Satın alma departmanının görev ve sorumlulukları

Satın alma departmanı, firmanın dışarıdan aldığı her mal ve hizmetin uygun tedarikçiden, yazılı koşullarla ve zamanında gelmesinden sorumlu birimdir. İhtiyacı kendisi doğurmaz: üretim, bakım, depo ya da idari işler neye ihtiyaç duyduğunu söyler, satın alma bunun kimden ve hangi şartla alınacağını yönetir. Faturayı da kendisi ödemez; ödeme finansın işidir. Görevlerinin çoğu bu iki uç arasındaki konumdan doğar.

Görevler iki katmanda toplanır. Operasyonel katman her gün dönen işlerdir: teklif istemek, karşılaştırmak, sipariş açmak, termini kovalamak. Stratejik katman seyrek ama etkisi uzundur: hangi kalemde kaç tedarikçiyle çalışılacağına, hangi alımın çerçeve anlaşmaya bağlanacağına, tek kaynaklı kalemlerin nasıl korunacağına karar vermek. Bu ikinci katman boş kalınca aynı fiyat ve termin sorunları her dönem aynı kalemlerde yeniden çıkar.

Alınan şeyin türü de işi değiştirir. Ürünün içine giren hammadde, yarı mamul ve ambalaj doğrudan (direkt) satın almadır; buradaki bir kalite ya da termin hatası müşteriye kadar gider. Bakım malzemesi, ofis sarfı, ürüne girmeyen hizmetler ve yatırım malları dolaylı (endirekt) satın almadır; kalem çeşidi fazladır ve dağınıklık burada büyür. Hacim yettiğinde bu iki alanı ayrı kişilere vermek işi kolaylaştırır.

Mesleki Yeterlilik Kurumu'nun (MYK) satın alma sorumlusu için yayımladığı ulusal meslek standardı da mesleği benzer bir iş listesiyle tanımlar: satın alma modellerinin ve süreçlerinin tasarımına katkı vermek, dönemlik alım planı hazırlamak, alım hazırlıklarını koordine etmek, satın alma yapmak, tedarikçi ilişkilerini yürütmek ve ekibin yönetimine destek vermek.

Satın alma departmanı görev ve sorumlulukları on başlıkta toplanır; tablo onları işin akış sırasıyla verir. Her görev geride bir belge ya da kayıt bırakır, son sütun da o görevin iyi yapılıp yapılmadığını neye bakarak anlayacağınızı söyler. Görev tanımı yazarken ya da ekibin boşluklarını ararken tabloyu iskelet olarak kullanın.

Tabloda ayrı satırı olmayan ama her satırın içinde duran bir iş daha var: kayıt. Talep, teklif, karar notu, sipariş ve teslim belgesi aynı numarayla bağlanmazsa birim çalışıyor görünür, ama bir denetimde ya da çalışan değiştiğinde kararlarını açıklayamaz. Görevlerin hangi sırayla yürüdüğünü kurumsal satın alma süreci rehberinde aşama aşama anlattık.

Tablodaki belgelerin hazır biçimleri şablonlarda: satın alma talep formu, teklif karşılaştırma tablosu, sipariş formu ve tedarikçi değerlendirme formu.

Satın almanın üstlenmemesi gereken işler

Görevin sınırı da yazılı olmalıdır. Malı depo ya da ihtiyaç sahibi birim sayıp kabul eder; ödemeyi finans onaylar; teknik şartnamenin ölçü, malzeme ve kabul koşulunu ihtiyaç sahibi yazar; harcamanın yapılıp yapılmayacağına bütçe sahibi karar verir. Bu ayrım kimseye güvensizlik değildir: bir hatanın tek kişinin elinde fark edilmeden kalmasını önler ve iç denetimin ilk baktığı yerdir.

Unvanlar firmadan firmaya değişir; aynı iş bir yerde uzman, başka yerde sorumlu diye anılır. Aşağıdaki ayrım unvana değil karar yetkisine bakar. Küçük firmada üç rolü tek kişi taşır, firma büyüdükçe roller ayrılır.

Satın alma uzmanı ne iş yapar?

Satın alma uzmanı birimin günlük işini yürütür: onaylı talepleri okur, eksik bilgi için ihtiyaç sahibine döner, adaylara teklif talebi gönderir. Teklifleri aynı tabloya işleyip KDV, nakliye ve vade farklarını eşitler, seçim önerisini yazar. Onaydan sonra siparişi açar, teyidi alır, teslimi yaklaşan siparişleri tek tek arar; teslimde eksik ya da faturada fark çıkarsa kapanana kadar peşini bırakmaz.

İyi bir uzmanı ayıran şey pazarlık becerisinden çok düzenidir: her teklif aynı soruyla istenmiş, her karar yazılmış, her gecikme teslim gününden önce haber verilmiştir.

Satın alma departmanı kime bağlıdır?

Tek bir doğru cevap yok; üç yaygın yapının her birinin bir bedeli var:

• Genel müdüre bağlı: satın alma, ihtiyaç sahibi birimlerle aynı seviyede durur ve piyasayı sınarken baskı görmez. En sade yapıdır ama genel müdürün düzenli zaman ayırmasını ister.
• Finans direktörüne bağlı: bütçe ve maliyet disiplini güçlüdür. Tedarikçi seçimi ile ödeme onayı aynı yöneticinin altında toplandığı için iki işin farklı kişilerde kalmasını ayrıca yazılı kurala bağlayın.
• Üretim ya da operasyon direktörüne bağlı: termin ve teknik uyum öne çıkar. Risk, satın almanın ihtiyaç sahibinin alıştığı tedarikçiye itiraz edemez hâle gelmesidir.

Hangisini seçerseniz seçin, kimin hangi tutara kadar onay verdiğini yazıya dökün; bu kuralların toplandığı belge satın alma prosedürüdür.

Aşağıdaki metin bir satın alma sorumlusu görev tanımıdır. Köşeli parantezli yerleri firmanıza göre doldurun; uzman için yetkileri daraltın, müdür için politika ve ekip yönetimi maddeleri ekleyin. Tanımı çalışanla birlikte okuyup imzalamak, bu işin kimde olduğu tartışmasını baştan kapatır.

Örnek görev tanımı. Unvanı, bağlılığı ve tutar sınırlarını firmanızın prosedürüne göre değiştirin.

Pozisyon: Satın Alma Sorumlusu

• Bağlı olduğu kişi: [Satın alma müdürü ya da genel müdür]
• Birlikte çalıştığı birimler: ihtiyaç sahibi birimler, depo, kalite, muhasebe ve finans
• Görevin amacı: firmanın mal ve hizmet ihtiyacını onaylı bütçe içinde, karşılaştırılmış tekliflerle, zamanında ve kayıtlı biçimde karşılamak.

Görev ve sorumluluklar

1. Gelen satın alma taleplerini kontrol etmek; eksik bilgi varsa talebi tamamlatmak.
2. Dönemlik alım planını hazırlamak; tekrar eden kalemler için çerçeve anlaşma önermek.
3. Her kategori için aday ve yedek tedarikçi listesini güncel tutmak; yeni firmayı çalışmadan önce doğrulamak.
4. Prosedürde yazan sayıda tedarikçiden aynı şartlarla yazılı teklif istemek.
5. Teklifleri tek tabloda karşılaştırmak; fiyat, vade ve termin için görüşmek.
6. Seçim önerisini gerekçesiyle yazmak ve onay yetki tablosuna göre onaya sunmak.
7. Onaylanan alım için sipariş açmak ve tedarikçiden yazılı teyit almak.
8. Açık siparişlerin terminini izlemek; gecikmeyi ihtiyaç sahibine teslim tarihinden önce bildirmek.
9. Teslimde ya da faturada çıkan uyumsuzlukları tedarikçiyle çözüme bağlamak.
10. Tedarikçileri dönemsel olarak değerlendirmek ve sonucu tedarikçiyle paylaşmak.
11. Talep, teklif, karar ve sipariş kayıtlarını aynı numarayla arşivlemek; [dönem] sonunda rapor hazırlamak.

Yetkiler ve sınırlar

• [Tutar] TL'ye kadar olan alımlarda sipariş verir; üzerindeki alımları onaya sunar.
• Tedarikçilerden bilgi, belge ve numune ister.
• Termin ya da kalite sorunu tekrarlayan tedarikçiyi listeden çıkarmayı önerir.
• Malı teslim almaz, tedarikçi ödemesini onaylamaz.
• Tedarikçiden hediye, komisyon ya da kişisel menfaat kabul etmez; çıkar çatışmasını yöneticisine yazılı bildirir.

Başarı ölçütleri

• Zamanında ve tam teslim oranı
• Talepten siparişe geçen süre
• Talep başına alınan geçerli teklif sayısı
• Siparişle tutmayan fatura sayısı

Ölçmenin amacı ekibi sıralamak değil, işin nerede tıkandığını görmektir. Göstergelerin hepsi kayıttan hesaplanır; kayıt yoksa gösterge de yoktur. Hedefi başka firmalardan değil kendi geçmişinizden koyun: önce birkaç dönem ölçün, sonra neyi iyileştireceğinizi yazın.

Göstergeleri tek başına okumayın. Talepten siparişe süre kısalırken talep başına teklif sayısı da düşüyorsa ekip hızlanmamış, piyasayı daha az sınamaya başlamıştır. Zamanında teslim oranı düşerken acil alım payı artıyorsa tedarikçiyi suçlamadan önce plana bakın: son anda açılan talep, tedarikçinin olağan terminine sığmaz. Süreyi de ortalamayla değil ortancayla izleyin; çok uzun bekleyen tek bir talep ortalamayı bozar, ortancayı bozmaz.

Fiyat göstergesi en çok istenen ve en kolay yanlış okunan göstergedir. Bir kalemin birim fiyatını önceki alımla kıyaslarken miktarın, vadenin ve nakliye koşulunun aynı olup olmadığına bakın. Koşul değiştiyse aradaki farkın tamamı fiyat farkı sayılmaz; teklifleri aynı temele getirmenin yolu teklif karşılaştırma rehberinde.

Departmanı olmayan firmada satın alma biriminin görevleri ortadan kalkmaz, kişilere dağılır. Sorun, bazılarının kimsenin listesinde olmamasıdır: tedarikçi değerlendirme ve fatura farkı takibi tipik örneklerdir. Tek bir sorumlu varsa görevleri şöyle bölmek iç kontrolü korur:

Satın almayı kime vereceğinizi ve ilk haftalarda nereden başlayacağınızı departmanı olmayan firmalar rehberi adım adım ele alır.

İş tek kişiyi aştığında iki yol kalır: kalıcı bir ekip kurmak ya da görevlerin bir kısmını dışarıya vermek. İki modeli satın alma departmanı mı, dış kaynak mı rehberi yan yana koyar; kendi çalışanınızın yıllık maliyetinin nasıl hesaplandığı da orada.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Teklif talebi, karşılaştırma ve seçim görevleri tek kayıtta yürür. Talebe ürün ya da hizmet bilgisini, teknik detayları, süreyi ve teklif kurallarını yazarsınız; talep Acsisco kontrolünden sonra yayına alınır. Deneme süresinde talepler peşin ödeme koşuluyla açılır; vadeli ödeme üyelik koşullarına bağlıdır. Tedarikçilerinizi e-posta ya da talep bağlantısıyla davet edersiniz. Teklifler fiyat, nakliye, termin ve garantiyle yan yana görünür. Seçtiğiniz teklif ve değerlendirme notlarınız talep kaydında kalır. Sipariş sayfasında iki taraf irsaliye ve fatura gibi belgeleri yükler, alıcı eksik, hasarlı ya da geciken ürün için sorun kaydı açabilir; sipariş iki tarafın onayıyla tamamlanır. İhtiyaç planı, iç onay ve ödeme firmanızın kendi işidir. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.

Görev tablosunun büyük kısmı tek bir dış ekibe verilebilir. Acsisco Satın Alma Ofisi'nde firmanıza bir danışman atanır; hizmet sözleşmesi hangi görevin danışmanda, hangisinin sizde kaldığını ayrı ayrı yazar:

• Sözleşme, Acsisco'nun bu iş için tedarikçilerden komisyon, prim ya da hediye almasını yasaklar.
• Tedarikçi faturası sizin adınıza kesilir; Acsisco mal bedelini tahsil etmez, emanet tutmaz.
• Hizmet ücretlidir; bedel hizmet süresinin tamamı için sözleşmede belirlenir, talep ya da sipariş sayısıyla değişmez.

Ofisin nasıl çalıştığını Satın Alma Ofisi sayfasında görebilirsiniz.

• Kendiniz yönetin

  Teklifleri Acsisco'da toplayın ve karşılaştırın

  30 günlük deneme süresinde teklif talebinizi bir kez yazın, tedarikçilerin tekliflerini tek ekranda görün, kararı gerekçesiyle kaydedin.

  Teklif toplamayı inceleyin

• Acsisco yürütsün

  Satın alma işini Acsisco Satın Alma Ofisi'ne devredin

  Atanan danışman tedarikçi araştırmasını, teklif toplamayı, karşılaştırmayı ve sipariş takibini yürütür; kararı siz verirsiniz.

  Satın Alma Ofisi'ni inceleyin