ACSISCO Satın Alma Ofisi Kişisel Verilerin İşlenmesi Aydınlatması
Belge sürümü: TR-2026-09-09-35-R2
1. Veri sorumlusu, kapsam ve bilgilendirmenin niteliği
1.1. Veri sorumlusu UK ELEKTRİK MALZEMELERİ SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (Acsisco)'dur. Adres: Bahçelievler Mahallesi 5083 Sokak No:11/A Altıeylül/Balıkesir. E-posta: info@acsisco.com; KEP: uk.acsisco@hs09.kep.tr. Acsisco markası ayrı bir tüzel kişi değildir.
1.2. Bu metin, Office başvurusu ve danışmanlık hizmetiyle bağlantılı müşteri, firma temsilcisi, çalışan, tedarikçi irtibatı ve teslim alacak gerçek kişilere ilişkin verileri konu alır. Kurumsal verinin bir gerçek kişiyle ilişkilendirilebilen kısmı da kişisel veridir. Genel platform işlemleri, Office çerezleri ve ayrı isteğe bağlı amaçlar kendi faaliyet aydınlatmalarıyla birlikte değerlendirilir; bu metin onların yerine sınırsız izin vermez.
1.3. Bu bir sözleşme veya açık rıza metni değildir. Kayıt, katılım, metni açma, okuma ya da “bilgi edindim” geri bildirimi; veri işlemeye rıza, hizmet sözleşmesi imzası veya ticari ileti onayı sayılmaz. Bilgi edinme geri bildirimi vermemek tek başına Office başvurusunu engellemez. Aydınlatmanın yerine getirilmesi ve ispatı veri sorumlusunun sorumluluğundadır.
2. Başvuru ve hizmet sürecindeki veriler
2.1. Başvuruda ad-soyad, kullanıcı adı, iletişim bilgileri, firma adı ve hesap/doğrulama bilgileri; mevcut hesapla katılımda ilgili mevcut profil ve firma bilgileri ile varsa ilettiğiniz başvuru notu kullanılır. Ortak hesap verisinin kullanılması ikinci bir kimlik veya ikinci bir kayıt sözleşmesi oluşturmaz. Şirketi temsil yetkisi, ilgili kişinin bütün kişisel veri işlemlerine rızası değildir.
2.2. Danışmanlık talebinizin alınması, kapsam ve bedelin kararlaştırılması, sözleşmenin hazırlanıp imzalanması, imzalı nüshaların incelenmesi ve hizmet durumunun yönetilmesi sırasında ihtiyaç, teklif, taraf ve temsil bilgileri ile sözleşme sürümü, imzalı belge, inceleme ve durum kayıtları işlenir. Bu veriler başvurunun yanıtlanması, kararlaştırılan hizmetin yürütülmesi ve tarafların haklarının korunması için kullanılır. Hizmetin imza ve başlangıç koşulları ayrı danışmanlık sözleşmesinde yer alır.
2.3. Hizmetin yürütülmesinde talep konusu, miktar, teknik özellik, talep ekleri, teklif ve karşılaştırma bilgileri, müşteri kararları, sipariş, teslimat ve varsa numune kayıtlarının kişisel veri içeren kısmı işlenir. Adres ve gerektiğinde konum bilgisi teslimat veya ilgili adres işleviyle sınırlıdır; sürekli kişi konumu takibi için izin değildir. Danışmanın hazırlık ve takip işlemleri, müşteriye ait bağlayıcı kararın yerine geçmez.
3. Belgeler, mali kayıtlar ve üçüncü kişiler
3.1. Doğrulama ve hizmet için sunulan belgelerdeki kimlik, temsil, imza ve iletişim bilgileri yalnız ilgili işlem için gerekli kapsamda ele alınır. Gereksiz kimlik numarası, özel nitelikli veri veya hizmet dışı üçüncü kişi bilgisi yüklemeyin; gerekmeyen kısımları karartın. İmza görüntüsü kendiliğinden biyometrik veri değildir; özel nitelikli veri ortaya çıkarsa somut KVKK m.6 şartı ve gerekli tedbirler ayrıca değerlendirilmelidir. Bu metin böyle veriler için genel rıza veya otomatik tarama/silme garantisi değildir.
3.2. Danışmanlık hizmetinin fatura, banka havalesi ve ödeme referansı bilgileri ile ilettiğiniz ödeme belgesinin gerekli kısmı muhasebe, tahsilat takibi ve hakların korunması için işlenebilir. Bir ödeme belgesi iletmeniz, bankadaki ödemenin doğrulandığı veya hizmetin başladığı anlamına gelmez. Ödeme ve hizmete başlama koşulları ayrı danışmanlık sözleşmenize tabidir.
3.3. Tedarikçi temsilcisi, iş irtibatı veya teslim alacak kişiye ait bilgiler doğrudan kişiden ya da bunları hukuken paylaşabilen müşteri/ACSISCO görevlisinden alınabilir. İlgili kişiye, verinin kaynağı, amacı, alıcıları ve hakları hakkında uygulanabilir sürede; iletişim için kullanılacaksa ilk iletişimde, aktarılacaksa en geç ilk aktarımda bilgi verilmelidir. Müşterinin beyanı ACSISCO'nun aydınlatma yükümlülüğünü kaldırmaz. Kişisel iletişim hattının sahibinin iradesi ve şirketin paylaşım yetkisi ayrı değerlendirilir; veri pazarlama listesine kendiliğinden eklenmez.
4. İletişim, güvenlik ve işlem kanıtları
4.1. Uygulama içi yazışma, bildirim, işlemsel e-posta/SMS ve hizmet için iletilen telefon görüşmesi notları; talebi yanıtlamak, hizmeti koordine etmek ve ilgili işlemi açıklamak için ele alınır. Telefon görüşmelerinin ses kaydı veya bütün dış iletişimin kelimesi kelimesine kaydı bu metinle vaat edilmez. Hizmet mesajı ile pazarlama mesajı farklıdır; bir hizmet kanalını kullanmak bütün ticari mesajlara onay değildir.
4.2. Resmî Office WhatsApp kanalı etkinleştirilip sunulduğu ölçüde, o hat üzerinden gelen/giden hizmet mesajları, gönderen/alıcı numarası, mesaj ve konuşma bağlantıları, zaman ve teslim/okunma/hata olayları Office çalışma alanında işlenebilir. Eşleştirilemeyen olayın yetkili operasyon kuyruğunda tutulması da veri işlemedir. Bu kapsam kişisel WhatsApp hesaplarını veya hizmet dışı yazışmaları kapsamaz. Desteklenmeyen medya için olay/tür kaydı bulunması, dosyanın tamamının Office'e alındığı anlamına gelmez. Bağlantı düğmesi, etkin API bağlantısı, mesaj teslimi ve hukuki aktarım şartı ayrı konulardır.
4.3. Kimlik doğrulama, OTP ve kötüye kullanım denetimlerinde hesap/oturum, IP, kullanıcı aracısı ve ilgili güvenlik olayları; işlem denetiminde gerçek aktör, hesap, işlem, zaman ve yetki bağlamı kaydedilir. Office kadrosu kendi kimliğiyle çalışır; bağlam çerezi müşteri kimliğine bürünme yetkisi vermez. Aydınlatmanın gösterimi, açılması ve bilgi edinme geri bildirimi ile ayrı rıza/kabul/geri çekme olayları birbirine karıştırılmaz. İstemci tarafından bildirilen zaman, sunucuda kaydın oluştuğu zamanla aynı kanıt değildir.
5. Amaçlara göre hukuki sebepler
5.1. Sözleşmeye taraf gerçek kişi bakımından başvurunun alınması, koşulların belirlenmesi ve kararlaştırılmış hizmetin ifası için doğrudan gerekli veriler KVKK m.5/2-c kapsamında değerlendirilir. Tüzel kişinin temsilci/çalışanı sırf firma sözleşmesine katıldığı için aynı hükmün tarafı sayılmaz; gerekli iş irtibatı ve temsil verileri için m.5/2-f kapsamında somut gereklilik ve temel hakları koruyan menfaat dengesi kurulmalıdır. Hizmette bulunması düşünülen her işlem bu sebeplere topluca bağlanamaz.
5.2. Faturalandırma ve yetkili makamların hukuka uygun talepleri, uygulanabilir yükümlülük ölçüsünde m.5/2-ç; somut uyuşmazlık ve delil koruma m.5/2-e kapsamında ele alınır. Hesap güvenliği, kötüye kullanım önleme ve gerekli işlem denetimi için m.5/2-f uygulanıyorsa gereklilik, ölçülülük ve ilgili kişinin hakları gözetilir. Her veri ve saklama amacı ilgili sebebe bağlanır; güvenlik etiketi sınırsız izleme yetkisi değildir.
5.3. Rıza gerektiren analitik, pazarlama, ticari ileti veya başka isteğe bağlı işlem; somut veri, amaç, alıcı ve kapsam açıklanıp özgür ve olumlu seçim alınmadan başlatılmaz. Çerez kategorisi, ileti kanalı ve diğer bağımsız amaçlar birbirinin rızası değildir. Rıza geri çekilebilir; ret ya da geri çekme bağımsız temel hizmeti sırf bu nedenle engellemez. Aynı isteğe bağlı faaliyeti sürdürmek için geri çekme sonrasında fırsatçı biçimde başka hukuki sebebe geçilemez.
6. Toplama yöntemleri ve alıcılar
6.1. Veriler formlar, hesap ve hizmet ekranları, belge yüklemeleri, doğrulama, uygulama mesajları, sunulan resmî iletişim kanalları ve teknik kayıtlar üzerinden tamamen veya kısmen otomatik olarak; hizmete ilişkin yazılı evrak ve görüşme notlarının kayıt sistemine alınması yoluyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilir. Çerezler ile tarayıcı depolaması Office Çerez Politikası'nda ayrıca açıklanır. Bu yöntemlerin sayılması, kullanılmayan kanalın açık olduğunu veya her kanalın aynı veriyi topladığını göstermez.
6.2. Talep ve teslim için gereken bilgiler ilgili tedarikçi/işlem tarafına; hizmetin yürütülmesi için yetkili ACSISCO kadrosuna; muhasebe veya hakların korunması için görev kapsamındaki mali/hukuki danışmanlara; kanuni yetkisi sınırında kamu makamlarına aktarılabilir. Gereksiz müşteri kimliği, ticari strateji ve başka tedarikçilerin teklifleri paylaşılmaz. Kadronun erişimi görev ve hesap kapsamına bağlıdır; bütün personele veya bütün platform kullanıcılarına genel erişim verilmez. Kişisel veriler satılmaz veya veri simsarlarına ticari amaçla devredilmez.
6.3. Barındırma, kimlik doğrulama/veritabanı, dosya saklama, e-posta/SMS, güvenlik ve fiilen kullanılan iletişim/harita/ölçüm hizmetleri ilgili verileri hizmetin amacıyla sınırlı işleyebilir. Gerçek sağlayıcı, rol, gönderilen alanlar ve alt alıcılar faaliyet envanterinde belirlenmelidir; her sağlayıcının yalnız talimatla çalışan veri işleyen olduğu varsayılmaz. Aynı alan adından çalışan ölçüm de veri işleyebilir. Bir sağlayıcı adı veya kodda bulunan bağlantı, etkin kullanım veya belirli ülke/koruma mekanizması kanıtı değildir.
7. Yurt dışı aktarım ve saklama
7.1. Yurt dışına aktarımda yurt içi işleme şartına ek olarak KVKK m.9'un uygulanabilir şartı gerekir. Sözleşmenin ifası, genel hizmet sağlayıcı sözleşmesi veya bir kutucuğun işaretlenmesi bu şartı kendiliğinden sağlamaz. Gerçek aktarım, alıcı ve amaç için yeterlilik veya uygun güvence yolu; bunlar yoksa yalnız kanuni sınırlar içinde arızi aktarım imkânı ayrı değerlendirilir. Düzenli/sürekli altyapı ve ölçüm aktarımı, arızi aktarım rızasıyla topluca meşrulaştırılamaz.
7.2. Hesap, sözleşme, doğrulama, talep/teklif/sipariş, mali kayıt, yazışma, WhatsApp olayları, işlem kanıtı ve teknik kayıtlar kendi amaçlarına ve uygulanabilir yükümlülüklere göre saklanır. Kanuni mali ve ticari belge süreleri ile bunları başlatan olaylar genel KVKK Aydınlatma Metninin 6.1. maddesinde ayrılmıştır; bu kurallar kapsamlarına giren Office belgelerine de uygulanır. Genel zamanaşımı bütün verilere otomatik on yıllık saklama süresi vermez; çerez ömrü sunucu saklama süresi değildir. Gerekli delil ve kazanılmış hak kayıtları korunurken gereksiz kişisel veri süresiz tutulamaz. İmha işlemlerinin hukuken gerektiği zamanda yapılması kişinin ayrıca başvurmasına bağlı değildir.
7.3. Amaç veya hukuki saklama gereği sona eren veriler için silme, yok etme ya da anonimleştirme ve alıcılara bildirim yükümlülükleri uygulanır. Hesabı kapatmak, yerel kaydı temizlemek ve hizmeti sona erdirmek aynı işlem değildir. Gerekli eski imzalı nüshalar, kabul/geri çekme kanıtı ve hak kayıtları yeni metinle geriye dönük değiştirilmez; bunların saklanması yeni pazarlama veya hizmet dışı kullanım yetkisi yaratmaz.
8. Haklar, güvenlik ve sürümler
8.1. KVKK m.11 kapsamındaki tüm haklarınız saklıdır; bunlara işleme hakkında bilgi ve alıcıları öğrenme, düzeltme, şartları varsa silme/yok etme ve alıcılara bildirim isteme, yalnız otomatik analizle aleyhinize doğan sonuca itiraz ve hukuka aykırı işlemeden doğan zararın giderilmesini isteme dahildir. Bu özet sınırlayıcı değildir. İnsan tarafından hazırlanan teklif karşılaştırması başka otomatik analizlerin bulunmadığını kanıtlamaz; nihai bağlayıcı müşteri kararı ayrı kalır.
8.2. Başvurular, belirtilen veri sorumlusu kanallarına yazılı olarak veya Tebliğdeki KEP, güvenli elektronik/mobil imza, önceden bildirilip sistemde kayıtlı e-posta ya da bu amaca ayrılmış yazılım yöntemiyle iletilebilir. Gerekli kimlik/başvuru bilgisi yalnız başvurunun güvenli sonuçlandırılması için istenir; Office kaydına yeni zorunlu KEP alanı eklenmez. Talep en geç otuz günde gerekçeli yazılı/elektronik yanıtlanır; esas olan ücretsiz sonuçlandırma, istisna Kurul tarifesindeki maliyettir. Ret, yetersiz cevap veya cevapsızlıkta cevabı öğrenmeden itibaren otuz ve her hâlde başvurudan itibaren altmış günlük Kurul şikâyet süreleri gözetilir.
8.3. Veri sorumlusu hukuka aykırı işleme/erişimi önlemek ve muhafazayı sağlamak için gerekli idari ve teknik tedbirlerden sorumludur; bu metin kusursuz güvenlik, tüm işlemlerde değiştirilemez kayıt veya tek tıkla tüm veri silme garantisi değildir. Yeni amaç ve kapsam işlemden önce açıklanır; gerekiyorsa ayrı yeni rıza alınır. Türkçe ve İngilizce metinler aynı kapsamı açıklar; önceki sürümlere ilişkin kayıtlar korunur. Office hizmet sözleşmesi, mevcut kazanılmış haklar ve hizmet sonu ödeme süresi bu aydınlatmayla değiştirilmez.