Satın alma prosedürü örneği ve onay matrisi

Satın almayla ilgili üç belge çoğu zaman birbirinin yerine kullanılır, oysa her biri başka bir soruyu cevaplar. Satın alma politikası ilkeyi koyar, süreç adımların sırasını anlatır, prosedür ise o sırayı firmanızın kişilerine, tutar sınırlarına ve kayıtlarına bağlar. Bir denetçi ya da yeni bir çalışan "bu alım neden böyle yapıldı" diye sorduğunda cevabı prosedür verir.

Onay matrisi ve yetki matrisi adları çoğu zaman aynı tablo için kullanılır. İkisini ayıran firmalarda onay matrisi içerideki onayı, yetki matrisi ise siparişi ve sözleşmeyi firma adına kimin imzalayacağını gösterir. Aşamaların kendisini kurumsal satın alma süreci rehberinde anlattık; bu sayfa onları firmanızın yazılı kuralına çevirir.

Örnek metin; hukuki ya da denetim görüşü değildir. Köşeli parantezli yerleri kendi bilgilerinizle doldurun; tutar sınırları ve teklif sayıları aşağıdaki Excel ekindedir. Metni seçip kendi belgenize kopyalayabilirsiniz.

1. Amaç ve kapsam

Bu prosedür, [Firma unvanı] adına yapılan mal ve hizmet alımlarının yetkili kişilerin onayıyla, karşılaştırılmış tekliflerle ve izlenebilir kayıtlarla yapılmasını sağlar. Hammadde, yardımcı malzeme, yedek parça, demirbaş, yazılım ve hizmet alımlarının tamamına uygulanır. [Kira, abonelik ve personel harcamaları gibi kapsam dışı ödemeler] kendi kurallarıyla yürür.

2. Tanımlar

• Alım tutarı: Bir ihtiyacın KDV hariç toplam tutarı. Aynı ihtiyaç için [aynı ay] içinde açılan talepler tek alım sayılır.
• Onay basamağı: Alım tutarına göre gereken onaycıları belirleyen tutar aralığı (Ek-1).
• Yazılı teklif: Fiyatı, teslim süresini ve ödeme koşulunu gösteren, tedarikçinin imzalı ya da kurumsal e-posta adresinden gönderdiği teklif.
• Kural dışı alım: Tek kaynaktan, acil ya da teklif kuralındaki sayının altında teklifle yapılan alım (Ek-2).

3. Sorumluluklar

Görev ayrılığı: Bir alımda tedarikçiyi öneren kişi o alımın ödemesini onaylamaz. Malı siparişi veren kişi değil, talep eden birim ya da depo teslim alır. Kadro bu ayrımı kurmaya yetmiyorsa ödeme onayı genel müdürde kalır.

4. Satın alma talebi

Her alım satın alma talep formuyla başlar; formda kalem, miktar, ihtiyaç tarihi, teslim yeri ve gerekçe yazılıdır. Talep, alım tutarının Ek-1'de düştüğü basamağın onayları tamamlanmadan satın almaya geçmez. Bu aşamada bütçe için tedarikçiden bağlayıcı olmayan fiyat bilgisi alınabilir; sipariş verilmez, söz de verilmez. Asgari stok seviyesine bağlı tekrar eden alımlarda talebi depo sorumlusu açar.

5. Tedarikçi seçimi ve teklif kuralı

• Teklif, onaylı tedarikçi listesindeki firmalardan istenir. Yeni bir aday, ilk siparişten önce tedarikçi bilgi formunu doldurur ve bilgileri doğrulanır.
• Her basamakta aranan asgari yazılı teklif sayısı Ek-2'dedir. Sayı gelen teklifin sayısıdır; bu yüzden gerekenden fazla firmaya sorulur.
• Bütün adaylara aynı kalemler, aynı şartname ve aynı son tarih gönderilir. Son tarihten önce hiçbir adaya öteki adayların fiyatı ayrıca bildirilmez. Açık teklif yöntemi kullanılacaksa bu talepte yazılır; fiyatlar o zaman bütün adaylara aynı anda görünür.
• Teklifler teklif karşılaştırma tablosunda KDV hariç tutar, nakliye, vade ve termin aynı temele getirilerek karşılaştırılır.
• Satın alma sorumlusu karar önerisini yazar: seçilen teklif, tutar, öteki tekliflerin neden seçilmediği ve varsa kural dışı durum.
• Pazarlık yapılırsa kısa listedeki her adaya aynı imkân tanınır ve son fiyat yazılı alınır.
• Çerçeve anlaşması yapılmış kalemde her siparişte yeniden teklif aranmaz; anlaşmanın süresi bitince teklif kuralı yeniden uygulanır (Ek-2).

6. Onay ve yetki

Gereken onaylar Ek-1'deki onay matrisinden okunur ve iki kez alınır: talep aşamasında tahmini tutara göre, karar önerisi yazıldıktan sonra da sipariş verilmeden önce gerçek tutara göre. Gerçek tutar bir üst basamağa çıktıysa o basamağın onayı tamamlanmadan sipariş verilmez.

Onay imzalı formla, e-postayla ya da kullanılan sistemde verilir; sözlü onay, Ek-2'deki acil alım dışında, yazıya geçmeden sayılmaz. Onaycının yokluğunda kimin onay vereceği Ek-1'de, rolün yedek satırında yazılıdır. Matris içerideki onayı düzenler; siparişi ve sözleşmeyi firma adına imzalayan kişinin temsil yetkisi imza sirküleri ya da vekâletnameyle gösterilir.

7. Sipariş

Sipariş, onaylanmış karar önerisine dayanarak satın alma sorumlusu tarafından sipariş formuyla yazılı verilir. Siparişte talep ve teklif numarası, kalemler, birim fiyatlar, teslim yeri ve tarihi, ödeme koşulu ve faturanın kesileceği unvan yer alır. Tedarikçinin yazılı teyidi gelmeden teslim tarihi kesin sayılmaz. Faturası siparişten önce gelen alım, kural dışı alım olarak raporlanır.

8. Teslim alma ve fatura kontrolü

Teslim alan kişi miktarı irsaliye ve siparişle karşılaştırır, ürünü şartnamedeki kabul koşuluna göre kontrol eder, eksik ya da hasarı teslim belgesine yazar. Hizmet alımında işin yapıldığını talep eden birim yazılı onaylar. Muhasebe faturayı sipariş ve teslim kaydıyla eşleştirir; birim fiyat ya da miktar tutmuyorsa ödeme, fark giderilene kadar yapılmaz.

9. Tedarikçi değerlendirme

Onaylı listedeki firmalar [her çeyrek] kalite, termine uyum, fiyat, belge ve iletişim açısından tedarikçi değerlendirme formuyla puanlanır. Puanı düşen firmaya dayanak kayıtlar yazılı bildirilir ve düzeltme planı istenir; plan sonuç vermezse firmanın listedeki durumu değiştirilir ve yeni sipariş verilmez.

10. Kayıtlar ve revizyon

Talep, gelen teklifler, karşılaştırma tablosu, onaylar, sipariş ve teyidi, teslim kaydı ve fatura, talep numarasıyla tek alım dosyasında saklanır. Saklama süresi, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nun saklama hükümlerine göre [mali müşavirle teyit edilen süre] olarak belirlenmiştir.

Prosedürün güncel tutulmasından [rol] sorumludur. Metin [her yıl, bütçe hazırlanırken] gözden geçirilir; onaycılardan biri değiştiğinde, yeni bir alım türü başladığında ya da kural dışı alımlar sıklaştığında takvim beklenmez. Her değişiklik revizyon numarası, tarih ve onaylayanla Ek-1'deki revizyon tablosuna yazılır; eski sürüm silinmez, arşivde tutulur.

Matris prosedürün Ek-1'idir: satırlar tutar basamakları, sütunlar onaycılardır. Teklif kuralı (Ek-2) aynı basamaklara bağlıdır.

Örnek hesap: Excel dosyasında alım tutarına KDV hariç 48.500,00 TL yazdığınızda "2. basamak" sonucu çıkar; birim yöneticisi ve finans sorumlusu onaylar, en az 2 yazılı teklif aranır. Bu sayıda teklif gelmezse alımın devamına genel müdür karar verir.

Onay matrisi nasıl hazırlanır

1. Rolleri kişi adıyla değil unvanla yazın; kişi değiştiğinde matris değişmez.
2. Tutar basamaklarını belirleyin; ölçütler aşağıda.
3. Her basamakta onay verecek rolleri işaretleyin; örnekte üst basamak alttakilerin onayını da ister.
4. Asgari teklif sayısını ve kural dışı alımın onaycısını aynı basamaklara bağlayın (Ek-2).
5. Matrisi genel müdüre onaylatın, yürürlük tarihini yazın ve talep açan herkese imzayla duyurun.

Tutar sınırları nasıl belirlenir

• Geçmiş dönemin alımlarını tutara göre sıralayın. Sınırları, sayıca çok ama tutarı küçük alımlar ilk basamakta kalacak yere koyun; her alım üst basamağa gidiyorsa imza okunmadan atılır.
• Gereğinden fazla basamak onayı sıkılaştırmaz, yalnız yavaşlatır.
• Fiyatlar yükseldikçe aynı alım bir üst basamağa kayar; sınırları her revizyonda güncel fiyat düzeyine göre yeniden yazın.
• Döviz cinsinden alımda tutarın hangi günün kuruyla TL'ye çevrileceğini kurala yazın.

Kaç teklif kuralı

Sayıyı kurala yazmak, her alımda yeniden tartışılmasını önler; sayının tutara göre nasıl seçileceğini kurumsal satın alma süreci rehberinde anlattık. Prosedüre ayrıca neyin teklif sayılacağını yazın: aynı şartnameye ve aynı son tarihe göre verilmiş, geçerlilik süresi dolmamış yazılı teklif. Ortakları ya da yöneticileri aynı olan firmaların tekliflerini tek teklif sayın; yoksa üç teklif kâğıt üzerinde kalır. Kuraldaki sayıya ulaşılamazsa alım durmaz, Ek-2'deki kural dışı onaycıya gider.

On madde, satın almayı yan görev olarak yürüten tek bir kişiyle de işler; değişen, maddelerin uzunluğudur.

• Rolleri üçe indirin: talep eden, satın almayı yürüten ve onaylayan.
• Matrisi iki basamakla başlatın: bir sınırın altını satın almayı yürüten kişi, üstünü şirket sahibi onaylar.
• Tanımları, değerlendirmeyi ve revizyonu birer cümleye indirin. Teklif kuralını ve kayıt maddesini kısaltmayın; düzeni ayakta tutan bu ikisidir.
• Ödeme onayını şirket sahibinde tutun; görev ayrılığı için ikinci bir çalışan gerekmez.

Satın almayı kime vereceğinizi ve ilk ayın planını departmanı olmayan firmalar rehberinde anlattık. O kişinin işlerini satın alma departmanının görevleri rehberi sıralar; işi dışarıya vermeyi departman mı dış kaynak mı rehberi karşılaştırır.

Excel dosyası prosedürün üç ekidir: tutar sorgulaması ve revizyon tablosuyla onay matrisi, kural dışı alımlarla teklif kuralı ve süreç akışı. Süreç akışında sekiz aşama sorumlu rol ve çıktı belgesiyle gelir; firmanızdaki kişiyi ve yedeğini yazmanız yeter. Prosedür metni dosyada değil, bu sayfadadır.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Onay matrisi firmanızın içinde işler; talebi 6. maddedeki ilk onaydan sonra Acsisco'ya girin. Deneme süresinde talepler peşin ödeme koşuluyla açılır; vadeli ödeme üyelik koşullarına bağlıdır. Teklif kuralınızın aradığından fazla tedarikçiyi e-postayla ya da davet bağlantısıyla çağırırsınız. Denemede tek teklif yöntemi açık tekliftir: tedarikçiler birbirinin fiyatını görür. Karar önerinizin gerekçesini tekliflere not olarak yazın; not talep kaydında kalır. Seçim geri alınamaz: seçilen kalemler sipariş aşamasına geçer ve tarafların iletişim bilgileri paylaşılır. İkinci onayı seçimden önce alın. Sipariş sayfasında iki taraf irsaliye ve fatura gibi belgeleri yükler, alıcı eksik, hasarlı ya da geciken ürün için sorun kaydı açabilir; sipariş iki tarafın onayıyla tamamlanır.

Prosedürü bir kez yazarsınız; her alımda uygulamak ise süren bir iştir. Firmanızda bu işe ayıracak kişi yoksa uygulamayı Acsisco Satın Alma Ofisi üstlenebilir: hizmet sözleşmesine göre atanan danışman tedarikçi araştırır, teklif talebini hazırlayıp onayınıza sunar, teklifleri toplayıp karşılaştırır, fiyat, vade ve teslim koşullarını tedarikçiyle görüşür ve her kalem için öneri getirir.

Talebi yalnız siz oluşturursunuz, tedarikçiyi de siz seçersiniz. Bu yüzden onay matrisiniz yerinde kalır: 3. maddede satın alma sorumlusuna yazılan işlerin çoğunu danışman yürütür, onay ve seçim satırları değişmez.

• 3. maddedeki görev ayrılığı dışarıya da uzanır: Acsisco bu hizmet için tedarikçilerden komisyon, prim ya da hediye alamaz; mal bedelini doğrudan tedarikçiye ödersiniz, fatura firmanız adına kesilir.
• Hizmet ücretlidir. Süre, bedel ve ödeme planı firmanıza özel hizmet sözleşmesinin ekinde yazılır; bedel, prosedürden geçen talep ya da sipariş sayısıyla değişmez.

Hizmetin kapsamı Satın Alma Ofisi sayfasında.

• Kendiniz yönetin

  Teklifleri Acsisco'da toplayın ve karşılaştırın

  30 günlük deneme süresinde teklif talebinizi bir kez yazın, tedarikçilerin tekliflerini tek ekranda görün, kararı gerekçesiyle kaydedin.

  Teklif toplamayı inceleyin

• Acsisco yürütsün

  Satın alma işini Acsisco Satın Alma Ofisi'ne devredin

  Atanan danışman tedarikçi araştırmasını, teklif toplamayı, karşılaştırmayı ve sipariş takibini yürütür; kararı siz verirsiniz.

  Satın Alma Ofisi'ni inceleyin