Yemek hizmeti alırken: model, belgeler, şartname ve sözleşme

Yemek hizmetinde birbirinden bağımsız iki karar verirsiniz. Malzemeyi kim alacak: malzemeli hizmette gıdayı firma alır ve bedelini öğün fiyatına katar; malzemesizde gıdayı siz alırsınız, firma aşçı ve servis personeli sağlar. Yemek nerede pişecek: yerinde pişirmede sizin mutfağınızda, taşımalı hizmette firmanın mutfağında pişip servis saatinde getirilir.

Seçimi üç soru belirler: kullanılabilir bir mutfağınız var mı, günlük kişi sayısı ne kadar dalgalanıyor, yemek kaç vardiyaya çıkacak? Az kişili bir ofiste yerinde pişirmenin sabit giderleri öğün başına ağır gelir; gece vardiyası olan bir fabrikada taşımalı yemeğin her vardiyaya sıcak yetişmesi ayrı plan ister. Yerinde pişirmenin maliyetine kendi enerji, su ve bakım giderlerinizi de öğün başına ekleyin.

Belgeleri teklif aşamasında tek bir yazılı listeyle isteyin. Catering firması seçerken vergi kaydı, sicil ve imza yetkisi kontrolleri için tedarikçi doğrulama rehberine bakın; aşağıdakiler yemek hizmetine özgüdür.

Gıda işletmesi kayıt belgesi ve karekod

Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu, kayda tabi gıda işletmelerine Tarım ve Orman Bakanlığına kayıt yaptırma zorunluluğu getirir; usulü Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik belirler. İşletme kayıt belgesi, üzerindeki ticaret unvanı, işletme adresi ve faaliyet konusu için geçerlidir; bunlardan biri değişirse belge geçerliliğini kaybeder. Üç şeye bakın: unvan teklif veren firmanın mı, adres yemeğin pişeceği mutfağın mı, faaliyet konusu bu işi kapsıyor mu?

Bakanlığın Güvenilir Gıda uygulamasıyla okutulan gıda işletmesi karekodu da kayıt ya da onay numarasını, unvanı, adresi ve son denetim tarihini gösterir; mutfağın karekodunu isteyip belgeyle karşılaştırın. Yerinde pişirmede yemek sizin binanızdaki mutfakta hazırlanır; o mutfağın kaydının hangi unvan ve adresle yapılacağını firmayla yazılı netleştirin.

Çalışanların hijyen eğitimi ve sağlık durumu

Hijyen Eğitimi Yönetmeliği hazır yemek hizmetini ve iş yeri yemekhanelerini kapsar; bu iş yerlerinde hijyen eğitimi belgesi olmayan kişi çalıştırılamaz. Aynı yönetmeliğe göre gıda yoluyla bulaşabilecek bir hastalığı olan kişi, iyileştiğini raporla belgeleyene kadar çalışamaz; Gıda Hijyeni Yönetmeliği de belirtisi olanı gıdadan uzak tutar.

Firmadan işinizde çalışacak kişilerin listesini ve hijyen eğitimi belgelerini isteyin; yeni gelenin belgesi işe başlamadan ulaşsın. Sağlık bilgisi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda özel nitelikli kişisel veridir: rapor kopyası toplamayın, görmeyi de istemeyin. Hastalığı ya da belirtisi olan çalışanı gıdadan uzak tutacağını firma sözleşmede üstlensin.

Sigortalar

Hangi poliçeyi şart koşacağınıza siz karar verirsiniz; üç alanı değerlendirin: firmanın kendi çalışanlarına karşı sorumluluğu, işyerinizde üçüncü kişilere verilebilecek zararlar ve yemekten kaynaklanan zehirlenme gibi ürün kaynaklı zararlar. Poliçenin kendisini isteyin; adresinizin ve bu hizmetin kapsamda olduğunu, bitiş tarihini kontrol edin.

Gıda güvenliği sistemi ve isteğe bağlı sertifikalar

Sertifikayı yasal yükümlülükle karıştırmayın. Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu, gıda işletmecisine tehlike analizi ve kritik kontrol noktaları (HACCP) ilkelerine dayanan bir gıda güvenilirliği sistemi kurma yükümlülüğü verir; Gıda ve Yemin Resmi Kontrollerine Dair Yönetmelik de bu sistemin ve haşere mücadelesinin kayıtlarının güncel tutulmasını ister. Bu kayıtlardan örnek isteyin: soğuk oda sıcaklık çizelgesi, temizlik planı, haşere mücadele raporu.

Firma ayrıca gıda güvenliği yönetim sistemi sertifikası ya da TSE hizmet yeterlilik belgesi gibi isteğe bağlı belgeler sunabilir. Şart koşmak teklif verecek firmaları azaltabilir; artı puan saymak da bir yoldur. Belgenin adresini, kapsamını ve geçerliliğini düzenleyen kuruluştan kontrol edin; TSE'nin çevrim içi sorgulama ekranı vardır.

Taşımalı hizmette araç ve kaplar

Gıda Hijyeni Yönetmeliği, gıda taşınan araç ve kapların temiz ve bakımlı tutulmasını, araç başka yük de taşıyorsa yüklemeler arasında temizlenmesini, gerektiğinde gıdayı uygun sıcaklıkta tutup bu sıcaklığın izlenebilmesini ister. Firmaya sorun: yemek hangi kaplarla geliyor, mutfaktan çıkışla servis arasında ne kadar zaman geçiyor, sıcaklık teslimde ölçülüp yazılıyor mu?

Yemek tekliflerini ancak şartname kadar karşılaştırabilirsiniz: "günlük öğle yemeği, dört çeşit" diye istenen teklifte bir firma etli, öteki etsiz ana yemeği fiyatlar. Genel yapıyı teknik şartname rehberinde anlattık; yemek hizmetinde şu başlıklar eksiksiz olmalı:

• Öğünler ve kişi sayısı: kahvaltı, öğle, akşam ya da gece; her öğünde beklenen kişi aralığı ve servis saatleri.
• Öğün yapısı: çorba, ana yemek, yardımcı yemek, salata ya da tatlı; ekmek ve suyun dahil olup olmadığı; haftada kaç gün etli ana yemek çıkacağı.
• Menü döngüsü: menünün kaç haftalık döngüyle, ne kadar önceden onayınıza sunulacağı ve değişikliğin nasıl bildirileceği.
• Gramaj: her yemekte porsiyonun pişmiş ağırlığı ve ana bileşenin çiğ ağırlığı.
• Malzeme: yağ türü, et ve tavuğun niteliği, kabul edilen marka ya da üretici listesi, dondurulmuş ürün kullanımı.
• Özel menü: vejetaryen çalışanlar ve belli bir gıdaya alerjisi olanlar için alternatif yemek.
• Denetim: habersiz mutfak ziyareti, porsiyon tartımı, laboratuvar analizi isteme ve analiz bedelinin kime ait olduğu.
• Servis ve temizlik: servis personelinin, bulaşığın ve yemekhane temizliğinin kimde olduğu.

Gramajı ölçülebilir yazın

"Etli nohut" yazmak yetmez; etin çiğ gramajı yazılmazsa tabakta denetlenemez. Gramaj tablosunu menüyle aynı dosyada, yemek başına bir satırla kurun:

Numune saklama ve alerjen bilgisi

Gıda ve Yemin Resmi Kontrollerine Dair Yönetmelik, yönetmelikte sayılan kurum ve işyerlerine ve yemek fabrikalarına, ürettikleri yemek partisinin her çeşidinden bir örneği belirli bir süre uygun koşullarda saklama yükümlülüğü getirir; süreyi güncel metinden okuyun. Şartnameye numuneyi kimin alıp nerede saklayacağını ve bir şikâyette size nasıl teslim edileceğini yazın.

Türk Gıda Kodeksi Gıda Etiketleme ve Tüketicileri Bilgilendirme Yönetmeliği ise toplu tüketim yerlerinde ambalajsız sunulan yemeklerin adının ve alerjiye ya da intoleransa neden olabilecek bileşenlerinin menü ya da yazı tahtası gibi araçlarla gösterilmesini ister. Bu bilgiyi yemekhanenizde her gün kimin hazırlayıp asacağını da şartnameye ekleyin.

Her öğün türü için ayrı, KDV hariç öğün başı fiyat isteyin ve fiyata nelerin dahil olduğunu yazdırın: ekmek ve su, servis personeli, bulaşık, tek kullanımlık malzeme, taşıma gideri. Dahil olmayan kalem sonradan ayrı fatura olarak döner. Hepsini teklif karşılaştırma tablosunda yan yana koyun; ödeme vadesi farklı teklifleri aynı temele getirmeyi teklif karşılaştırma rehberinde anlattık.

Kişi sayısı değişince ne olur

Firma kadroyu ve malzemeyi beklenen sayıya göre planlar; teklifte dört kuralı netleştirin: günlük sayının ne zamana kadar bildirileceği, firmanın istediği asgari öğün garantisi, bildirilen sayının ne kadar aşılabileceği ve faturanın neye göre kesileceği (kart okutma, turnike kaydı ya da imzalı sayım listesi). Faturayı bildirilen sayıya değil sayılan öğüne bağlamak tartışmayı baştan keser.

Örnek hesap: Asgari garanti günde 100 öğünse ve o gün 85 öğün sayıldıysa fatura 100 öğün üzerinden kesilir; 120 öğün sayıldıysa 120 öğün üzerinden.

Fiyat güncelleme maddesi nasıl yazılır

Uzun süreli sözleşmede fiyatın nasıl güncelleneceği baştan yazılır. Sağlam bir madde öğün fiyatını maliyet paylarına böler ve her payı resmi bir göstergeye bağlar: gıda payı için TÜİK'in aylık açıkladığı Tüketici Fiyat Endeksi'nin "Gıda ve alkolsüz içecekler" ana harcama grubu, işçilik payı için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının yayımladığı asgari ücret. Genel gider ve kârdan oluşan kalan pay sabit kalır.

Formül: yeni fiyat = başlangıç fiyatı × (a × G / G0 + b × A / A0 + c). G ve A güncel, G0 ve A0 sözleşme başındaki değerlerdir; a, b ve c payların ağırlığıdır ve toplamları 1'dir. Hesabı her seferinde başlangıç değerlerinden yapın; güncellenmiş fiyatı yeniden çarparsanız sabit pay da her dönem büyür.

• Hangi ayın endeks değerinin kullanılacağını (G ile G0 aynı baz yıllı seriden) ve güncellemenin belirli aylarda mı, endeks bir eşiği geçince mi yapılacağını yazın.
• Madde iki yönlü işlesin: endeks düşerse fiyat da aynı formülle düşer.
• Ağırlıklar teklife dayansın: firma öğün maliyetinin gıda, işçilik ve diğer paylarını teklifinde göstersin.

KDV ve tevkifat

Yemek hizmetinin KDV oranı, KDV oranlarının tespitine ilişkin kararın listelerindedir; kararın güncel hâlini Gelir İdaresi Başkanlığı yayımlar. Oranı ilk faturadan önce mali müşavirinizle teyit edin.

KDV Genel Uygulama Tebliği yemek servis ve organizasyon hizmetlerini kısmi tevkifat uygulanan hizmetler arasında sayar; ama bu hizmette tevkifatı yalnız tebliğin "belirlenmiş alıcılar" dediği kuruluşlar uygular: kamu idareleri, bankalar, sigorta şirketleri, payları Borsa İstanbul'da işlem gören şirketler ve listedeki ötekiler. Firmanız listede değilse yemek servis hizmetinde tevkifat uygulamazsınız. Bu yönüyle yemek, personel servisinden ayrılır: servis taşımacılığında tevkifatı KDV mükellefi alıcılar da uygular.

Listedeyseniz: yemeğin sizin mutfağınızda pişirilmesi ya da hazır getirilmesi tevkifatı engellemez; malzemeli hizmette gıdanın bedeli hizmet bedelinden düşülmez, tevkifat toplam bedelin KDV'sine uygulanır.

Malzemesiz modelde listede olmasanız da dikkat edin: aşçı ve servis personeli sizin yönetiminizde çalışıyorsa hizmet işgücü temini sayılabilir; işgücü temininde tevkifatı KDV mükellefi alıcılar da uygular. Tebliğ sözleşmeye ve şartnameye bakar; ikisini imzadan önce mali müşavirinize gösterin.

Taraflar, süre, ödeme ve fesih gibi genel maddeler her tedarik sözleşmesinde bulunur. Şartname sözleşmenin eki olur; kişi sayısı, gramaj ve denetim kuralları böylece bağlayıcı hâle gelir. Fiyat güncelleme maddesinin yanına şunları da yazın:

• Aksaklık ve kesinti: geç servis, eksik gramaj, menü dışı yemek ya da yemekte yabancı madde çıkması hâlinde tutanağın nasıl tutulacağı ve uygulanacak kesinti.
• Gıda kaynaklı rahatsızlık şüphesi: numunenin korunması, tarafların birbirine nasıl haber vereceği, sigortanın devreye girmesi.
• Yerinde pişirmede mutfak: ekipmanın teslim ve iade tutanağı, bakımın ve arızanın kimde olduğu, enerji ve su giderinin paylaşımı.
• Bitiş ve devir: sözleşme bittiğinde ya da firma değiştiğinde yemeğin kesintisiz sürmesi için geçiş dönemi.

Yerinde pişirmede iş hukuku

Firmanın çalışanları yalnız sizin işyerinizde ve işinize yardımcı bir iş için çalışıyorsa bu ilişki, İş Kanunu ve Alt İşverenlik Yönetmeliği'ndeki asıl işveren ile alt işveren ilişkisine girebilir. Kanun bu durumda sizi, o çalışanlara karşı kanundan ve iş sözleşmesinden doğan yükümlülüklerde firmayla birlikte sorumlu tutar; ücretlerin ödenip ödenmediğini kontrol etme ve ödenmeyen ücreti hak edişten kesip çalışana yatırma yükümlülüğü de verir. Ücret ve prim ödemelerinin size belgelenmesini sözleşmeye yazın, durumunuzu bir iş hukukçusuyla değerlendirin.

Her ay aynı ölçütlerle kısa bir değerlendirme yapın:

Dönem sonunda bu kayıtları tedarikçi değerlendirme formuna aktarın; ağırlıklı puan orada hesaplanır ve dönem toplantısının gündemi olur.

Anketi kısa tutun: lezzet, sıcaklık, çeşit, porsiyon ve temizlik için beşli ölçek yeter. Sonucu tek başına karar ölçütü yapmayın; lezzet kişiye göre değişir, gramaj ve hijyen ölçülür. Dönüşümlü birkaç çalışandan kurulan bir tadım grubu, dağınık şikâyetleri tartılabilir bulgulara çevirir.

Kurumsal doğrulamanız tamamlandığında 30 günlük deneme başlar ve bu sürede 3 teklif talebi açabilirsiniz.

Yemek hizmeti Acsisco'da ürün ve hizmet teklif talebi olarak açılır: hizmetin tanımını, şartlarınızı, teklif süresini ve kurallarını yazarsınız; talep Acsisco'nun kontrolünden sonra yayına alınır. Deneme süresinde talepler peşin ödeme koşuluyla açılır; vadeli ödeme üyelik koşullarına bağlıdır. Menü ve gramaj tablonuzu PDF'e çevirip talebe şartname dosyası olarak eklersiniz. Yemek firmalarını e-posta ya da talep bağlantısıyla davet edersiniz; yalnız davetlilerin gördüğü talep en az bir davet ister. Karşılaştırma ekranı fiyatı ve teklif geçerliliğini, talepte belge istediyseniz belge eksiksizliğini yan yana gösterir; tutarlar KDV hariçtir. Teknik uygunluğu, yani menüye ve gramaja uyumu, tadımla ve tartımla siz değerlendirirsiniz.