Personel servisi hizmeti alırken: belgeler, teklif ve sözleşme

Personel servisi hizmeti alımında teklifler, verdiğiniz tarif kadar karşılaştırılabilir olur. Yalnız "sabah ve akşam servis" diye istenen teklifte her firma başka araç, güzergâh ve sefer sayısı varsayar. Teklif istemeden önce hizmet şartnamesine şunları yazın:

• Güzergâhlar ve duraklar: her güzergâhın durakları ve işyerindeki indirme noktası. Durakları ev adreslerinden değil, toplanma noktalarından kurun.
• Vardiyalar: giriş ve çıkış saatleri, işyerine en geç varış saati, hafta sonu ve resmi tatil çalışması.
• Kişi sayısı: güzergâh ve vardiya başına bugünkü yolcu sayısı ve beklediğiniz değişim aralığı.
• Araç tipi: yolcu sayısına uygun koltuk sayısı, klima gibi donanım ve kabul edeceğiniz en eski model yılı.
• Düzensiz seferler: fazla mesai, gece çıkışı ya da etkinlik seferleri.
• Başlangıç tarihi ve sözleşme süresi.

Teklif aşamasında çalışanların ad, telefon ve adres listesini firmalara göndermeyin; durak ve kişi sayısı fiyat vermeye yeter. Kişisel bilgiler sözleşmeden sonra ve hizmet için gerektiği kadar paylaşılır.

Belgeler üç soruyu cevaplar: firma bu işe yetkili mi, araçlar kayıtlı ve sigortalı mı, şoförlerin belgeleri tam mı? Araç ve şoför belgeleri size atanan her araç ve şoför için ayrı istenir. Firmanın vergi ve sicil kaydını tedarikçi doğrulama rehberindeki adımlarla kontrol edin.

Personel taşımacılığı yetki belgesi: S belgesi

Ticari amaçla yurt içi servis taşımacılığı yapan firmaya Karayolu Taşıma Yönetmeliği'ne göre S yetki belgesi verilir. Bu belge türü Mayıs 2025'te yayımlanan değişiklikle geldi; servis işi için düzenlenmiş geçerli D4 yetki belgeleri S belgesine çevrildi. Firmanın sunumunda ya da eski sözleşmenizde D4 yazıyorsa güncel belgeyi isteyin.

Yetki belgesinin eki olan taşıt belgesi firmanın çalıştırabileceği araçları listeler; her aracın ayrıca taşıt kartı vardır. Yönetmeliğe göre araç, taşıt kartında adı geçmeyen bir yer ya da firma için servis yapamaz; sözleşmeden sonra size çalışacak araçların kartlarında firmanızın adını görün. e-Devlet'teki Taşıt Yetki Belgesi Sorgulama hizmeti taşıt kartı ve yetki belgesi sorgusu sunar.

Kaynaklar: Karayolu Taşıma Yönetmeliği; e-Devlet, Taşıt Yetki Belgesi Sorgulama (erişim: 3 Ekim 2026).

Araç ruhsatı ve muayene

Ruhsat aracın kime ait olduğunu gösterir. Araç firmaya ait değilse noter ya da e-Devlet sözleşmesiyle veya kiralamayla, firmanın unvanı ve sorumluluğu altında sözleşmeli taşıt olarak kaydedilmiş olmalıdır. Karayolları Trafik Kanunu muayeneyi zorunlu tutar; yönetmelik de taşıt belgesine yalnız geçerli muayenesi olan aracın kaydına izin verir. Muayene geçerliliğini sözleşme süresiyle karşılaştırın.

Kaynaklar: Karayolu Taşıma Yönetmeliği; Karayolları Trafik Kanunu (erişim: 3 Ekim 2026).

Zorunlu sigortalar

Karayolu Taşıma Yönetmeliği yolcu taşımalarında iki sigortayı zorunlu sayar: Karayolları Trafik Kanunu'nda tanımlanan zorunlu mali sorumluluk (trafik) sigortası ve karayolu yolcu taşımacılığı zorunlu koltuk ferdi kaza sigortası. Bu iki sigortası olmayan araç sefere çıkarılamaz. Poliçeleri her araç için isteyin, bitiş tarihlerini takviminize yazın; zorunlu teminatların üstünde ek teminat isteyip istemeyeceğinize sigorta danışmanınızla karar verin.

Kaynaklar: Karayolu Taşıma Yönetmeliği; Karayolları Trafik Kanunu (erişim: 3 Ekim 2026).

Şoför belgeleri

Yönetmelik şoförden ilgili mesleki yeterlilik belgesini ve şoförlük mesleği bakımından bedenen ve psikoteknik açıdan sağlıklı olduğunu gösteren sağlık raporunu ister. Yurt içi yolcu taşımacılığının mesleki yeterlilik belgesi SRC2'dir; SRC1 sahibi de SRC2 almış sayılır.

Şoförün belirli suçlardan hürriyeti bağlayıcı ceza almamış olması da şarttır, ama bu bilgiyi siz toplamayın: ceza mahkûmiyeti verisi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre özel nitelikli kişisel veridir. Firmadan, şoförlerin yönetmelikteki şartları taşıdığına dair yazılı beyan isteyin.

Kaynaklar: Karayolu Taşıma Yönetmeliği; Karayolu Taşımacılık Faaliyetleri Mesleki Yeterlilik Eğitimi Yönetmeliği; Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (erişim: 3 Ekim 2026).

Belediye servis izni

Yönetmelik, S belgesi sahiplerinin büyükşehirlerde UKOME, öteki illerde il trafik komisyonu kararlarına uymasını ister; belediyeler de servis araçlarına izin belgesi, araç yaşı ya da durak kuralı koyabilir. Kurallar şehre göre değiştiği için firmadan o ilde gereken izinleri yazılı isteyin; emin olamadığınız noktayı belediyenin ulaşım biriminden doğrulayın.

Kaynak: Karayolu Taşıma Yönetmeliği (erişim: 3 Ekim 2026).

Fiyatın hangi birimle verileceğini siz belirleyin. Birimi firmalara bırakırsanız biri araç başı aylık, biri kişi başı, öteki km başı fiyat verir ve teklifleri ancak tahminle yan yana koyabilirsiniz.

Sade bir çözüm, düzenli seferleri araç başı aylık, ek seferleri sefer başı fiyatla istemektir. Bütün firmalara aynı birimi ve aynı bilgi listesini sorun; aşağıdaki e-posta bu listeyi taşır.

Talebi tek dosyada toplamak isterseniz teklif talep formu şablonuna güzergâhları kalem, belge tablosundakileri istenen belge olarak yazabilirsiniz; teklif talebinin genel yapısı RFQ nedir rehberinde.

Farklı birimle gelen teklifleri aynı ölçüye getirmek için bir referans ay tanımlayın: güzergâhlar, vardiyalar, iş günü, ortalama yolcu ve tahmini ek sefer. Her teklifi bu ay için KDV hariç toplama çevirin: araç başı fiyat araç sayısıyla, kişi başı fiyat ortalama yolcuyla, km başı fiyat mesafe ve sefer sayısıyla çarpılır; ek seferler her teklifin kendi sefer fiyatıyla eklenir. Toplamlar yakınsa farkı şunlar belirler:

• Yakıt: fiyatın ne kadarının yakıta bağlı olduğu ve güncellemenin iki yönlü işleyip işlemediği.
• Yedek araç: firmanın bölgenizde boş aracı var mı; yedek araç da yetki belgesine kayıtlı mı, taşıt kartında adınız var mı?
• Araçlar: model yılı, koltuk sayısı, özmal ya da sözleşmeli olması. Sözleşmeli araç başkasına aittir ama firmanın sorumluluğunda çalışır; oranı yüksekse bakım düzenini sorun.
• Dahil olmayan giderler: otoyol ve köprü geçişleri, bekleme, resmi tatil seferleri; referans aya ekleyin.
• Ödeme vadesi: farklı vadeli teklifleri teklif karşılaştırma rehberindeki vade hesaplayıcısıyla bugünkü değere çevirin.

Personel servisinde KDV tevkifatı

KDV Genel Uygulama Tebliği, personel, öğrenci ya da müşteri gibi kişilerin belirli bir güzergâhta taşınması için alınan servis taşımacılığı hizmetini kısmi tevkifat uygulanan hizmetler arasında sayar. KDV mükellefi bir firmaysanız faturadaki KDV'nin tebliğde belirlenen kısmını servis firmasına ödemez, kendiniz beyan edip vergi dairesine ödersiniz. Aracın özel plakalı olması ya da firmanın özmal veya sözleşmeli araç kullanması bu sonucu değiştirmez. Firma işi bütünüyle başka bir taşımacıya devrederse tevkifatı siz değil, o firma uygular.

Tevkifat toplam ödemenizi değiştirmez, KDV'nin bir kısmının kime ödeneceğini değiştirir; teklifleri KDV hariç tutarla karşılaştırın. Oran tebliğde yazılıdır ve değişebilir; ilk faturadan önce mali müşavirinizle teyit edin.

Kaynak: KDV Genel Uygulama Tebliği, Gelir İdaresi Başkanlığı (erişim: 3 Ekim 2026).

Teklif aşamasında yazdığınız her şey sözleşmeye ek olarak girer: güzergâhlar, vardiyalar, plakalı araç listesi ve fiyat tablosu. Ana metinde şu maddeleri arayın:

• Hizmet seviyesi: kalkış ve varışta kabul edilen sapma ve gecikmenin hangi kayda göre ölçüleceği.
• Gecikme ve sefer iptali: tekrarlayan aksamada indirim ya da cezai şart ve hangi durumda sözleşmeyi feshedebileceğiniz.
• Yedek araç: arızada ya da kazada ne kadar sürede geleceği; aynı nitelikte ve yetki belgesine kayıtlı olması.
• Araç ve şoför değişikliği: önceden bildirim ve yeni araç ya da şoförün belgelerinin işe başlamadan verilmesi.
• Sigorta ve kaza: poliçelerin sözleşme boyunca geçerli tutulması ve yenilenenlerin kopyası; kaza olduğunda size hemen, yazılı bilgi verilmesi.
• Alt yüklenici: işin başka bir taşımacıya yaptırılması yazılı onayınıza bağlı olsun; araç kimin olursa olsun sorumluluk sözleşme yaptığınız firmada kalsın.
• Fiyat güncelleme: yakıt maddesi ve yakıt dışı kalemlerin hangi dönemde, hangi endekse göre güncelleneceği.
• Çalışan verileri: firma bu verileri sizin adınıza işler ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre veri güvenliğinden onunla birlikte sorumlusunuz. Listenin yalnız bu hizmette kullanılacağını ve sözleşme bitince silineceğini yazın.
• Fatura: tevkifatlı faturalama; ek seferlerin tarih ve güzergâhla ayrı satırda gösterilmesi.

Cezai şart, fesih ve sorumluluk gibi ortak maddeler her tedarik sözleşmesinde gerekir; buradakiler personel servisine özgüdür.

Yakıt fiyat farkı maddesi

Yakıt fiyatı sözleşme süresince değişebilir. Maddeyi iki tarafın da aynı sonucu bulacağı biçimde yazın:

• Baz fiyat ve kaynak: teklif tarihindeki yakıt fiyatı ve nereden okunacağı. Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK) il bazında akaryakıt bayi fiyatlarını yayımlar; maddeye ili ve yakıt türünü yazın.
• Yakıt payı: fiyatın yakıta bağlı kısmı. Firma teklifinde gösterir, siz kabul edersiniz; fiyatın tamamı yakıta bağlanmaz.
• Eşik ve dönem: küçük dalgalanmada fiyat değişmez; değişim belirlediğiniz eşiği aşınca, belirlediğiniz dönemde güncellenir.
• İki yön: yakıt ucuzladığında fiyat da aynı formülle düşer.

Formül: yeni fiyat = sözleşme fiyatı × [1 + yakıt payı × (güncel yakıt fiyatı − baz yakıt fiyatı) / baz yakıt fiyatı].

Örnek hesap (gerçek fiyat ya da maliyet payı değildir): Yakıt payı 0,40 ve baz yakıt fiyatı 100 birim olsun. Güncel fiyat 110 birime çıkarsa yakıt %10 pahalanmıştır ve servis fiyatı 0,40 × %10 = %4 artar. Yakıt 95 birime inerse servis fiyatı %2 düşer.

Şoför ücreti, bakım ve sigorta gibi yakıt dışı kalemler için ayrı ve daha seyrek bir güncelleme yazın; dayanağı iki tarafın da erişebildiği bir endeks olsun. Yakıt bu güncellemede ikinci kez sayılmasın.

Kaynak: Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu, Akaryakıt Fiyatları (erişim: 3 Ekim 2026).

Serviste kaza olursa

Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, sigortalının işverenin sağladığı bir taşıtla işe gidip gelirken uğradığı kazayı iş kazası sayar. Kazayı kolluğa ve Sosyal Güvenlik Kurumu'na bildirmek işverenin yükümlülüğüdür ve süreleri kanunda yazılıdır; firmanın kazayı size hemen bildirmesi bu yüzden sözleşmede yazılı olmalıdır.

Kaynak: Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (erişim: 3 Ekim 2026).

Sözleşmedeki hizmet seviyesi ancak ölçülürse işe yarar. Ölçümü ilk aydan kurun ve her ay aynı yöntemle yapın:

• Zamanında kalkış ve varış: araç takip kaydı ya da vardiya sorumlusunun çizelgesi; sözleşmede hangisi yazıyorsa o.
• Aksayan ve iptal edilen seferler: tarih, güzergâh, neden ve yedek aracın kaç dakikada geldiği.
• Araç durumu: temizlik, klima, emniyet kemerleri ve habersiz araç değişiklikleri; ara sıra yerinde kontrol.
• Şoför davranışı: çalışanların bildirdiği güvenli sürüş ve nezaket sorunları.
• Belge güncelliği: poliçe, muayene ve taşıt kartı yenilemeleri. Süresi dolan belge de aksama olarak kayda geçer.

Çalışanların bildirimlerini tek kanaldan, sizin üzerinizden toplayın; şoföre ya da firmaya dağınık iletilen şikâyet kayda geçmez. Ay sonunda kayıtları firmayla gözden geçirin, dönem sonunda tedarikçi değerlendirme formunda puanlayın. Puan düşükse sözleşme yenilenmeden yeniden teklif almanın gerekçesi elinizdedir.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Acsisco'da personel servisi için bir ürün ve hizmet teklif talebi açarsınız. Güzergâhları, vardiyaları, araç ve belge koşullarını talebin teknik detay ve şartlarına yazarsınız; Acsisco talebi kontrol ettikten sonra yayına alır. Deneme süresinde talepler peşin ödeme koşuluyla açılır; vadeli ödeme üyelik koşullarına bağlıdır. Servis firmalarını e-posta ya da talep bağlantısıyla davet edersiniz; hesabı olmayan firma bağlantıdan kayıt olup teklif verebilir. Teklifler karşılaştırma ekranında fiyat ve teklif geçerliliğiyle, talepte belge istediyseniz belge eksiksizliğiyle yan yana görünür; seçimi de deneme süresinde yaparsınız. Tutarlar KDV hariçtir. Araç yaşı ya da yedek araç gibi teknik uygunluk ekranda yer almaz; onu belgelerden siz değerlendirirsiniz. Ayrıntılar teklif toplama sayfasında.