Satın alma departmanı mı kurmalı, dış kaynak mı kullanmalı?

Dış kaynak satın alma, şirketin satın alma işlerinin tamamını ya da bir kısmını kendi personeli yerine bir hizmet sağlayıcıya yaptırmasıdır. Hizmet sağlayıcı tedarikçi araştırır, teklif toplar, teklifleri karşılaştırır, sipariş ve teslimi takip eder. Hangi işlerin devredildiği sözleşmede yazılır.

Dış kaynak, satın alma kararını devretmek demek değildir. İyi kurulmuş bir modelde hizmet sağlayıcı seçenekleri hazırlar ve süreci yürütür; hangi tedarikçiyle çalışılacağına şirket karar verir. Bu ayrım, sözleşmenin en önemli maddesidir.

Satın alma departmanı kurmak ise işi şirket içinde, kendi çalışanlarınızla yapmaktır: bir satın alma sorumlusu ya da ekibi işe alınır, süreçler ve onay kuralları yazılır, tedarikçi ağı zamanla oluşturulur. İki modelin ortak noktası aynıdır: ihtiyaç yazılı başlar, teklifler karşılaştırılır, karar gerekçesiyle kaydedilir. Fark, bu işleri kimin yürüttüğündedir.

Kapsam şirketten şirkete değişir; bazıları yalnız teklif toplamayı, bazıları ihtiyaçtan teslimata kadar bütün akışı devreder. Tipik işler şunlardır:

• İhtiyacın netleştirilmesi: kalem, miktar, teknik şart ve teslim bilgisinin yazılı hâle getirilmesi.
• Tedarikçi araştırması: mevcut tedarikçilere ek olarak yeni adayların bulunması ve ön elemesi.
• Teklif toplama: teklif talebinin hazırlanması, gönderilmesi ve soruların yönetilmesi.
• Pazarlık ve karşılaştırma: tekliflerin aynı temele getirilmesi, fiyat ve koşulların görüşülmesi.
• Karar hazırlığı: seçeneklerin gerekçeleriyle şirkete sunulması.
• Sipariş ve termin takibi: siparişin verilmesi, sevkiyatın ve teslimin izlenmesi.

Kapsamın dışında kalan iş, varsayılan olarak şirkette kalır. Bu yüzden sözleşmede devredilen işler kadar devredilmeyen işler de açık yazılmalıdır; örneğin ödeme, teslim alma ve kalite kontrol çoğu modelde şirkettedir.

Aşağıdaki tablo iki modeli rakam vermeden, karar için önemli ölçütlerle karşılaştırır. Maliyet satırı yalnız kalemleri listeler; tutarlar şirketin büyüklüğüne, sektörüne ve ihtiyacın kapsamına göre değişir.

İki modeli karşılaştırırken yalnız görünen bedellere bakmak yanıltır. Kendi ekibinizin maliyeti maaşla sınırlı değildir; dış kaynağın maliyeti de hizmet bedeliyle sınırlı değildir. Rakamlar şirkete göre değiştiği için burada yalnız kalemleri listeliyoruz; kendi rakamlarınızı bu kalemlerle toplayın.

Kendi ekibinizde hesaba katılacaklar

• Ücret ve yasal yükümlülükler, yan haklar.
• İşe alım süreci ve pozisyonun boş kaldığı dönemin maliyeti.
• Eğitim ve uyum süresi; ekibin tedarikçi ağını kurması için geçen zaman.
• Satın alma yazılımı, araçlar ve raporlama.
• İzin, hastalık ve ayrılık dönemlerinde işin aksaması.

Dış kaynakta hesaba katılacaklar

• Hizmet bedeli ve bedelin neye bağlı olduğu.
• Şirket içinde kararları verecek ve hizmet sağlayıcıyla çalışacak kişinin zamanı.
• Başlangıçta ihtiyaçları ve kuralları anlatmak için ayrılan süre.

Kendi ekibiniz daha uygunsa

• Satın alma hacminiz yıl boyunca düzenli ve yüksekse.
• Satın alma, ürününüzün kalitesini doğrudan belirleyen stratejik bir işse.
• Tedarikçilerle uzun süreli, yakın ilişki ve ortak geliştirme gerekiyorsa.
• Ekibi kuracak, yönetecek ve eğitecek bir yöneticiniz varsa.

Dış kaynak daha uygunsa

• Satın alma işini bugün genel müdür, muhasebe ya da ihtiyacı olan birim yürütüyorsa.
• Hacim dalgalıysa ve tam zamanlı bir ekibi sürekli meşgul etmiyorsa.
• Ekip kurmak için zamanınız yoksa ya da işi hızla düzene sokmak istiyorsanız.
• Yeni bir kategoride tedarikçi bulmanız ve piyasayı tanımanız gerekiyorsa.

Satın alma departmanı olmayan bir firmada işin bugün nasıl yürüdüğünü ve riskleri departmanı olmayan firmalar rehberinde ayrıntılı anlattık.

• Son bir yılda kaç farklı kalem ve kaç farklı tedarikçiden alım yaptık?
• Satın alma işi bugün kimin zamanını alıyor ve bu kişinin asıl işi ne?
• Alımlarımızın ne kadarı tekrar ediyor, ne kadarı projeye bağlı ve düzensiz?
• Fiyatlarımızı en son ne zaman piyasayla karşılaştırdık?
• Kararlarımızın gerekçesi yazılı mı, yoksa kişilerin hafızasında mı?
• Satın alma sorumlusu ayrılırsa tedarikçi bilgisi ve geçmiş teklifler şirkette kalır mı?

Cevaplar düzensiz hacmi, dağınık kaydı ve asıl işinden çalınan zamanı gösteriyorsa, kalıcı bir ekip kurmadan önce işi düzene sokmak daha hızlı sonuç verir. Hacim düzenli ve büyükse, ekip kurmanın zamanı gelmiş olabilir.

İki model birbirini dışlamaz. Pek çok şirket için en uygun yol karmadır: şirket içinde satın almadan sorumlu bir kişi vardır; bu kişi ihtiyaçları toplar, kararları verir ve onayları yönetir. Tedarikçi araştırması, teklif toplama, karşılaştırma ve sipariş takibi gibi zaman alan işler ise dışarıda yürütülür.

Karma modelde iç sorumlunun rolü nettir: karar verir, gerekçeyi onaylar, sonucu değerlendirir. Böylece bilgi birikimi şirkette kalır, operasyon yükü dışarıya taşınır. Şirket büyüyüp hacim düzenli hâle geldiğinde dışarıdaki işler kademeli olarak içeri alınabilir.

Seçim kalıcı değildir. Birçok şirket satın almayı önce dışarıda düzene sokar, hacim büyüyüp süreçler oturunca işi kademeli olarak içeri alır. Tersi de olur: ekibi küçülen ya da yeni bir kategoriye giren şirket, o kategoriyi dışarıya verir.

1. Mevcut durumu yazın: hangi kalemler, hangi tedarikçiler, kim karar veriyor.
2. Devredilecek ve şirkette kalacak işleri ayırın.
3. Kayıtların (teklifler, kararlar, tedarikçi bilgileri) kimde tutulacağını belirleyin.
4. Geçişi bir kategoriyle başlatın; sonucu değerlendirip kapsamı genişletin.

Geçişin sorunsuz olmasının anahtarı kayıtlardır. Teklifler ve kararlar ortak bir sistemde tutulursa iş kimde olursa olsun bilgi kaybolmaz.

Dış kaynak doğru kurulmadığında üç risk doğar: çıkar çatışması, bilginin dışarıda kalması ve kontrol kaybı. Her birinin önlemi sözleşmede ve günlük çalışmada yazılı olmalıdır.

• Çıkar çatışması: hizmet sağlayıcı tedarikçiden komisyon ya da prim alıyorsa, önerisi sizin değil kendi çıkarını gözetebilir. Bu menfaatin yasaklandığı sözleşmede açık yazılmalıdır.
• Bilginin dışarıda kalması: teklifler, kararlar ve tedarikçi bilgileri sizin erişebildiğiniz bir kayıtta tutulmalı; sözleşme bitince size devredilmelidir.
• Kontrol kaybı: tedarikçi seçimi ve ödeme şirkette kalmalı; hizmet sağlayıcının sizin adınıza yapabileceği işlemler sınırlı ve yazılı olmalıdır.

Karar vermekte zorlanıyorsanız bütün satın almayı birden devretmek zorunda değilsiniz. Tekrar eden ve ölçülmesi kolay bir kategoriyle başlayın: sarf malzemesi, ambalaj ya da bakım parçaları gibi. Birkaç ay sonra fiyat, termin ve kayıt düzenini önceki dönemle karşılaştırın; kapsamı bu sonuca göre genişletin ya da işi içeri alın.

Dış kaynak sağlayıcısıyla görüşürken aşağıdaki soruların cevabını sözleşmede yazılı olarak görün. Sözlü cevap, bir anlaşmazlıkta yeterli değildir.

• Tedarikçi seçimini kim yapar? Karar yetkisi sözleşmede şirkette mi bırakılıyor?
• Hizmet sağlayıcı tedarikçilerden komisyon, prim ya da başka bir menfaat alıyor mu?
• Mal bedeli kime ödenir? Hizmet sağlayıcı ödemeye aracılık ediyor ya da emanet tutuyor mu?
• Bedel neye bağlı: süreye mi, işlem sayısına mı, sonuca mı?
• Teklifler, karşılaştırmalar ve kararlar kimin kaydında durur; şirket bunlara her an erişebilir mi?
• Sözleşme nasıl sona erer; açık işler ve kayıtlar size nasıl devredilir?

Acsisco Satın Alma Ofisi, satın alma ekibi olmayan şirketler için dış kaynak satın alma hizmetidir. Atanan Acsisco danışmanı tedarikçi araştırmasını, teklif toplamayı, pazarlığı, karşılaştırmayı, sipariş ve termin takibini yürütür. Kararı siz verirsiniz: tedarikçi seçimi müşterinin kararıdır.

• Acsisco, hizmetle bağlantılı olarak tedarikçilerden komisyon ya da prim almaz.
• Mal ve hizmet bedelini doğrudan tedarikçiye ödersiniz; Acsisco bu bedeli tahsil etmez ve emanet tutmaz.
• Tedarikçi sözleşmesi sizinle tedarikçi arasındadır; Acsisco bu sözleşmenin tarafı değildir.
• Hizmet ücretlidir. Bedel ve hizmet süresi size özel sözleşmede yazılır; bedel talep ya da sipariş sayısına bağlı değildir.
• Acsisco belirli bir fiyat ya da sonuç taahhüt etmez; işi özenle yürütmeyi taahhüt eder.

Kapsamı ve süreci Satın Alma Ofisi sayfasında inceleyebilirsiniz.

• Kendiniz yönetin

  Teklifleri Acsisco'da toplayın ve karşılaştırın

  Teklif talebinizi bir kez yazın, tedarikçilerin tekliflerini tek ekranda görün, kararı gerekçesiyle kaydedin.

  Teklif toplamayı inceleyin

• Acsisco yürütsün

  Satın alma işini Acsisco Satın Alma Ofisi'ne devredin

  Atanan danışman tedarikçi araştırmasını, teklif toplamayı, karşılaştırmayı ve sipariş takibini yürütür; kararı siz verirsiniz.

  Satın Alma Ofisi'ni inceleyin