Satın alma departmanı olmayan firmalar satın almayı nasıl yönetir?

Satın alma departmanı olmayan firmalarda satın alma kimsenin asıl işi değildir, ama herkesin biraz işidir. İhtiyaç bir birimde doğar, fiyat telefonla sorulur, karar genel müdürün masasında verilir, fatura muhasebeye gelir. Her adım başka bir kişide durur.

• Genel müdür ya da şirket sahibi: önemli alımlarda kararı verir, çoğu zaman tedarikçiyle de kendisi görüşür.
• Muhasebe: faturayı ve ödemeyi takip eder; bazen fiyat sorma işini de üstlenir.
• İhtiyacı olan birim: üretim, bakım ya da ofis yönetimi kendi ihtiyacını doğrudan tanıdığı tedarikçiden ister.
• Tek bir çalışan: işi yan görev olarak yürüten, "satın almayı bilen" kişi.

Bu düzen küçük hacimde çalışır; herkes herkesi tanır ve kararlar hızlı verilir. Firma büyüdükçe, kalem ve tedarikçi sayısı arttıkça aynı düzen gizli maliyet üretmeye başlar. Sorun kişilerde değil düzendedir: satın alma, kimsenin asıl işi olmadığı için kimsenin de takip ettiği bir iş değildir.

Departman yoksa bile satın almanın bir sahibi olmalıdır. Bu kişinin tam zamanlı satın almacı olması gerekmez; önemli olan, ihtiyaçların ve tekliflerin tek bir yerde toplanmasıdır. Seçerken şu özelliklere bakın:

• İhtiyacı olan birimlerle kolay çalışabilen, teknik detayı soracak kadar meraklı biri.
• Kayıt tutmayı seven ve takip işini sahiplenen biri.
• Tedarikçiyle pazarlık yaparken şirketin çıkarını kişisel ilişkinin önüne koyabilen biri.
• Karar yetkisi olmasa da kararı hazırlayabilecek biri.

Muhasebenin satın almayı üstlenmesi yaygındır ama ödemeyi yapan kişinin tedarikçiyi de seçmesi, iç kontrol açısından zayıf bir düzendir. Mümkünse tedarikçiyi seçen ile ödemeyi onaylayan kişi farklı olsun.

Düzensiz satın almanın maliyeti faturada görünmez. Aynı kalemin iki birim tarafından farklı fiyatlarla alınması, acil alımlarda ödenen fark, kaçan termin yüzünden duran bir üretim hattı ya da eksik belge yüzünden geri gönderilen bir sevkiyat; bunların hiçbiri ayrı bir satır olarak raporlanmaz ama hepsi şirketin cebinden çıkar.

Bu maliyeti görmenin en basit yolu, son birkaç ayın alımlarını tek bir listede toplamaktır. Aynı kalemin farklı fiyatlarla alındığı satırlar, düzen kurmanın nereden başlaması gerektiğini gösterir.

• Tek tedarikçiye bağımlılık: alışılmış tedarikçiden alınır, fiyat piyasayla sınanmaz.
• Kayıtsız karar: neden o tedarikçinin seçildiği yazılı değildir; kişi değişince bilgi de gider.
• Hafızaya dayalı fiyat takibi: geçen seferki fiyat hatırlanmaz, artış fark edilmez.
• Takipsiz teslimat: termin kaçtığında kimin takip edeceği belli değildir.
• Bütçe dışı alım: onay kuralı olmadığı için harcama sonradan görülür.
• Belge eksikliği: sertifika, garanti ya da teknik föy istenmez; sorun teslimde çıkar.

Bu risklerin hiçbiri bir satın alma departmanı kurmayı gerektirmez. Çoğu, birkaç basit kuralla ve doğru araçlarla kapanır. Aşağıdaki beş kural, bir kişinin yan görev olarak da uygulayabileceği kadar sadedir; ama uygulandığında satın almanın her adımı yazılı ve izlenebilir hâle gelir. Kuralların ortak amacı, kararın kişiye değil kayda dayanmasıdır.

1. Her ihtiyaç yazılı başlar

Telefonla ya da koridorda iletilen ihtiyaç satın alma sayılmaz. Ne, ne kadar, ne zaman ve neden gerektiği tek bir formda yazılır. Bunun için satın alma talep formu yeterlidir.

2. Her alımda birden fazla teklif

Belli bir tutarın üzerindeki her alımda en az bir alternatif teklif alınır; tutar sınırını şirketinizin büyüklüğüne göre siz belirlersiniz. Mevcut tedarikçiyle çalışmaya devam etmek serbesttir, ama fiyat piyasayla sınanmış olur.

3. Herkese aynı soru, aynı tablo

Tedarikçilere aynı kalemler, aynı miktarlar ve aynı son teklif tarihiyle yazılır; gelen teklifler aynı tabloda karşılaştırılır. Teklif talep formu ve teklif karşılaştırma tablosu bu işi görür.

4. Karar gerekçesiyle yazılır

Hangi tedarikçinin neden seçildiği bir iki cümleyle kaydedilir: fiyat, termin, vade ya da kalite. Gerekçe, bir sonraki alımda aynı tartışmayı önler ve kişi değişse de bilgi şirkette kalır.

5. Sipariş teslime kadar izlenir

Siparişin takibinden kimin sorumlu olduğu bellidir. Termin, sevkiyat ve teslim tarihi yazılı izlenir; gecikme teslim günü değil, önceden fark edilir.

Onay kuralı karmaşık olmak zorunda değildir. Tutara göre iki ya da üç basamak çoğu küçük firma için yeterlidir: belli bir tutarın altındaki alımları sorumlu kişi yapar, üstündekiler yöneticinin, çok daha büyükleri genel müdürün onayından geçer. Tutar sınırlarını şirketinizin büyüklüğüne göre siz belirleyin ve yazılı hâle getirin.

Tedarikçi listesi de aynı sadelikte tutulabilir: firma adı, iletişim kişisi, hangi kalemleri sağladığı, son alım tarihi ve kısa bir not (termine uydu mu, belge eksiği oldu mu). Bu liste, yeni bir ihtiyaçta kime teklif talebi gönderileceğini hızla belirlemenizi sağlar ve kişi değişse de şirkette kalır.

Her ay aynı kalemi alıyorsanız her seferinde teklif toplamak gerekmez. Yılda bir ya da iki kez teklif alıp seçtiğiniz tedarikçiyle bir çerçeve anlaşma yapabilirsiniz: fiyat, fiyatın geçerli olduğu süre, termin ve ödeme koşulu yazılı olur; siparişler bu koşullarla verilir.

Çerçeve anlaşma, her siparişte yeniden pazarlık yapmayı gereksiz kılar ve tedarikçiye de öngörülebilir bir iş hacmi sağlar. Zaman kazandırır ama gözden geçirilmezse eski fiyatlarda kalınır. Süre sonunda ya da piyasada belirgin bir değişiklik olduğunda teklif sürecini yeniden açın ve mevcut tedarikçinizi de davet edin.

Kuralların işe yaraması için kayıtların tek bir yerde durması gerekir. Talepler bir klasörde, teklifler e-postada, kararlar yöneticinin hafızasında kalırsa, beş kural uygulansa bile bilgi dağılır. Başlangıçta ortak bir klasör ve dosya adlandırma kuralı yeterlidir: talep numarasıyla açılan klasörde talep formu, gelen teklifler, karşılaştırma tablosu ve karar notu birlikte durur.

Satın alma teslimle biter; teslim alma ise çoğu zaman en az kontrol edilen adımdır. Teslim alan kişi için kısa bir kontrol listesi yeterlidir:

• Gelen ürün ve miktar siparişle aynı mı?
• İstenen belgeler (sertifika, garanti, irsaliye) teslimle birlikte geldi mi?
• Görünür hasar ya da eksik var mı? Varsa teslim belgesine not düşüldü mü?
• Teslim tarihi termine uydu mu? Uymadıysa tedarikçi listesine not edildi mi?

1. Satın almanın sahibini belirleyin ve bütün birimlere duyurun.
2. Son üç ayın alımlarını çıkarın: kalem, tedarikçi, tutar. Tekrar eden alımları işaretleyin.
3. Tutar sınırlarıyla basit onay kuralını yazın.
4. Tedarikçi listesini oluşturun; tekrar eden her kalem için en az bir alternatif aday ekleyin.
5. Bir sonraki tekrar eden alımda yazılı talep, teklif talebi ve karşılaştırma tablosunu birlikte kullanın.
6. Ay sonunda sonucu değerlendirin: fiyat farkı, termin, kayıt düzeni.

Beş kuralı uygulamak için başta Excel yeter. Şablonlar sayfasındaki üç dosya; talepten karşılaştırmaya kadar akışı kayıt olmadan kurmanızı sağlar.

Talep ve tedarikçi sayısı arttığında Excel'in sınırı görünür: teklifler e-postalara dağılır, tablolar elle güncellenir, hangi sürümün güncel olduğu tartışılır. Bu noktada bir satın alma platformu işi sadeleştirir. Acsisco'da teklif talebi bir kez yazılır, tedarikçiler aynı düzende teklif verir, teklifler tek ekranda karşılaştırılır; seçilen teklif ve tekliflere yazılan değerlendirme notları kayıtta kalır. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.

Bazı işaretler, yan görevle yürütülen satın almanın sınırına gelindiğini gösterir:

• Satın almayı yürüten kişi asıl işine zaman ayıramıyor.
• Teklif talepleri gecikiyor, alımlar çoğunlukla acil yapılıyor.
• Aynı kalem farklı birimler tarafından farklı fiyatlarla alınıyor.
• Tedarikçi sayısı arttı ve kimin neyi sağladığı takip edilemiyor.

Bu işaretler göründüğünde iki yol vardır: kendi satın alma ekibinizi kurmak ya da işi dışarıya devretmek. Dışarıya devretme seçeneğini bir sonraki bölümde anlatıyoruz.

Kuralları uygulayacak kimse yoksa ya da mevcut sorumlunun zamanı yetmiyorsa, satın alma işini dışarıya devretmek de bir seçenektir. Dış kaynak modelinde bir hizmet sağlayıcı tedarikçi araştırmasını, teklif toplamayı ve takibi yürütür; karar şirkette kalır. Hangi durumda kendi ekibinizin, hangi durumda dış kaynağın uygun olduğunu departman mı dış kaynak mı rehberinde karşılaştırdık.

Acsisco Satın Alma Ofisi, satın alma ekibi olmayan şirketler için dış kaynak satın alma hizmetidir. Atanan Acsisco danışmanı tedarikçi araştırmasını, teklif toplamayı, karşılaştırmayı, sipariş ve termin takibini yürütür; kararı siz verirsiniz.

• Acsisco, hizmetle bağlantılı olarak tedarikçilerden komisyon ya da prim almaz.
• Mal ve hizmet bedelini doğrudan tedarikçiye ödersiniz; tedarikçi sözleşmesi sizinle tedarikçi arasındadır.
• Hizmet ücretlidir; bedel ve hizmet süresi size özel sözleşmede yazılır.

Ayrıntılar Satın Alma Ofisi sayfasında.

• Kendiniz yönetin

  Teklifleri Acsisco'da toplayın ve karşılaştırın

  Teklif talebinizi bir kez yazın, tedarikçilerin tekliflerini tek ekranda görün, kararı gerekçesiyle kaydedin.

  Teklif toplamayı inceleyin

• Acsisco yürütsün

  Satın alma işini Acsisco Satın Alma Ofisi'ne devredin

  Atanan danışman tedarikçi araştırmasını, teklif toplamayı, karşılaştırmayı ve sipariş takibini yürütür; kararı siz verirsiniz.

  Satın Alma Ofisi'ni inceleyin