Teklif talep formu (Excel şablonu)

Tedarikçilere "şu üründen fiyat verir misiniz?" diye yazmak kolaydır; gelen cevapları karşılaştırmak zordur. Biri KDV dahil yazar, biri teslimi farklı yere hesaplar, biri kalemlerden birini atlar. Teklif talep formu herkese aynı soruyu sorar: aynı kalemler, aynı miktarlar, aynı teslim ve ödeme koşulları.

Form iki taraflıdır. Üst bölümü ve kalemleri siz doldurursunuz; birim fiyat, termin ve not sütunlarını tedarikçi doldurur. Cevaplar aynı düzende geldiği için teklif karşılaştırma tablosuna aktarmak dakikalar sürer. RFQ kavramının ayrıntısı RFQ nedir rehberinde.

• Alıcı bilgileri: firma, iletişim kişisi ve e-posta, talep numarası ve tarihi.
• Son teklif tarihi ve saati: bu tarihten sonra gelen teklifin değerlendirilip değerlendirilmeyeceği açık yazılır.
• Teslim: teslim yeri, istenen teslim tarihi ve nakliyenin kimde olduğu.
• Ticari koşullar: ödeme koşulu, para birimi, teklif geçerlilik süresi ve kısmi teklifin kabul edilip edilmediği.
• Kalemler: tanım, teknik şartlar, birim ve miktar; tedarikçinin dolduracağı birim fiyat, tutar ve termin (örnekte ara toplam 96.750,00 TL).
• Tedarikçi bilgileri ve istenen belgeler: firma unvanı, vergi bilgileri, yetkili; teknik föy, sertifika, proforma.

1. Alıcı bilgileri bölümünü doldurun; son teklif tarihini tedarikçiye yeterli süre bırakacak şekilde seçin.
2. Kalemleri ve teknik şartları yazın. Çizim ya da şartname varsa dosya adıyla belirtin ve e-postaya ekleyin.
3. Birim fiyat, termin ve not sütunlarını boş bırakın; tutarlar tedarikçi fiyatı yazınca kendiliğinden hesaplanır.
4. İstenen belgeleri listeleyin; tedarikçi her satıra Evet ya da Hayır yazar.
5. Aynı formu bütün tedarikçilere aynı gün gönderin; soruları cevaplarken cevabı herkesle paylaşın.

Son teklif tarihi, tedarikçinin teklifi hazırlaması için gereken süreyi karşılamalıdır. Standart ürünlerde kısa bir süre yeterliyken, çizimli imalat ve hizmet işlerinde tedarikçi maliyet çıkarmak için daha fazla zamana ihtiyaç duyar. Çok kısa süre, teklif sayısını azaltır ve fiyatları yükseltebilir.

Süreyi bütün tedarikçiler için aynı tutun. Bir tedarikçiye ek süre verirseniz bunu herkese duyurun. Teklif geçerlilik süresini de karar takviminize göre isteyin: teklifleri değerlendirip onay alacağınız süre, geçerlilik süresinden uzun olmamalıdır.

Formu kısa ve net bir e-postayla gönderin. E-postada formun özetini tekrarlamayın; yalnız son teklif tarihini, ekleri ve soruların kime sorulacağını yazın. Örnek bir metin:

• Konu: Teklif talebi – [talep no] – son teklif tarihi [tarih]
• Ekteki teklif talep formundaki kalemler için teklifinizi rica ederiz.
• Fiyatlarınızı KDV hariç, formdaki birimlere göre yazmanızı; termin ve ödeme vadenizi belirtmenizi bekliyoruz.
• Son teklif tarihi: [tarih ve saat]. Sorularınızı [ad, e-posta] adresine iletebilirsiniz.

Teklif talep formu bir soru, teklif ise o soruya verilen cevaptır. Tedarikçi formu doldurup gönderdiğinde, yazdığı fiyat ve koşullar belirttiği geçerlilik süresi boyunca onun teklifidir. Sipariş ise sizin seçtiğiniz teklifi kabul ettiğinizi bildirdiğiniz belgedir.

Bu yüzden formda sorduğunuz her koşul, teklifte cevaplanmalı ve siparişe aynen aktarılmalıdır. Formda sorulmayan bir koşulu (ceza maddesi, farklı teslim yeri) siparişte ilk kez yazmak, anlaşmazlıkların en yaygın sebebidir. Belgelerin sırası ve farkları RFQ nedir rehberinde ayrıntılı anlatılır.

• Son teklif tarihini yazmamak; teklifler günlerce dağınık gelir.
• Nakliyenin kimde olduğunu belirtmemek; fiyatlar karşılaştırılamaz hâle gelir.
• Teknik şartı yalnız marka adıyla vermek; muadil teklifler dışarıda kalır.
• Bir tedarikçinin sorusunu yalnız ona cevaplamak; diğerleri eksik bilgiyle teklif verir.
• Kısmi teklifin kabul edilip edilmediğini yazmamak.
• Aynı talebi farklı tedarikçilere farklı miktarlarla ya da farklı teslim tarihiyle göndermek; teklifler karşılaştırılamaz.
• Teklif geçerlilik süresini sormamak; karar uzadığında fiyatlar geçersiz kalır.

Dosya iki sayfadır: "Teklif talebi" ve "Nasıl kullanılır". Tedarikçiye XLSX olarak gönderebilir ya da PDF'e çevirip fiyatların e-postayla yazılmasını isteyebilirsiniz.

Acsisco'da teklif talebini bir kez yazarsınız; tedarikçiler aynı düzende, doğrudan talebinize teklif verir ve teklifler tek ekranda yan yana gelir. Mevcut tedarikçilerinizi e-postayla ya da davet bağlantısıyla çağırabilirsiniz. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.