmesi bölümünü avukatınızla birlikte okuyun. Bu rehber hukuki görüş değildir.

Bazı işlemlerde KDV'nin tamamını satıcı beyan etmez; belirli bir kısmını alıcı firma sorumlu sıfatıyla beyan edip öder. Buna kısmi tevkifat denir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın kısmi tevkifat listesinde fason olarak yaptırılan tekstil ve konfeksiyon işleri ile çanta ve ayakkabı dikim işleri ayrı bir başlık olarak yer alır.

KDV Genel Uygulama Tebliği'ne göre bu başlıkta fason imalatın şartı, ana hammaddenin işi yaptıran tarafından sağlanmasıdır; malzemeyi üretici alıyorsa işlem farklı değerlendirilebilir. Kısmi tevkifat yalnız listede sayılan işlerde uygulanır; öteki fason işlerde tevkifat olup olmadığı, işin listedeki başka bir başlığa girip girmediğine ve alıcının niteliğine göre değişir. Oran ve kapsam zaman içinde değiştiği için burada oran yazmıyoruz. Teklif aşamasında mali müşavirinizle teyit edin ve tekliflerdeki fiyatların KDV hariç yazılmasını isteyin.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Fason işiniz için Üretim segmentinde teklif talebi açarsınız. Çizimi ve şartnameyi PDF ya da görsel olarak eklersiniz; tedarikçi onları "Teknik Şartname" bölümünde görür. Kalıbı ayrı kalem yazarsanız her tedarikçi onu da fiyatlar. Yalnız davetlilere açtığınız talep pazar yerinde listelenmez.

Platforma katılan firmaların vergi dairesi ve VKN bilgileri doğrulanır; bu, üretim yeterliliğini değil kimliği gösterir. E-posta ya da bağlantıyla davet edilen firma, kurumsal doğrulaması tamamlanmadan da yalnız o talebe teklif verebilir. Karşılaştırma ekranı fiyatı ve termini, talepte belge istediyseniz belge eksiksizliğini gösterir; teknik uygunluğu numune ve ölçüm raporuyla değerlendirirsiniz. Deneme süresinde talepler peşin ödeme koşuluyla açılır; vadeli ödeme üyelik koşullarına bağlıdır. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.